Handleiding Woord vooraf e-Boekhouden.nl is een boekhoudpakket dat volledig via internet werkt en geschikt is voor iederen. Zonder diepgaande boekhoudkennis kunt u toch een correcte boekhouding voeren. Dit wordt mogelijk gemaakt door de eenvoudige en terminologie en de verschillende wizards die u in een aantal eenvoudige stappen helpen. Enkele tips Hier onder vindt u een aantal tips die u zullen helpen om e-Boekhouden.nl op een efficiente manier te gebruiken. Bij het invoeren van een datum volstaat het om alleen de dag of de dag en de maand in te voeren. Ook als u bijvoorbeeld: “10052010 ” invoert wordt hier een correcte datum van gemaakt (10-05-2010). Gebruik de tab-toets om naar een volgend invulveld te gaan. En gebruik [SHIFT]-Tab om een invoerveld terug te gaan. Zo hoeft u niet telkens uw muis te gebruiken. Achter alle invoerveldjes staat een vraagteken. Als u hierop klikt krijgt u meer informatie. Indien u een bepaald boekstuk voor u heeft en u weet niet precies hoe u dit moet invoeren, klik dan op ‘Help mij bij het invoeren’ onderaan op het invoerscherm. U wordt dan stap voor stap begeleid bij het invoeren van het boekstuk. De verschillende menu-kopjes (‘Invoeren’, ‘Rapporten’, ‘Beheer’ etc) kunt u eenvoudig dichtklappen door op het min-teken naast de naam te klikken. U kunt vervolgens weer op het plus-teken klikken om het menu weer open te klappen. Alle overzichten, rapporten en grafieken die u met e-boekhouden.nl kunt bekijken werken volgens het zogenaamde ‘drilldown-principe’. Dit houdt in dat u in ieder overzicht of grafiek op een bepaalde waarde (of staaf) kunt klikken om te zien waaruit deze is opgebouwd. Bij ieder rapport vindt u rechts op de donkerblauwe balk een plaatje van een printer. Als u hierop klikt wordt het overzicht in uw tekstverwerker geopend. U kunt het overzicht vervolgens eenvoudig uitprinten. In alle rapporten kunt u op de kop van een kolom klikken om het rapport op die kolom te sorteren. Als u nogmaals op dezelfde kop klikt wordt het overzicht omgekeerd gesorteerd. Invoeren Afschrift/bonnetje Hier kunt u uw afschriften en bonnetjes invoeren. Het invoerscherm verandert enigszins bij het kiezen van het soort boeking. Hieronder vindt u per soort boeking uitleg over het invulformulier. Deze optie gebruikt u indien u een afschrift of een per kas betaald bonnetje wilt invoeren. Factuurbetaling ontvangen Deze soort selecteert u als u op uw afschrift of op een kasbon een ontvangen factuurbetaling tegenkomt. Voor dit soort boeking dient u de volgende gegevens in te voeren: Rekening: Hier selecteert u een betaalmiddel (bijv. kas of bank) Open post: hier selecteert u de factuur waarop de betaling betrekking heeft. Bedrag: hier voert u het bedrag in wat betaald is. Datum: hier voert u de datum van het boekstuk/bij-afschrijving in. Omschrijving: hier voert u een omschrijving in. Boekstuk: hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Dit kan bijvoorbeeld het afschriftnummer zijn. Tegenrekening: hier selecteert u de juiste debiteurenrekening. Indien u slechts één debiteurenrekening heeft (standaard) dan ziet u deze optie niet staan. Factuurbetaling verstuurd Deze soort selecteert u als u op uw afschrift of op een kasbon een betaling tegenkomt. Voor dit soort boeking dient u de volgende gegevens in te voeren: Rekening: Hier selecteert u een betaalmiddel Open post: hier selecteert u de open post waarop de betaling betrekking heeft. Bedrag: hier voert u het bedrag in wat betaald is. Datum: hier voert u de datum van