Factureren
Als ondernemer maak je veel keuzes tijdens het managen van je organisatie. Factureren is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en het is een fijne gedachte om op financieel gebied alles onder controle te hebben. Het facturatieproces is tegenwoordig goed en eenvoudig in eigen beheer te nemen.
Houd je de financiële administratie al zelf bij? Dan weet je als geen ander dat het kiezen voor het vereenvoudigen of automatiseren van terugkerende taken in de boekhouding altijd winst oplevert.
Wil je weten hoe het proces van online factureren in zijn werk gaat, waarvoor er nog meer winst te behalen valt en hoe je goede facturen maakt? Op deze pagina lees je alle ins en outs over factureren.
Facturatie verwerking en online beheer
Maandelijks ontvang en verstuur je waarschijnlijk veel facturen, of het nu gaat om ingekochte producten, diensten die je hebt afgenomen, of personeel wat je hebt ingehuurd. Als je de discipline hebt om alle facturen netjes op tijd te verwerken, betalen, versturen en iedere keer op eenzelfde wijze te administreren, dan is dat natuurlijk helemaal prima. Maar je herkent het vast wel dat als er iets fout gaat of simpelweg te veel tijd kost, dat je dan denkt: kan ik mijn facturatie niet simpeler beheren? En dan het liefst in (veel) minder tijd én foutloos?
Facturatiemodule
De software van e‑Boekhouden.nl is niet alleen gericht op boekhouden, maar je kunt binnen de facturatiemodule jouw gehele facturatie inregelen. De facturatiemodule heeft ontzettend veel functies en is inclusief urenregistratie, offertemodule en voorraadbeheer. Met e‑Boekhouden.nl kun je op eenvoudige en professionele wijze boekhouden en facturen maken, in jouw eigen huisstijl.
Probeer vandaag nog onze facturatiemodule gratis en vrijblijvend uit en ervaar hoe eenvoudig je facturatie kan zijn. De meeste handmatige taken horen tot het verleden.
Wat is online factureren?
Online factureren is het proces rondom het verwerken van alle ontvangen en verzonden facturen in een online factuurprogramma. Facturen maken, betalen, bewaren en verzenden gebeurt allemaal online in de cloud in een op maat gemaakt softwareprogramma die handmatige processen zo veel mogelijk van je overneemt. Vaak is een facturatiemodule direct gekoppeld aan een boekhoudmodule, zodat al je facturen automatisch in de boekhouding worden verwerkt.
Online factureren uitgelegd: de voordelen, regels & eisen
Nog niet zo heel lang geleden werden facturen voornamelijk gemaakt in Word of Excel, opgeslagen op een computer, uitgeprint en per post verstuurd. Dat werkt natuurlijk prima, maar tegenwoordig wordt er veel gebruik gemaakt van online factuurprogramma’s om digitale facturen te maken en te versturen. Alles in één en alles onder één dak. Handig toch?
Of je organisatie nu groot of klein is, het is altijd belangrijk dat je facturatieproces foutloos verloopt. Voor zowel zzp’ers als mkb’ers maakt een goed factuurprogramma factureren een stuk eenvoudiger. Bespaar tijd, voorkom slordigheidsfoutjes en onnodige administratieve werkzaamheden en kies er voor om jouw administratieve processen waar mogelijk te automatiseren.
Voordelen online factureren
Online factureren heeft veel voordelen. Het bespaart voornamelijk tijd, voorkomt fouten en is veel milieuvriendelijker! Alle voordelen op een rijtje:
- Geeft financieel inzicht
In een online factuurprogramma is in één oogopslag duidelijk te zien welke klanten jouw factuur wel en niet hebben betaald. Je hoeft ook niet meer eindeloos te zoeken naar die ene factuur, maar kunt eenvoudig alle facturen eenvoudig oproepen in een overzichtelijke lijst.
- Bespaart tijd
Het verwerken van papieren facturen kost veel tijd. Je moet alle gegevens op een factuur overnemen, de factuur inscannen of in een map opbergen. Zeker als je ook nog papieren facturen verstuurt, kost dat alles bij elkaar opgeteld veel tijd. Dat kan allemaal veel sneller door digitaal te factureren. Je kunt bijvoorbeeld ook razendsnel vanuit het factuurprogramma met één klik jouw btw-aangifte doen.
