Online administratie opzetten en bijhouden

Een administratie opzetten, daar heb je als (startende) ondernemer bij de start van je bedrijf natuurlijk al mee te maken gehad. Het is niet alleen verplicht en noodzakelijk om bijvoorbeeld je btw-aangifte te doen, maar het is ook erg belangrijk om inzicht te krijgen in jouw bedrijf om de juiste bedrijfsmatige keuzes te maken voor de toekomst.

Wat komt er allemaal kijken bij het voeren van een administratie en hoe richt je deze zo optimaal mogelijk in? Wat zijn de belangrijkste onderdelen en kun je de administratie daadwerkelijk zelf bijhouden met een online administratiepakket? Dat lees je op deze pagina.

Wat is administratie?

De administratie is, eenvoudig gezegd, de verzameling van alle informatie over jouw bedrijf. Van de financiële gegevens tot agenda’s en relatiegegevens. Door een goede administratie weet je hoe jouw bedrijf er voor staat. Dat is handig voor jou, maar ook voor je omgeving. Denk bijvoorbeeld aan de bank, als je een lening wil afsluiten, en de Belastingdienst.

Administratie automatiseren: méér tijd voor ondernemen

De vraag die iedere ondernemer zich vroeg of laat stelt is hoe de administratie op een zo efficiënt mogelijke manier kan worden uitgevoerd. Je maakt natuurlijk het liefst zo min mogelijk fouten, je bent er zo min mogelijk tijd aan kwijt, je hebt de financiën op ieder moment inzichtelijk én het beheer van dit alles is natuurlijk ontzettend eenvoudig. De oplossing kan heel simpel zijn: jouw administratie automatiseren! Zelf in een online boekhoudprogramma, of in samenwerking met een administratiekantoor, boekhouder of accountant. Wat je ook kiest, je hebt in de praktijk altijd méér tijd voor ondernemen! Want dát is wat je het liefste doet, toch?

Onderdelen van de zakelijke administratie

Alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt, ofwel administreert, in digitale vorm of op papier, horen bij jouw administratie.

De administratie bestaat uit de volgende onderdelen:

• Financiële administratie; jouw boekhouding
• Klantgegevens
• Zakelijke correspondentie, ook jouw e-mail
• Contracten
• Verzekeringspolissen
• Privacy verklaring
• Urenregistratie
• Uittreksel Kamer van Koophandel
• Algemene voorwaarden
• Rittenadministratie

De boekhouding is de kern van jouw administratie

Met de term administratie wordt heel vaak de boekhouding (of financiële administratie) bedoeld. De financiële administratie is hetzelfde als boekhouding, maar de administratie is, zoals op deze pagina omschreven wordt, meer dan alleen het financiële gedeelte van je onderneming.

Administratieplicht

Ondernemers in Nederland hebben een zogenaamde administratieplicht. In de wet staat dat je een administratie moet bijhouden die past bij jouw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als je nog maar net van start bent gegaan als ondernemer.

Inzicht in de financiële situatie van jouw bedrijf

Het bijhouden van een goede administratie is ook handig voor jouw bedrijf. Het helpt om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Je hebt altijd de laatste cijfers bij de hand en kunt op basis daarvan eventueel je activiteiten aanpassen. Als jouw bedrijf bijvoorbeeld sterk groeit en je overweegt personeel aan te nemen, is het handig om te weten of je je dit kunt veroorloven. Ook bij de aankoop van een bedrijfspand of andere investering is het prettig om een overzicht te hebben van je zakelijke inkomsten- en uitgavenpatroon.

Financiële administratie voor de btw-aangifte

Je hebt de administratie ook nodig voor de btw-aangifte. Jouw financiële administratie vormt hiervoor de basis. Zonder duidelijke overzichten van je inkomsten en uitgaven kun je geen btw-aangifte doen. En zonder een goede financiële administratie maak je geen aanspraak op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling, startersaftrek en zelfstandigenaftrek.

Het opzetten van de administratie

Ben je startende ondernemer? Volg dan de volgende stappen om je administratie snel en vakkundig op te zetten. Een goede start gaat jou namelijk op langere termijn helpen om de zaken goed op orde te blijven hebben. Het is toch fijn om daar weinig omkijken naar te hebben? 

Bij de ‘geboorte van jouw bedrijf’ zorg je dat...

• Je je gaat inschrijven bij de KvK
• Je een deugdelijke administratie bijhoudt die voor de Belastingdienst controleerbaar is

Na het inschrijven bij de KvK krijg je jouw eigen KvK-nummer en btw-nummer en ben je geboren als ondernemer én ook meteen belastingplichtig.