het boekstuk/bij-afschrijving in. Omschrijving: hier voert u een omschrijving in. Boekstuk: hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Dit kan bijvoorbeeld het afschriftnummer zijn. Tegenrekening: hier selecteert u de juiste debiteurenrekening. Indien u slechts één crediteurenrekening heeft (standaard) dan ziet u deze optie niet staan. Geld ontvangen Deze soort selecteerd u als u geld ontvangen heeft die geen betrekking heeft op een bepaalde factuur. Voor dit soort boeking dient u de volgende gegevens in te voeren: Rekening: Hier seleteerd u een betaalmiddel Bedrag: Hier voert u het bedrag in. U kunt daarbij aangeven of het bedrag dat u invoert inclusief of exclusief BTW is. BTW percentage: Hier geeft u het BTW-percentage aan. BTW: Hier komt vanzelf het juiste BTW-bedrag te staan. Indien dat niet klopt met uw boekstuk kunt u dat hier invoeren. Datum: Hier voert u de datum van het boekstuk/bij-afschrijving. Omschrijving: Hier voert u de omschrijving in. Boekstuk: Hier kunt u een boekstuk nummer invoeren. Dit kan bijvoorbeeld het afschrift nummer zijn. Tegen rekening: Hier selecteert u de tegenrekening die betrekking heeft op het ontvangen bedrag. Geld uitgeven Deze soort selecteert u als u geld heeft uitgegeven dat geen betrekking heeft op een bepaalde factuur. Voor dit soort boeking dient u de volgende gegevens in te voeren: Rekening: Hier seleteerd u een betaalmiddel Bedrag: Hier voert u het bedrag in. U kunt daarbij aangeven of het bedrag dat u invoert inclusief of exclusief BTW is. BTW percentage: Hier geeft u het BTW-percentage aan. BTW: Hier komt vanzelf het juiste BTW-bedrag te staan. Indien dat niet klopt met uw boekstuk kunt u dat hier invoeren. Datum: Hier voert u de datum van het boekstuk/bij-afschrijving. Omschrijving: Hier voert u de omschrijving in. Boekstuk: Hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Dit kan bijvoorbeeld het afschrift nummer zijn. Tegen rekening: Hier selecteert u de tegenrekening die betrekking heeft op het ontvangen bedrag. Facturen Hier kunt u ontvangen- en verstuurde facturen invoeren. Het invoerscherm verandert enigszins bij het kiezen van het soort boeking. Hieronder vindt u per soort boeking uitleg over het invulformulier. Factuur ontvangen. Deze soort selecteert u als u een factuur heeft ontvangen. Voor dit soort boeking dient u de volgende gegevens in te voeren. Rekening: Hier selecteert u de crediteurenrekening, (dit is er meestal maar één) Relatie: Hier selecteert u de relatie waarvan u de factuur ontvangen heeft. Bedrag: Hier voert u het bedrag in. U kunt daarbij aangeven of het bedrag dat u invoert inclusief of exclusief BTW is. BTW percentage: Hier geeft u het BTW-percentage aan. BTW: Hier komt vanzelf het juiste BTW-bedrag te staan. Indien dat niet klopt met uw boekstuk kunt u dat hier invoeren. Datum: Hier voert u de datum van de factuur in. Omschrijving: Hier voert u de omschrijving in. Factuur nummer: Voer hier het factuur nummer in dat op de factuur wordt weergegeven. Betalingstermijn: Voer hier het aantal dagen in waarbinnen de factuur voldaan moet worden. Boekstuk: Hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Tegen rekening: Hier selecteert u de tegenrekening die betrekking heeft op de factuur. Factuur verstuurd Deze soort selecteert u als u een factuur heeft verstuurd. Voor dit soort boeking dient u de volgende gegevens in te voeren: Rekening: Hier selecteert u de juiste debiteurenrekening. (dit is er meestal maar één) Relatie: Hier selecteert u de relatie