Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Home > Factureren > Digitale factuur

Digitale factuur

Stapels facturen op de deurmat is verleden tijd. Steeds meer ondernemers versturen hun facturen namelijk digitaal. Maar wat is nu precies een digitale factuur en welke voordelen heeft digitaal factureren? Wij leggen het uit!


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Wat is een digitale factuur?

Een digitale factuur is een factuur die u digitaal ontvangt, verwerkt en verstuurt. Voor deze vorm van factureren is geen printer, papier of postzegel nodig.

Digitale factuur versus een elektronische factuur

Een digitale factuur wordt ook wel vaker een e-factuur genoemd, maar dit zijn twee verschillende dingen. Een digitale factuur is namelijk een digitaal bestand, zoals een Word-document of een Pdf-document, dat bijvoorbeeld per mail wordt verstuurd. Een e-factuur is een versleuteld bestand (UBL) die computers makkelijk kunnen lezen.

Digitale factuur maken

Een digitale factuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur. Alleen de manier van versturen, verwerken en ontvangen is bij digitaal factureren anders.

Voordelen digitaal factureren
Digitaal factureren heeft veel voordelen. Het bespaart namelijk tijd, voorkomt fouten en is veel milieuvriendelijker! Alle voordelen op een rijtje:

  • Bespaart tijd
    Het verwerken van papieren facturen kost veel tijd. U moet de envelop openmaken, de gegevens op de factuur overnemen, de factuur inscannen of in een map stoppen. Zeker als u ook nog papieren facturen verstuurt, kost dat veel tijd. Denk aan het uitprinten van de factuur, de factuur in een envelop stoppen, de adresgegevens erop schrijven of plakken en dan nog een ritje maken naar de dichtstbijzijnde brievenbus. Dat kan allemaal veel sneller door digitaal te factureren.
  • Vermindert fouten
    Het handmatig verwerken van facturen is erg foutgevoelig. Bijvoorbeeld als u de bedragen moet overtypen of knippen/plakken. Een foutje is dan snel gemaakt. Met digitale facturen vermindert u de kans op fouten.
  • Is milieuvriendelijker
    Ga maar eens na hoeveel facturen u per jaar verstuurt. Papieren facturen moeten worden geprint en verstuurd. Daarvoor is papier, inkt, een envelop en benzine nodig om de factuur bij uw klant te krijgen. Dit kan met een digitale factuur allemaal geschrapt worden en dat scheelt een heleboel bomen en co2-uitstoot.
  • Bespaart geld
    En doordat u niet meer zoveel papier, inkt, enveloppen en postzegels nodig heeft, bespaart u dat ook nog eens een heleboel geld.
  • Facturen worden sneller betaald
    Op een digitale factuur kunt u een linkje plaatsen waarmee uw klant de factuur direct kan betalen. Hierdoor zullen uw facturen veel sneller worden betaald. Papieren facturen belanden vaak ergens op een stapel en worden vaak pas veel later verwerkt, waardoor u langer op uw geld moet wachten.

Digitale factuur

Tips voor online factureren

Factureren wordt een stuk makkelijker, leuker en sneller wanneer u gebruikmaakt van een online factuurprogramma.

Digitale facturen direct verwerken in de boekhouding

Door middel van Mail & Herken kunt u digitale facturen laten herkennen. U stuurt de digitale factuur naar uw facturatieprogramma en de factuurgegevens worden dan automatisch overgenomen. U krijgt een boekingsvoorstel en hoeft dit alleen even te controleren. Akkoord? Uw ontvangen factuur staat meteen in uw boekhouding.

Papieren facturen digitaliseren

Ook papieren facturen kunt u met een facturatieprogramma makkelijk digitaliseren. Met Scan & Herken maakt u een foto van uw factuur en de gegevens worden dan automatisch omgezet naar een boekingsvoorstel. De foto van uw factuur slaat u daarna op in uw boekhouding, waardoor u geen mappen met papieren facturen meer nodig heeft.

Digitale facturen versturen

U kunt uw facturen als bijlage meesturen in een mailtje, maar u kunt ook via uw facturatieprogramma uw facturen versturen. Dit scheelt weer een extra handeling en u ziet precies welke facturen er al zijn verstuurd en betaald.

Veelgestelde vragen  
 

Wat moet er op een digitale factuur staan?

     
  • Uw volledige naam en die van uw klant
  • Uw adres en het adres van uw klant
  • Uw btw-nummer en KvK-nummer
  • De datum waarop u de factuur verstuurt
  • Een omschrijving van de diensten of producten
  • De hoeveelheid van de diensten of producten en de leverdatum
  • Het bedrag dat u in rekening brengt exclusief btw
  • Het btw-tarief en -bedrag
  • Het totaalbedrag inclusief btw
  • De betalingstermijn die u hanteert
  • Uw banknummer (optioneel)
  • Een opeenvolgend factuurnummer

Wat is een e-factuur?

     
Een elektronische factuur (e-factuur) is een digitaal versleuteld bestand (UBL) wat computers makkelijk kunnen lezen. Alle gegevens in dit document staan op een vaste plek, waardoor een e-factuur automatisch kan worden verwerkt in andere systemen die hiervoor geschikt zijn.

Wat is UBL?

     
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een technische term voor de manier waarop online facturen kunnen worden opgesteld. Met UBL verstuurt én verwerkt u nog sneller uw facturen. Doordat de meeste leveranciers, klanten en overheden ook met UBL werken, wordt het steeds makkelijker om online te factureren. En omdat ook e-Boekhouden.nl werkt met UBL weet u zeker dat uw facturatiemodule up-to-date is.
 

Wilt u graag eens gaan experimenteren met het digitaal factureren? Probeer het factuurprogramma e-Boekhouden.nl gratis uit!


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

GRATIS voor starters!

Claim nu
15 maanden gratis

Meer informatie

Actie