- Vermindert fouten
Het handmatig verwerken van facturen is erg foutgevoelig. Bijvoorbeeld als je bedragen moet overtypen of kopiëren en plakken. Een foutje is dan snel gemaakt. Omdat jouw facturatie bijna helemaal kan worden geautomatiseerd, verminder je de kans op fouten.
- Professionele uitstraling
Je zult graag met jouw facturen naar klanten een professionele en betrouwbare indruk willen maken. Met factuursjablonen, goedgekeurd door de Belastingdienst én die voldoen aan de eisen, heb je eenvoudig een herkenbaar ontwerp gemaakt voor jouw facturen. Je kunt de facturen zelfs helemaal opmaken in jouw eigen huisstijl.
- Automatische koppeling met jouw boekhouding
Een facturatieprogramma wordt vaak in combinatie met boekhoudsoftware gebruikt. Het voordeel daarvan is dat iedere gemaakte factuur ook direct verwerkt kan worden in de boekhouding. Je bent tenslotte toch verplicht om jouw financiële administratie bij te houden. Dan maar beter overzichtelijk alles in eenzelfde pakket, toch? Je houdt hiermee overzicht. Op ieder gewenst moment zie je wat er wel en niet is betaald en weet je hoe jouw bedrijf ervoor staat. Door zowel een factuurprogramma als een boekhoudprogramma aan te schaffen, automatiseer je de boekhoudkundige processen optimaal.
- Facturen worden sneller betaald
Op een digitale factuur kunt je een linkje plaatsen waarmee jouw klant een factuur direct kan betalen. Je kunt kiezen uit verschillende betaalopties zoals creditcard en iDEAL. Hierdoor zullen jouw facturen veel sneller worden betaald. Papieren facturen belanden vaak ergens op een stapel en worden vaak dan ook later verwerkt, waardoor je langer op je geld moet wachten. Heeft jouw klant een keer niet op tijd betaald? Dan stuur je eenvoudig jouw herinneringen en aanmaningen, direct vanuit e‑Boekhouden.nl.
- Veilig bewaard in de cloud
Met factureren in de cloud worden jouw facturen veilig opgeslagen en is jouw administratie altijd en overal toegankelijk. Geen overvolle mappen meer met uitgeprinte facturen, jij bewaart ze online.
- Is milieuvriendelijker
Ga maar eens na hoeveel facturen je per jaar verstuurt. Papieren facturen moeten worden geprint en verstuurd. Daarvoor is papier, inkt, een envelop en benzine nodig om de factuur bij jouw klant te krijgen. Dit kan met een digitale factuur allemaal geschrapt worden en dat scheelt een heleboel bomen en co2-uitstoot.
- Bespaart geld
En doordat je niet meer zoveel papier, inkt, enveloppen en postzegels nodig hebt, bespaar je daarop ook nog eens op jouw uitgaande geldstroom en heeft dit een positieve invloed op jouw cash flow.
Regels & eisen
Er zijn een aantal wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen. Wanneer je een factuur maakt, zorg er dan voor dat de volgende zaken vermeld staan:
- Jouw volledige naam en die van je klant
- Jouw adres en het adres van je klant
- Jouw btw-nummer en KvK-nummer
- De datum waarop je de factuur verstuurt
- Een omschrijving van de diensten of producten
- De hoeveelheid van de diensten of producten en de leverdatum
- Het bedrag dat je in rekening brengt exclusief btw
- Het btw-tarief en -bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- De betalingstermijn die je hanteert
- Jouw banknummer (optioneel)
- Een opeenvolgend factuurnummer
Jouw facturatie inregelen en beheren
De software van e‑Boekhouden.nl is niet alleen gericht op boekhouden, maar je kunt binnen de facturatiemodule je gehele facturatie inregelen. Hieronder kun je veel nuttige informatie vinden hoe de verschillende facturatieprocessen in elkaar steken en hoe deze onderdelen in de software van e‑Boekhouden.nl werken.