waaraan u de factuur gestuurd heeft. Bedrag: Hier voert u het bedrag in. U kunt daarbij aangeven of het bedrag dat u invoert inclusief of exclusief BTW is. BTW percentage: Hier geeft u het BTW-percentage aan. BTW: Hier komt vanzelf het juiste BTW-bedrag te staan. Indien dat niet klopt met uw boekstuk kunt u dat hier invoeren. Datum: Hier voert u de datum van de factuur in. Omschrijving: Hier voert u de omschrijving in. Factuur nummer: Voer hier het factuur nummer in dat op de factuur wordt weergegeven. Betalingstermijn: Voer hier het aantal dagen in waarbinnen de factuur voldaan moet worden. Boekstuk: Hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Tegen rekening: Hier selecteert u de tegenrekening die betrekking heeft op de factuur. Memoriaal Indien u de optie 'Memoriaal boekingen' onder 'beheer > Instellingen' heeft aangezet kunt u via deze functie memoriaalboeking maken. U voert hiervoor de volgend gegevens in: Rekening: Hier selecteert u de rekening waarvan u een bepaalt bedrag wilt verplaatsen. Relatie: Hier selecteert eventueel de relatie waarop deze memoriaalboeking betrekking op heeft. Bedrag: Hier voert u het bedrag in. U kunt daarbij aangeven of het bedrag dat u invoert inclusief of exclusief BTW is. Datum: Hier voert u de datum van het boekstuk/bij-afschrijving in. Omschrijving: Hier voert u de omschrijving in. Factuur nummer: Hier voert u eventueel het factuurnummer in waarop deze memoriaalboeking betrekking heeft Boekstuk: Hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Tegen rekening: Hier selecteert u de tegenrekening waarop het bedrag geplaatst moet worden. Importeren Met deze functie kunt u gegevens uit uw telebankierpakket importeren. Het importeren gebeurt in een aantal stappen: U exporteert gegevens uit uw telebankierpakket. U klikt in e-boekhouden.nl op 'Importeren' en selecteert het bestandje. Zodra u op 'verder' klikt worden de gegevens zoveel mogelijk automatisch geïmporteerd. U krijgt daarna een verslag:   I. Aantal mutaties: Hier staat het aantal mutaties in dat gevonden is in het betstandje dat u geselecteerd heeft. II. Aantal dubbele: Indien u bepaalde mutaties twee keer probeert te importeren worden deze niet opgeslagen. Dit aantal wordt hier weergegeven. III. Aantal mutaties aangemaakt: Hier staat het aantal mutaties dat daad werkelijk volledig is geïmporteerd. Onder dit overzicht staat een knoop 'Ga naar niet geïmporteerde mutaties'. Hieronder vind u alle mutaties die welk herkend zijn, maar niet volautomatisch verwerkt konden worden. u kunt deze mutaties zelf verwerken door op het gele plaatje voor de mutatie te klikken. Met deze functie kunt u gegevens van veel verschillende telebankierpakketten importeren. De volgende formaten worden ondersteund: MT940 (elektronisch afschrift) Dit wordt door de meeste telebankierpakketten ondersteund. ABN-Amro internet bankieren, TAB-Gescheiden bestanden. Girotel: ASC-bestand. Rabobank telebankieren: CSV-bestand, vaste afstands-bestand. Wij advizeren u om altijd het MT940 formaat te gebruiken. Rapporten Actuele stand (Rapporten > Actuele stand) Dit rapport wordt altijd weergegeven nadat u bent ingelogd. Het heeft in één scherm een aantal belangrijke gegevens van uw boekhouden weer. De status van facturen die u heeft ontvangen. De status van facturen die u heeft verzonden. Uw winst en/of verlies over de afgelopen 12 maanden. Het saldo van uw balans over de afgelopen 12 maanden. Klanten top 10. Leveranciers top 10. Balans (Rapporten > Balans) Onder deze knop wordt de actuele balans van uw bedrijf weergegeven. U kunt bij 'Periode' eventueel een andere datum invoeren om uw balans te zien op een moment in het verleden. U kunt in dit overzicht op de code van de rekening klikken om te zien waar een bedrag uit opgebouwd is. BTW-aangifte (Rapporten > BTW-aangifte) Met dit rapport kunt u aan de hand van een bepaalde periode uw BTW-aangifte samens tellen. U kunt deze gegevens direct overnemen op uw aangifte-formulier. Ook heeft u hier de mogelijkheid om de BTW-aangifte door te voeren in de boekhouding. Hoe u precies uw BTW-aangifte verder moet boeken kunt u vinden in de vraagbaak welke u vind in een zwarte bak bovenaan. Grootboek (Rapporten > Grootboek) Met deze functie kunt u een overzicht van uw mutaties per rekening over een bepaalde periode weergeven. Mutaties(Rapporten>Mutaties) Onder deze knop vindt u een overzicht van alle mutaties die u heeft ingevoerd. Indien u meer dan 100 mutaties heeft krijgt u eerst een selectiescherm om het aantal resultaten te verkleinen. Hier kunt u de afzonderlijke mutaties bekijken, wijzigen en verwijderen. Een mutatie wijzigen doet u door op het handje links voor de mutatie te klikken, een mutatie verwijderen doet u door op het kruisje voor de mutatie te klikken. Open posten(Rapporten>Open posten) Hier kunt u een overzicht opvragen van alle facturen die u ontvangen of verstuurd heeft die nog niet volledig betaald zijn. Ook kunt u hier aanmaningen opstellen van facturen waarvan de betalingstermijn is verlopen. Winst & verlies(Rapporten>Winst & Verlies) Via deze functie kunt u zien hoeveel winst of verlies u maakte over een bepaalde periode. Ook hier kunt u op de code van de rekening klikken om de achterliggende gegevens te zien en kunt u op het plaatje van de grafiek klikken om een grafische weergave op te vragen. Beheer Aanmaan-sjablonen(Beheer>Aanmaan-sjablonen) Met aanmaan-sjablonen kunt u via e-Boekhouden.nl zeer eenvoudig aanmaningen maken. De opmaak van de aanmaningen kunt u helemaal zelf bepalen. Dit doet u met behulp van een aanmaansjabloon. Een aanmaansjabloon is een RTF (Rich Tekst Format)-bestandje, wat u in vrijwel iedere tekstverwerker kunt maken. U maakt in uw favoriete tekstverwerker een opmaak voor een aanmaning die één pagina beslaat. Op de plekken waar debiteur-specifieke informatie moet komen, zet u de code van een 'veld' neer. Als u bijvoorbeeld ergens in uw aanmaning de naam van uw relatie wilt vermelden, zet u op die plek in uw aanmaansjabloon het volgende neer: [NAAM]. Voor het adres is dit bijvoorbeeld: [ADRES]. Hieronder volgt een lijst met alle velden die u in uw sjabloon kunt gebruiken: [NAAM] De naam van uw relatie [ADRES] Het adres van uw relatie [POSTCODE] De postcode van uw relatie [PLAATS] De plaats van uw relatie [DATUM] De datum waarop de aanmaning gemaakt wordt [FACTDATUM] De datum van de factuur waar de aanmaning betrekking op heeft [FACTNUMMER] Het factuurnummer van de factuur waar de aanmaning betrekking op heeft [TOTAAL] Totaalbedrag inclusief BTW van de factuur [VOLDAAN] Het bedrag dat reeds voldaan is [OPENSTAAND] Het bedrag wat uw relatie nog moet voldoen Als u klaar bent met het maken van uw aanmaansjabloon, kiest u in uw tekstverwerker voor:"Bestand>Opslaan als". Bij bestandsformaat (of bestandstype) selecteert u "RTF" of "Rich Tekst format". U geeft het document een naam en klikt op "Opslaan". Vervolgens klikt u in e-Boekhouden.nl onder de lijst met aanmaansjablonen op "Toevoegen". U krijgt nu een venster waar u de naam van het