Als vereniging of stichting krijgt u een aparte versie van e-Boekhouden.nl, speciaal aangepast op hetgeen u nodig heeft. De ledenadministratie in e-Boekhouden.nl is zo ontwikkeld dat u in zo min mogelijk tijd zoveel mogelijk kunt doen.

 

U heeft op dit moment ongetwijfeld een vorm van ledenadministratie. Als extra service zetten wij uw huidige ledenadministratie gratis om naar e-Boekhouden.nl. Zo hoeft u niet alle gegevens over te typen om met e-Boekhouden.nl aan de slag te gaan. Zodra u een abonnement heeft afgesloten op e-Boekhouden.nl kunt u een export van uw ledenadministratie doormailen naar onze helpdesk. De gegevens worden dan zo snel mogelijk (meestal nog dezelfde dag) geïmporteerd in uw account.

 

De ledenadministratie van e-Boekhouden.nl voorziet in alle voorzieningen die u nodig heeft voor een correcte en efficiënte ledenadministratie. U kunt een onbeperkt aantal leden aanmaken en per lid een onbeperkt aantal lidmaatschappen invoeren. Zo kunt u onder andere voor de diverse lidmaatschappen aparte prijzen- of verschillende betalingsperiodes hanteren. U voert de gegevens eenmalig in, het systeem regelt de rest.

 

Zodra u na een bepaalde periode de contributies gaat innen (bijv. per maand of kwartaal) klikt u eenvoudigweg op de knop ‘Rekeningen maken’. Het systeem maakt dan voor alle leden waarbij dat nodig is een nieuwe rekening aan en, indien u gebruik maakt van automatische incasso, zet het systeem ook een bestand klaar met alle incasso-opdrachten. Tegelijkertijdworden alle lidmaatschappen bijgewerkt om ervoor te zorgen dat er tijdig weer een nieuwe rekening aangemaakt wordt.

 

U heeft hierbij de keuze om de rekening per e-mail, per post of in zijn geheel niet te versturen. Kiest u voor verzending per e-mail, dan kunt u de rekeningen met één druk op de knop verzenden naar alle leden; kiest u voor verzending per post dan kunt u de rekeningen eenvoudig afdrukken.

 

Veel stichtingen en verenigingen maken tegenwoordig gebruik van automatische incasso voor het innen van de contributie. De ledenadministratie van e-Boekhouden.nl is hier volledig klaar voor. Per lidmaatschap kunt u aangeven of de contributie automatisch geïncasseerd moet worden. U voert daarbij eenmalig de bankgegevens van het lid in, en het systeem regelt de rest.

 

Nadat u periodiek alle nieuwe rekeningen gemaakt heeft, staat er geheel automatisch een bestand klaar. Dit is een zogenaamde Clieop03-bestand dat u direct in uw banksoftware kunt importeren. In dit bestand staan alle incasso-opdrachten. (u hoeft dus helemaal niets over te typen). Enkele dagen later, zijn de bedragen bijgeschreven op de bankrekening van uw stichting of vereniging.

 

Naast de ledenadministratie beschikt e-Boekhouden.nl ook over een volwaardig boekhoudpakket. De meeste tijdwinst behaalt u als u gebruik maakt van de combinatie ledenadministratie met boekhouden. Alle gemaakte rekeningen worden dan namelijk volautomatisch verwerkt in de boekhouding. Alle overzichten worden direct bijgewerkt en de lijst met openstaande posten is direct up-to-date.

 

Alle overzichten in e-Boekhouden.nl, zowel bij ledenadministratie als boekhouding, zijn te openen in Microsoft Word. U kunt zelf de opmaak aanpassen en afdrukken. Daarnaast komen ook steeds meer overzichten beschikbaar in Excel-formaat. Zeker als het om grotere lijsten gaat met veel gegevens, is dit een beter exportformaat dan Microsoft Word. Op dit moment is het mogelijk de complete ledenlijst te exporteren naar Excel. Overige overzichten zullen spoedig volgen.

 

Niets is zo vervelend als een goed werkend softwarepakket waarin u niet de gegevens kunt invullen die u wilt. Iedere stichting en vereniging heeft zo zijn eigen wensen met betrekking tot welke gegevens van leden opgeslagen moeten worden. Dit kan een bondsnummer zijn, geboortedatum of ieder ander gegeven. In de ledenadministratie van e-Boekhouden.nl kunt u tot 10 vrije invoervelden definiëren. Dit is kinderlijk eenvoudig en wordt direct doorgevoerd in het hele systeem. Zo worden de gegevens van de door u gedefinieerde invoervelden ook meegenomen in de export en kunt u alle gegevens ook gebruiken op de rekeningen die u naar leden stuurt.

 

Goede communicatie met uw leden is vaak een tijdrovende klus. Uiteraard wil iedereen nieuwsbrieven versturen, maar dan moet er wel een vrijwilliger binnen de vereniging zijn de daar ervaring mee heeft. Of u nu alle leden in één keer wilt mailen of alle leden één voor één een e-mail wilt sturen. In de ledenadministratie van e-Boekhouden.nl is dit uitstekend ondervangen.

 

U kunt zelf een onbeperkt aantal mailinglijsten maken en iedere mailinglijst vullen met de juiste leden. Zo kunt u bijvoorbeeld verschillende lijsten maken voor jeugd en senioren, of recreanten en competitie spelers. Zo uitgebreid als u maar wilt. Elk lid kan uiteraard aan meerdere maillijsten gekoppeld worden. .

 

Als u een e-mail of nieuwsbrief wilt sturen naar een aantal leden klikt u eenvoudigweg aan naar welke mailinglijsten er verstuurd moet worden, stelt u de e-mail samen en klikt u op verzenden. De mails worden vervolgens real-time verzonden naar alle leden. Het versturen van bijlagen is natuurlijk ook mogelijk.

 

Het hele systeem (ledenadministratie en boekhouding) is volledig autoriseerbaar. U kunt kosteloos zoveel gebruikers aanmaken als u wilt. Per gebruiker kunt u aangeven welke rechten men heeft. Moeten leden van het bestuur bijvoorbeeld inzage hebben in de boekhouding, maar mogen zij niets toevoegen of wijzigen: U kunt dit eenvoudig zelf regelen.