1. Invoeren van ontvangen facturen
Je kunt ontvangen facturen op verschillende manieren veilig bewaren in het digitaal archief in e‑Boekhouden.nl. Handmatig facturen invoeren behoort echt tot het verleden! Je kunt altijd zelf kiezen uit één van de volgende opties:
- Handmatig uploaden
Upload jouw factuur handmatig in het digitaal archief, door het in te scannen en te uploaden.
- Factuur mailen
Heb je een factuur per e-mail ontvangen? Dan kun je deze direct doorsturen naar je eigen digitaal archief. Je gebruikt hiervoor een speciaal eigen e-mailadres.
- De e‑Boekhouden.nl app
Maak van een per post ontvangen factuur eenvoudig een foto met onze speciaal ontwikkelde app. Binnen een paar seconden upload je de factuur direct naar je boekhouding.
Je kunt het factureren helemaal gemakkelijk maken door de herkenfuncties van onze facturatiesoftware automatisch de gegevens op een factuur te laten overnemen. Dit bespaar je nóg meer tijd en je hoeft voortaan alleen nog maar facturen te controleren.
Benieuwd naar onze facturatiesoftware? Bekijk in de volgende video hoe je een ontvangen factuur invoert.
2. Een factuur maken en versturen
Factureren kan het hoogtepunt van de maand zijn, als je dit op een gemakkelijke manier doet. Er zijn veel ondernemers en zzp’ers die zelf de facturen opmaken en het ook leuk vinden om dit proces van dichtbij te volgen. Er wordt tenslotte geld binnengehaald en verdiend. In onze facturatiemodule is een factuur maken super eenvoudig.
- Wat is een factuur?
Een factuur is een document waarop je de geleverde diensten of producten en betalingsvoorwaarden vermeldt. De factuur wordt naar de klant gestuurd als ‘betalingsverplichting’. Vaak wordt de factuur na de levering van een dienst of product verstuurd, maar je kunt er ook voor kiezen een factuur eerder te sturen voor een deelbetaling of een aanbetaling. In dat geval wordt een factuur ook wel een pro-formafactuur genoemd.
- Factuur template
Om simpel en snel te kunnen factureren is het handig om een standaard template te maken die je steeds weer kunt gebruiken. Ook is het verstandig om een logische structuur aan te brengen in het versturen en het opslaan van de facturen.
Er zijn ook andere programma’s die je kunt gebruiken om een factuur te maken, zoals Word of Excel. Je kunt kiezen voor een standaard template of er zelf één ontwerpen. Met de keuze voor een online boekhoudprogramma als e‑Boekhouden.nl kies je voor een totaal oplossing waarin je eenvoudig facturen maakt en het gehele facturatieproces optimaliseert.
Je kunt in principe je factuur per post of digitaal versturen. Vaak wordt er gekozen voor dat laatste. Stuur de factuur in een aparte e-mail, zodat deze voor beide partijen eenvoudig terug te vinden is. Met e‑Boekhouden.nl kun je de facturen direct vanuit jouw boekhouding versturen.
Je kunt jouw facturen als bijlage meesturen in een e-mail, maar je kunt ook via het facturatieprogramma jouw facturen versturen. Dit scheelt weer een extra handeling en je ziet precies welke facturen er al zijn verstuurd en betaald.
Wil je graag eens gaan experimenteren met het digitaal factureren? Bekijk de volgende korte video:
Factuur voorbeeld
Een factuur heeft altijd als opbouw een logische structuur. Zoals eerder vermeld is het belangrijk dat alle verplichte gegevens worden opgenomen. Maak gebruik van onze standaard factuurtemplates, zodat je verzekerd bent dat je kwalitatief goede facturen uitstuurt. Bekijk hieronder een voorbeeld factuur uit onze software:
Voorbeeld factuur in 10 onderdelen
Dit factuur voorbeeld is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Het is belangrijk dat jouw factuur volledige informatie bevat, zowel voor jouzelf als voor je relatie. In onze facturatiemodule kun je op eenvoudige wijze alle benodigde data invoeren. Hieronder volgen de 10 onderdelen. De vetgedrukte onderwerpen zijn verplicht, de anderen zijn optioneel. Houd in je achterhoofd: des te completer de informatie op je factuur is, des te gemakkelijker facturen terug te vinden én op te nemen zijn in jouw financiele administratie.