aanmaansjabloon kunt invullen (bijvoorbeeld: Herinnering of Laatste verzoek), en u kunt een RTF-bestand kiezen. Hier selecteert u het bestand dat u met uw tekstverwerker gemaakt heeft. Als u nu op "Opslaan" klikt wordt het aanmaansjabloon automatisch opgeslagen en kunt u dit sjabloon voortaan gebruiken bij het maken van uw aanmaningen. Accountantscontrole(Beheer>Accountantscontrole) De knop ‘Accountantscontrole’ (of ‘Controle VGAdvies) ziet u alleen indien u samenwerkt met een accountant of administrateur. Onder deze knop vindt u een lijst met alle controle-opdrachten. Een nieuwe controle-opdracht toevoegen kunt u doen door onderaan de lijst op ‘Toevoegen’ te klikken. Hier geeft u aan welke periode u wilt laten controleren en of er nog aanvullende opmerkingen zijn voor uw accountant. Nadat u op ‘Opslaan’ heeft geklikt wordt de controle-opdracht direct doorgestuurd naar uw accountant. Eventuele correspondentie over een controle opdracht kunt u voeren via de knop ‘Berichten’ onder het kopje ‘Algemeen’. Afgesloten periodes(Beheer>Afgesloten periodes) Onder deze knop kunt u (of uw accountant) een bepaalde periode afsluiten. Dit kan bijvoorbeeld een jaar zijn of een BTW-periode. In een periode die u hier heeft opgegeven kunnen geen mutaties meer worden ingevoerd, gewijzigd of verwijderd. Een periode die u zelf afsluit kunt u zelf weer openen. Een periode die uw accountant heeft afgesloten kunt u zelf niet heropenen. U dient hiervoor contact op te nemen met uw accountant. Instellingen(Beheer>Instellingen) Accountant Indien u samen wilt werken met uw accountant kan uw accountant zich kosteloos en vrijblijvend aanmelden op www.e-Boekhouden.nl. U kunt vervolgens onder de knop ‘Instellingen’ bij de paragraaf ‘Accountant’ uw accountant kiezen. U geeft uw accountant hiermee toestemming om samen met u in uw administratie te werken. Opnieuw beginnen Indien u heeft getest of om een andere rede helemaal overnieuw wilt beginnen kunt u deze optie gebruiken. Hiermee worden alle mutaties die aanwezig zijn verwijderd. Mutatienummering e-Boekhouden.nl werkt niet met boekjaren. Alle mutaties kunnen achtereenvolgens worden ingevoerd. Om toch orde te houden in de mutaties door de jaren heen heeft u hier de mogelijkheid de mutatienummer per jaar uniek te maken, of geheel doorlopend te laten plaatsvinden. U kunt dit hier aangeven. Memoriaal-boekingen Memoriaal-boekingen zijn boekingen die u veelal niet zelf maakt. U kunt hiermee in één keer een bedrag van een bepaalde rekening naar een andere rekening verschuiven. Omdat deze manier van boeken verwarring oplevert staat deze standaard uit. Indien u hier zelf gebruik van wilt maken kunt u deze hier aanzetten. Beginbalans (Beheer > Beginbalans) Indien u overstapt naar e-boekhouden.nl en u heeft eerder in een andere boekhoudpakket of op andere wijze uw boekhouding bijgehouden, dan moet u de beginbalans invoeren. Dit bestaat uit het invoeren van de saldi van de eindbalans uit vorige boekhoudpakket, en het invoeren van facturen die u ingevoerd heeft in uw oude boekhoudpakket, maar nog niet voldaan zijn. Beide kunt u doen onder ‘Beheer>Beginbalans’. Rekeningen(Beheer>Rekeningen) Onder het kopje ‘Beheer’ vindt u een knop ‘Rekeningen’. Nadat u hierop geklikt heeft verschijnt er een lijst met al uw rekeningen. U krijgt altijd een standaard rekeningschema dat voor veel MKB-bedrijven voldoet. Onderaan deze lijst vindt u een knop ‘Toevoegen’. Als u hier op klikt kunt u een nieuwe rekening toevoegen. U dient hier de volgende