De Belastingdienst heeft een overzicht gemaakt van alle gegevens die in jouw administratie moeten staan:

• Kasadministratie en kassabonnen
• Financiële aantekeningen, zoals de in- en verkopen
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen
• Ontvangen en verstuurde facturen
• Bankafschriften, contracten en overeenkomsten
• Agenda’s en afsprakenboeken
• Correspondentie
• Software en databestanden

De administratie bewaar je zoals je zelf wilt, digitaal of op papier. Zorg dat je dit met de Belastingdienst afspreekt, dan leggen zij deze afspraken netjes schriftelijk vast. Dat is fijn en zo weet je waar je aan toe bent.

Tip: hou nauwkeurig een urenadministratie bij als je in aanmerking wil komen voor fiscale voordelen, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Je zal dan namelijk aan het zogenaamde urencriterium moeten voldoen en dit kunnen aantonen aan de Belastingdienst.

• Je afspraken maakt met de Belastingdienst over hoe je jouw administratie gaat bewaren
• Je elk kwartaal, of anders zoals afgesproken, aangifte omzetbelasting doet (of laat doen)
• Je de volgende gegevens 7 jaar bewaart:
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie: openstaande facturen van klanten en leveranciers
  • In- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen
  • Grootboekadministratie: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
  • Voorraadadministratie: als je goederen inkoopt en verkoopt, dan zijn dit alle voorraden en de waarde hiervan

Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld jouw bedrijfspand, opslag en grond.

• Jouw gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken 10 jaar bewaart.

Probeer e‑Boekhouden.nl nu tijdelijk, gratis en vrijblijvend uit

Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van je onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

4 tips voor het zelf bijhouden van jouw administratie

Oké, dus het is verplicht én handig om jouw administratie bij te houden. Ook weet je nu wat er van jou en je bedrijf verwacht wordt. Nu zul je misschien denken: kan ik dan echt de administratie zelf bijhouden? Het antwoord is ‘ja’. In veel gevallen, let wel op de grootte en complexiteit van je bedrijf, is een administratie heel goed zelf bij te houden. Vroeger werd een administratie met pen en papier bijgehouden, in grote mappen. Tegenwoordig hoeft dat gelukkig niet meer. Het kan in een spreadsheet (in Excel) of nog makkelijker, via een online boekhoudprogramma. 

Dus, ga je ook zelf je administratie bijhouden? Bekijk dan deze 4 tips:

1. Kies de juiste manier van boekhouden
   Er zijn verschillende manieren om te boekhouden. Voor de Belastingdienst maakt dat niet uit. Als je nog graag met pen en papier boekhoudt, mag dat dus in principe. Maar erg slim is dat niet. Je kunt veel meer tijd besparen als je jouw boekhouding doet in Excel, of een online programma. Een boekhoudprogramma kost je wel wat geld, maar dan kun je wel alles zo veel mogelijk automatiseren, zodat je zelf bijna niets meer zelf hoeft in te vullen.
2. Op vaste tijden jouw administratie doen
   Kies een vast moment in de week om even je administratie op orde te brengen. Zo houd je grip op je cijfers en weet je dus altijd hoe je bedrijf ervoor staat. Zo voorkomt je ook dat je administratie te groot wordt dat het bijna niet meer bij te werken is.
3. Automatiseer zo veel mogelijk
   Om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn met je financiële administratie, kun je veel automatiseren, zoals bijvoorbeeld bankkoppelingen. Maar zo zijn er ook handige functies, waarmee je jouw bonnetjes en facturen direct in je administratie plaatst. En wat dacht je van het maken van offertes? Dat kan ook direct vanuit jouw administratie, zodat je altijd je offertes in de gaten kunt houden. En je maakt vanuit deze offerte weer heel gemakkelijk meteen een factuur. En zo zijn er nog meerdere manieren om tijd te besparen, als je jouw administratie handig online inricht.
4. Btw-aangifte vanuit jouw administratie
   Als ondernemer zul je btw-aangifte moeten doen, meestal is dit één keer per kwartaal. Hiervoor heb je de cijfers uit jouw administratie nodig. Je moet namelijk kijken hoeveel je gekocht en verkocht hebt voor je bedrijf. De btw die je hebt betaald én ontvangen, vormt samen het bedrag dat je aan de Belastingdienst moet betalen (of terugkrijgen). Als je jouw administratie netjes in een boekhoudprogramma hebt, staat deze btw-aangifte automatisch voor jou klaar. Je hoeft dus niets handmatig uit te rekenen en in te dienen bij de Belastingdienst. Je controleert de aangifte even en stuurt deze met een druk op de knop weg. Handig toch?