- Relatie
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Jouw kenmerk
- Betalingstermijn
- Factuurtekst
- Sjabloon
- Verzendwijze
- Mutatieomschrijving
- Product/dienst toevoegen
Wil je weten hoe je een factuur kunt maken in onze software? Maak dan nu direct vrijblijvend een proefaccount aan, of lees dit artikel over 'factuur maken'.
3. Factuur bewaren en direct verwerken in de boekhouding
De Belastingdienst moet jouw boekhouding kunnen controleren. Je moet jouw facturen daarom minstens zeven jaar bewaren. Voor facturen van onroerend goed, elektronische diensten, telecommunicatie en radio- en televisieomroepdiensten geldt een bewaarplicht van tien jaar. Sla de facturen op onder de naam van de klant met een uniek factuurnummer, zodat je deze altijd makkelijk terug kunt vinden. Maak aparte mappen aan voor de verschillende maanden en (eventueel) klanten, om jouw administratie overzichtelijk te houden. Kies je voor ons online boekhoudprogramma, dan wordt alles veilig in de cloud opgeslagen.
- Alle facturen automatisch in jouw boekhouding
Met behulp van onze handige koppelingen worden jouw facturen uit andere systemen eenvoudig en snel in jouw boekhouding geplaatst. Zo staan jouw declaraties, werkbonnen, tankbonnen, gewerkte uren of andere facturen direct voor je klaar op de juiste plek.
Wil je dat de overige facturen ook direct worden herkend én in de boekhouding geplaatst worden? Gebruik dan onze handige Scan & Herken en Mail & Herken-functies.
Gratis factuurprogramma
Het factuurprogramma e‑Boekhouden.nl is voor startende ondernemers de eerste 15 maanden gratis. Hiermee kun je eenvoudig facturen opstellen, versturen en bewaren. Een factuurprogramma neemt je heel wat administratief werk uit handen en helpt je jouw boekhouding volledig up-to-date te houden.
Belangrijke onderdelen van een factuurprogramma
- Betaalmethodes: Betalen via iDeal, Creditcard, PayPal of een andere betaalprovider? Met e‑Boekhouden.nl kan het allemaal.
- Huisstijl: Het is mogelijk om jouw facturen in eigen huisstijl op te maken, maar je kunt ook gebruik maken van een standaard lay-out.
- Automatische incasso: Heb je veel terugkerende facturen, dan is de optie voor een incassobestand erg handig, want hierdoor automatiseer je een groot gedeelte van je facturatie.
- Abonnementen: Hebben jouw klanten een abonnement bij jou of heb je andere periodiek terugkerende facturen? Maak dan gebruik van de functie abonnementen. Na het instellen van de periode worden facturen automatisch klaargezet en met één druk op de knop aangemaakt en verzonden.
- Uren registreren en factureren: Met de urenmodule kun je eenvoudig, van jouzelf of jouw medewerkers, alle gewerkte uren bijhouden, registreren en factureren.
- Voorraadadministratie: Hou op een overzichtelijke en efficiënte wijze jouw voorraad bij. De voorraad wordt continu automatisch bijgewerkt, dus de waarde van jouw voorraad kan altijd automatisch verwerkt worden in de boekhouding.
- Koppeling met de boekhouding: Bij e‑Boekhouden.nl is de facturatiemodule gekoppeld aan de boekhoudmodule. Dat is wel zo makkelijk.
- Mail & Herken en Scan & Herken: Sinds 2014 heeft e-Boekhouden de functies Mail & Herken en Scan & Herken ontwikkeld. Hiermee kun je snel en automatisch facturen, bonnetjes of contracten in jouw digitale archief plaatsen. Met Mail & Herken en Scan & Herken bespaar je veel tijd en worden er minder fouten gemaakt bij het overnemen van belangrijke (financiële) gegevens.
Facturatieprogramma vergelijken: 4 tips
De keuze van facturatieprogramma’s is eindeloos. Ben je nog verschillende programma’s aan het vergelijken, let dan goed op of alle functies die je nodig hebt in het pakket zitten. Het is belangrijk dat je goed onderzoekt wat je wil en of het factuurprogramma dit biedt. Hieronder vind je vier veel voorkomende onderdelen waar facturatieprogramma’s op worden vergeleken:
1. Ga na wat de exacte kosten van het factuurprogramma zijn
In de meeste gevallen betaal je per maand voor een facturatieprogramma, waardoor je ook een opzegtermijn hebt van een maand. Soms moet je per jaar betalen en zit je vast aan een jaarlicentie. Houd daar dus rekening mee.
2. Check of de eigen huisstijl te gebruiken is
Kijk ook of het mogelijk is om je facturen in eigen huisstijl op te maken of dat je een standaard lay-out moet gebruiken.
3. Onderzoek de mogelijkheden voor automatische incasso
Niet alle factuurprogramma’s zijn geschikt voor automatische incasso’s. Heb je veel terugkerende facturen, dan is een optie voor een incassobestand erg handig, want hierdoor automatiseer je een groot gedeelte van je facturatie.
4. Bekijk alle extra features en of er een koppeling met de boekhouding mogelijk is
Let er ook op of de facturatiesoftware puur bedoeld is voor het aanmaken van facturen en het versturen ervan of dat het ook gekoppeld kan worden aan jouw boekhouding. Sommige facturatiepakketten bevatten ook de functie urenregistratie en offertes maken.
Het belang van een up-to-date administratie
Voor iedere ondernemer is het van groot belang om de administratie vanaf het begin goed bij te houden. Niet alleen omdat dit moet van de Belastingdienst, maar ook om als ondernemer heldere inzichten te krijgen in de gang van zaken en jouw financiële situatie. Ook zorg je er zo voor dat je administratie, wanneer je groeit als ondernemer, te overzien blijft en je niet onnodig veel tijd kwijt bent.
| Veelgestelde vragen | |||||||||
Wat is factureren? |
 |
||||||||
|
Factureren is het maken en versturen van rekeningen naar zakelijke klanten. De facturen zijn tevens een bewijslast voor de boekhouding.
|
|||||||||
Wat is een factuurprogramma? |
|
||||||||
|
Een factuurprogramma is een softwarepakket waarmee je snel en professioneel online kunt factureren. Het tijdperk van de papieren factuur is daarmee verleden tijd. Met factuursoftware heb je in een handomdraai een mooie factuur gemaakt.
|
|||||||||
Wat moet er op een factuur staan? |
|
||||||||
|
|||||||||
Hoe lang moet een factuur bewaard worden? |
|
||||||||
|
|||||||||
Wanneer kunnen facturen het beste verstuurd worden? |
|
||||||||
|
De Belastingdienst stelt als eis dat facturen uiterlijk moeten zijn verstuurd op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin is geleverd.
|
|||||||||
Waar zijn ingeboekte facturen terug te vinden in de boekhouding? |
|
||||||||
|
Ga naar: Boekhouden → Overzichten → Open posten → Te ontvangen (debiteuren). Hier kuntje ook zien of facturen reeds betaald zijn.
|
|||||||||
Wat is een factuur? |
|
||||||||
|
Een factuur is een document waarop je de geleverde diensten of producten en betalingsvoorwaarden vermeldt. De factuur wordt naar de klant gestuurd als ‘betalingsverplichting’.
|
|||||||||
Kan er vanuit een offerte gefactureerd worden? |
|
||||||||
|
Ja, dat kan. Zodra een offerte door je klant is goedgekeurd, kun je aan de slag. Als je hebt afgesproken dat je klant eerst een aanbetaling moet doen, dan kun je direct vanuit de offerte een aanbetalingsfactuur aanmaken en versturen. Ook zodra de werkzaamheden zijn afgerond, of als tussentijds een factuur wilt sturen, kun je dat direct vanuit de offerte doen.
|
|||||||||
Ben je op zoek naar een handige, veilige en efficiënte manier om facturen te maken en je administratie bij te houden? Meld je aan en probeer e‑Boekhouden.nl nu gratis uit.