gegevens in te vullen: Code: Wij adviseren u hier een 4-cijferige code in te voeren. De codes in het standaard rekeningschema zijn zo genummerd dat er a.d.h.v. het eerste cijfer een groepen-indeling ontstaat. Wij adviseren u deze indeling aan te houden. Omschrijving: Hier voert u een omschrijving in van de betreffende rekening. Categorie: Hier heeft u de keuze uit een aantal mogelijkheden: - Balans: deze categorie selecteert u indien u op de betreffende rekening boekstukken wilt registreren die hun waarde behouden (Bijvoorbeeld computers, kantoormeubulair etc.) of een langdurige schuld veroorzaken (bijv. leningen). - Winst en Verlies: deze categorie selecteert u indien u op de betreffende rekening omzetten of inkopen wilt registreren. - Betalingsmiddelen: indien de betreffende rekening een bankrekening, girorekening of kas betreft selecteert u deze categorie. - Debiteuren: Indien u meerdere debiteurenrekeningen wilt gebruiken selecteert u deze categorie. - Crediteuren: Indien u meerdere crediteurenrekeningen wilt gebruiken selecteert u deze categorie. Nadat u op de knop ‘Opslaan’ heeft geklikt is de rekening direct beschikbaar. Tip: Bij het invoeren van uw boekstukken kunt u ook een rekening toevoegen door helemaal onderin het selectielijstje [NIEUW] te kiezen. Rekening wijzigen Onder het kopje ‘Beheer’ vindt u een knop ‘Rekeningen’. Nadat u hierop geklikt heeft verschijnt er een lijst met al uw rekeningen. Voor iedere rekening staat een handje. Nadat u hierop geklikt heeft krijgt u een scherm waarin u de gegevens van de betreffende rekening kunt wijzigen. U kunt hierboven nakijken wat u waar moet invullen. Rekening verwijderen Onder het kopje ‘Beheer’ vindt u een knop ‘Rekeningen’. Nadat u hierop geklikt heeft verschijnt er een lijst met al uw rekeningen. Voor iedere rekening staat een kruisje Indien u hierop klikt wordt de rekening verwijderd. U kunt alleen een rekening verwijderen indien hier geen mutaties op geregistreerd zijn. Relaties (Beheer>Relaties) Relatie toevoegen Onder het kopje ‘Beheer’ vindt u een knop ‘Relaties’. Nadat u hierop geklikt heeft verschijnt er een lijst met al uw relaties. Dit zijn zowel uw debiteuren als crediteuren. Binnen e-Boekhouden.nl wordt hier geen expliciet onderscheid tussen gemaakt. Onderaan deze lijst vindt u een knop ‘Toevoegen’. Als u hier op klikt kunt u een nieuwe relatie toevoegen. Hetgeen u in de verschillende velden moet invullen spreekt voor zich. Indien u begint met e-Boekhouden.nl kunnen wij kosteloos voor u éénmalig uw relatiegegevens importeren in uw administratie. Neem contact op met onze helpdesk voor meer informatie. Tip: Bij het invoeren van uw boekstukken kunt u ook een relatie toevoegen door helemaal onderin het selectielijstje [NIEUW] te kiezen. Relatie wijzigen Onder het kopje ‘Beheer’ vindt u een knop ‘Relaties’. Nadat u hierop geklikt heeft verschijnt er een lijst met al uw relaties. Voor iedere relatie staat een handje. Nadat u hierop geklikt heeft krijgt u een scherm waarin u de gegevens van de betreffende relatie kunt wijzigen. Relatie verwijderen Onder het kopje ‘Beheer’ vindt u een knop ‘Relaties’. Nadat u hierop geklikt heeft verschijnt er een lijst met al uw relaties. Voor iedere relatie staat een kruisje Indien u hierop klikt wordt de relatie verwijderd. U kunt alleen een relatie verwijderen indien deze niet voorkomt bij een mutatie. Uw gegevens (Beheer>Uw gegevens) Onder deze knop kunt u uw bedrijfsgegevens wijzigen. Wijzig wachtwoord (Beheer>Wijzig wachtwoord) Onder deze knop kunt u uw wachtwoord wijzigen. Hiervoor dient u uw oude en twee keer uw nieuwe wachtwoord in te voeren. Een wachtwoord moet minimaal 6 tekens lang zijn en mag ieder teken bevatten. Wij adviseren u echter een wachtwoord van minimaal 10 tekens in te voeren en deze minimaal één keer per maand te wijzigen. Exporteren Offline-export Om continuïteit de garanderen en u van dienst te zijn om te voldoen aan uw bewaarplicht, kunt u hier op ieder gewenst moment een export maken van uw volledige boekhouding. Deze export is vervolgens eenvoudig inzichtelijk te maken met de bijbehorende Offline-module. Algemeen Berichten Indien u samenwerkt met uw accountant kunt u deze functie gebruiken om uw vragen te stellen. U kunt deze functie vergelijken met normale email, maar dan binnen e-Boekhouden.nl. Het voordeel voor u is dat u hier alle vragen en antwoorden uit het verleden altijd bij de hand heeft. Uitloggen Met deze functie kunt u uw sessie beëindigen.
	Factureren Vooraf Met de facturatiemodule kunt u in een handomdraai uw facturen opstellen en uitprinten of emailen. Hierbij kunt u gebruik maken van uw eigen opmaak en lettertype. Het enige wat u hoeft te doen is de producten en/of diensten te selecteren of in te voeren en de factuur is klaar om verzonden te worden. Natuurlijk is het mogelijk om de factuur volautomatisch in de boekhouding te verwerken. Dit bespaart u veel tijd met inboeken! U kunt de facturatiemodule bereiken door bovenaan in het menu te klikken op ‘Factureren’. Facturen Facturen invoeren Nadat u onder het kopje ‘Facturen’ klikt op ‘Toevoegen’, komt u in het scherm om een nieuwe factuur aan te maken. Hier selecteert u eerst een relatie (of u voert een nieuwe in) en controleert het factuurnummer en de factuurdatum. Bij ‘Sjabloon’ kunt u kiezen uit meerdere factuursjablonen. Standaard staan hier drie voorbeelden. Natuurlijk kunt u zelf ook eigen sjablonen toevoegen. U heeft vervolgens drie aankruisvakjes om direct acties met de factuur uit te voeren: Factuur klaarzetten om te printen: indien u deze aanvinkt wordt de factuur klaargezet om te printen. Als u onder ‘Facturen’ klikt op ‘Printen’ kunt u zo in één keer meerdere facturen uitprinten. Factuur klaarzetten om per e-mail te versturen: indien u bij uw relatie een e-mailadres heeft ingevuld, heeft u ook de mogelijkheid om de factuur per e-mail te versturen. Dit scheelt u weer een envelop en een postzegen. Als u onder ‘Facturen’ klikt op ‘E-mailen’ kunt u in één keer alle facturen die nog gemaild moeten worden e-mailen. Factuur direct verwerken in de boekhouding: indien u dit vinkje aan zet wordt de factuur nadat u deze heeft opgeslagen direct verwerkt in de boekhouding. U wordt nog wel om extra gegevens gevraagd om de boekhoudmutatie compleet te maken. Hieronder vindt u een lijst met alle diensten en producten die u reeds aan de factuur heeft toegevoegd. Om een nieuwe product of dienst aan de factuur toe te voegen klikt u op ‘Product/dienst toevoegen’. Er verschijnt nu een nieuw venster waarin u de keuze heeft om een reeds ingevoerde product of dienst te selecteren of een nieuwe in te voeren. U kunt hier eventueel de eenheid leeg laten. Deze is niet verplicht. Onderaan dit scherm vindt u een vinkje ‘Product/dienst opslaan als standaard’. Indien u deze aan zet wordt dit product of deze dienst opgeslagen zodat u deze later eenvoudig aan een andere factuur kunt toevoegen. U kunt deze standaard producten en diensten onder ‘Beheer>Diensten/producten’ onderhouden. Nadat u in dit scherm op ‘Opslaan’ heeft geklikt komt u weer in het scherm om de factuur in te voeren, maar nu met de zojuist ingevoerde product of dienst. Eventueel kunt u middels het kruisje voor de product of dienst deze regel verwijderen of met het handje wijzigen. Zodra u de factuur helemaal klaar heeft klikt u op ‘Opslaan’. De factuur wordt nu opgeslagen en eventueel in de boekhouding verwerkt. U keert nu terug in het venster met een overzicht van alle tot dan toe ingevoerde facturen welke u ook kunt bereiken door onder ‘Facturen’ op ‘Overzicht’ te klikken. Facturen wijzigen Nadat u onder ‘Facturen>Overzicht’ klikt op het handje voor een factuur kunt u de factuur wijzigen. Nadat u alle wijzigingen heeft gemaakt klikt u op ‘Opslaan’ om de wijzigingen vast te leggen. Let op: indien u een factuur reeds in de boekhouding heeft verwerkt wordt de boekhoudmutatie niet aangepast aan de wijzigingen in deze factuur. Eventuele wijzigingen dient u zelf handmatig te maken. Facturen verwijderen In het facturenoverzicht (Facturen>Overzich) kunt u op het kruisje voor een factuur klikken om de factuur te verwijderen. Standaardfacturen Indien u een bepaalde factuur heeft die u geregeld aan meerdere klanten stuurt kunt u deze hier invoeren. Bij het maken van een factuur kunt u vervolgens eenvoudig een standaard factuur kiezen zodat niet alle gegevens opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Het invoeren, wijzigen en verwijderen van deze standaardfacturen gaat exact hetzelfde als bij de gewone facturen. Abonnementen Onder het kopje ‘Abonnementen’ kunt u abonnementen beheren. U kunt hiermee met één druk op de knop alle facturen op een bepaald moment aanmaken. Bij het invoeren van abonnementen worden een aantal afwijkende gegevens gevraagd: Startdatum: Dit is de datum waarop het abonnement in gaat Expiratiedatum: Dit is de datum waarop de abonnementstermijn van de laatste factuur afloopt. Zodra deze datum voorbij is, moet er dus weer een nieuwe factuur verstuurd worden. Einddatum: De datum waarop het abonnement afloopt. Indien dit niet bekent is, kunt u dit vakje leeg laten Betaling per: Hier geeft u de periode aan waarna steeds een factuur verstuurd moet worden. Opmerkingen: Hier kunt u eventueele aanvullende opmerkingen m.b.t. het abonnement kwijt. In het overzicht met abonnementen ziet u precies voor welke facturen een nieuwe factuur verstuurd moet worden en wat het totale bedrag aan abonnementen per maand is. U kunt op ieder gewenst moment een facturatieronde starten. Dit doet u door onder ‘Abonnementen’ te klikken op ‘Facturen maken’. U kunt hier aangeven voor welke abonnementen u een nieuwe factuur wilt aanmaken. Achter de keuzerondjes staat steeds het aantal abonnementen. Indien hier op ‘Verder’ klikt worden automatisch alle facturen aangemaakt en eventueel direct verwerkt in de boekhouding. U kunt deze facturen onder ‘Facturen>Overzicht’ terugvinden. Sjablonen De facturen worden geprint of per email verstuurd in uw eigen opmaak. Hiervoor dient u onder ‘Beheer>Sjablonen’ één of meerdere sjablonen in te voeren. Een sjabloon bestaat uit een rtf-bestand (is een normaal Word-bestand) waarin u factuur specifieke gegevens niet invoert. Op deze plekken (bijv. de naam van uw klant) zet u een veld neer (bijv: [BEDRIJF]). Onder ‘Beheer>Sjablonen>Uitleg’ vindt u een lijst met alle velden die u kunt gebruiken. Om u een idee te geven hoe dit in zijn werk gaat vindt u onder de knop ‘Beheer>Sjablonen’ al drie voorbeelden. Als u op het oogje klikt wordt het sjabloon geopend.