Voordelen van een online administratie voor zzp'ers

Ook voor een zzp'er geldt hetzelfde als voor iedere ondernemer: je moet een administratie bijhouden. Een online administratie kan je dan echt op weg helpen. Je kunt veel tijd besparen door jouw administratie online zo makkelijk mogelijk in te richten. Maak gebruik van de manieren om te automatiseren en kies voor een online boekhoudprogramma waarmee je ook direct jouw btw-aangifte kunt doen. Maar een online administratie kan voor jou als zzp'er nog meer voordelen hebben, namelijk:

• Overal toegang tot jouw administratie
  Je hebt alleen internet nodig. Wil je bijvoorbeeld in de trein bonnetjes invoeren (met onze mobiele app) of bij een klant nog even controleren wat er in vorig kwartaal is afgenomen? Dat kan altijd en overal!
• Altijd inzicht en controle
  Wat komt er binnen, wat gaat er uit en wat is er verdiend in afgelopen periode? Loop je op schema om de bedrijfsdoelstelling te halen en houd je de financiën onder controle? Maak handige rapportages die jou inzicht geven of jouw bedrijf in de lift zit of bijgestuurd moet worden. Je kunt gemakkelijk cijfers vergelijken, bijvoorbeeld of je dit kwartaal meer winst maakt dan het vorige. 
• Lagere kosten en gemak
  Je kunt jouw administratie gemakkelijk zelf doen. Je bespaart dus kosten van een boekhouder.
• Minder foutgevoelig en het scheelt tijd
  Je maakt minder fouten, omdat je minder handmatig hoeft in te voeren. Dan is een foutje snel gemaakt. Minder handmatig werk om de administratie bij te houden betekent natuurlijk ook dat het je minder tijd kost.
• Veilig & betrouwbaar
  Jouw administratie gaat nooit verloren, want iedere 10 minuten wordt er een back-up gemaakt. Daarnaast kun je altijd en overal inloggen, de administratiesoftware is altijd up to date én worden jouw gegevens veilig in de cloud opgeslagen.
• Koppelen met externe systemen
  Je kunt eenvoudig externe software koppelen aan de administratie, zoals je webshop, bankkoppelingen, contactgegevens via de KvK opalen, jouw kassasysteem en de loonadministratie.
• Eenvoudig de administratie laten controleren
  Wil je toch jouw administratie laten controleren door een boekhouder? Dan geef je deze heel gemakkelijk direct toegang tot jouw administratie. Dit kost bij e‑Boekhouden.nl zelfs niets extra’s.

Zelf administratie bijhouden of uitbesteden?

Je kunt nu een weloverwogen beslissing nemen of je zelf een financiële administratie kunt bijhouden voor jouw bedrijf. Dit kan in een spreadsheet met Excel, of heel handig met een boekhoudprogramma. Wij hebben voor jou 8 tips voor de perfecte boekhouding. Heb je een complexe administratie, dan is een boekhouder misschien handig voor je. Een boekhouder of accountant kan jouw administratie controleren en desgewenst advies geven.

Veelgestelde vragen
Wat is de betekenis van administratie?
Definitie: Administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en het afleggen van verantwoording daarover door middel van boekhouding. Informatie is in deze definitie een breed begrip. Het kan namelijk gaan over personeel, prijzen, adressen, notities enzovoort. Alle vastgelegde gegevens over jouw onderneming, zowel op papier als op je computer of online in de cloud, horen bij jouw administratie.
Waarom moet je een administratie bijhouden?
Met een goede administratie houd je overzicht over de inkomsten, uitgaven en btw. Dit vormt de basis voor jouw bedrijfsvoering en je kunt beslissingen nemen om je bedrijf bij te sturen, het rendement van jouw organisatie te verhogen of de bedrijfsactiviteiten te optimaliseren. Met de gegevens uit jouw administratie kun je aangiften invullen. Bewijsvoering van jouw financiële cijfers en de verantwoording daarover aan de Belastingdienst. Het is wettelijk verplicht om een administratie te houden en 7 jaar te bewaren.
Hoe lang moet je jouw administratie bewaren?
De Belastingdienst geeft hier een antwoord op, namelijk 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je trouwens 10 jaar bewaren. Dus wel even hier op letten om niet in de problemen te komen.
Hoe bewaar je de administratie?
In principe is het de bedoeling dat je de gegevens uit jouw administratie in originele vorm bewaart. Dat is dus digitaal of op papier. Het papierwerk mag je wel omzetten in een digitale vorm. Dat heet converteren. Dit mag je doen als je aan de fiscale voorwaarden voldoet. Stem dit wel altijd eventjes af met de Belastingdienst. Als je jouw gegevens digitaal bewaart, dan is het belangrijk dat de Belastingdienst jouw programma’s en bestanden bij een controle kan gebruiken.

Best beoordeelde administratiepakket van Nederland

Je kunt de administratie doen zoals je wil. Bijvoorbeeld met behulp van een administratie in Excel op je eigen computer, maar je kunt ook ‘in de cloud’ werken. Dat kan met een administratiepakket. Als je een administratieprogramma gebruikt, werk je online. Al jouw gegevens worden online bewaard en zijn zo veilig opgeborgen. Bij een brand of computercrash ben je dan niet zomaar alles kwijt.

Heb je een eigen bedrijf en wil je jouw bedrijfsadministratie zelf doen? Sluit dan nu een gratis proefaccount af bij het boekhoudprogramma e‑Boekhouden.nl, het best beoordeelde administratiepakket van Nederland, en start vandaag nog met online boekhouden.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen