Jij wilt online boekhouden? Zo kies je de beste aanbieder!
Als ondernemer heb je een boekhoudpakket nodig, tegenwoordig
gaan de meeste ondernemers online boekhouden. Een boekhoudpakket stelt u in staat overzicht te houden in uw
inkomsten, uitgaven, af te dragen btw en nog veel meer. Met de veelvoud aan boekhoudpakketten waar u
tegenwoordig uit kunt kiezen, kan ik begrijpen dat het niet meevalt om het kaf van het koren te scheiden. De
onderstaande 7 tips loodsen u overzichtelijk door dit proces. Vooral de laatste tip levert u veel
op!
1. Online boekhouden moet snel zijn
Niets is zo vervelend dan dat u steeds moet wachten voor er een nieuw scherm geladen is. Het
boekhouden wordt daarmee een onnodig tijdrovend en levert stress op. Zorg er daarom voor dat u de snelheid van
het boekhoudsysteem goed controleert. Maak een proefaccount aan en log op verschillende tijden van de dag in.
Bekijk diverse functies en vorm zo een beeld bij de snelheid. U zult ontdekken dat er grote verschillen zijn.
2. Ga online boekhouden met functies die u nodig heeft
Wilt u veel automatisering, wilt u ook facturen kunnen sturen, voorraad bijhouden, een urenregistratie bijhouden etc. Met online boekhouden kan het allemaal, maar ieder boekhoudpakket heeft zijn eigen functies en mogelijkheden. Vooral het automatiseren van uw boekhouding is tegenwoordig sterk in ontwikkeling. Met steeds minder tijd en minder boekhoudkennis, kunt u toch een volledige en correcte boekhouding voeren. Om u hiermee op weg te helpen volgen hier een aantal functies waaraan u misschien niet gedacht heeft, die wel zeer belangrijk zijn bij de keuze van een aanbieder mbt online boekhouden.
-
Koppeling met uw bank
Het invoeren van uw afschriften en zelfs het importeren is tegenwoordig niet meer nodig. Een modern pakket voor online boekhouden heeft met de grootste Nederlandse banken een automatische koppeling. Door de automatische koppeling komen uw afschriften volledig automatisch in uw boekhoudpakket terecht. Zo voorkomt u invoerfouten, en is uw boekhouding altijd up-to-date. -
Automatisch herkennen van facturen en bonnetjes
Dit een functie waarmee leveranciers van online boekhouden zich proberen te profileren. Het doel van deze functie is dat u uw facturen en bonnetjes digitaal aanbiedt bij uw boekhoudpakket. De meeste facturen ontvangt u per email en kunt u daardoor direct doorsturen naar uw boekhoudomgeving, van bonnetjes en facturen die u op papier krijgt, maakt u een scan of foto. Het boekhoudpakket interpreteert uw digitale bestanden en maakt hiervan een boekingsvoorstel. Een boekingsvoorstel is eenvoudigweg een invoerscherm waarin de herkende gegevens alvast ingevuld zijn.
De kwaliteit van de herkenfunctie is hierbij zeer bepalend. Iedere aanbieder zal zeggen dat de kwaliteit hiervan heel goed is en/of dat deze zelflerend is. In de praktijk blijken de verschillen heel groot te zijn. -
Btw-aangifte
Eén van de hoofddoelen van het bijhouden van een online boekhouding is het bijhouden van de btw die u ontvangen heeft en de btw die u betaald heeft. Op basis daarvan vult u immers uw btw-aangifte in. Hoewel iedere boekhoudpakket een functie voor de btw-aangifte heeft, zijn er toch belangrijke verschillen.
Niet alle online boekhoudpakketten bieden namelijk de mogelijkheid om de btw-aangifte direct door te sturen naar de belastingdienst. U moet dan zelf inloggen op de website van de belastingdienst en de gegevens handmatig overtypen. Niet alleen is dit foutgevoelig, maar ook onnodig tijdrovend. Daarnaast bevat een btw-aangifte nog veel meer gegevens. Als u bijvoorbeeld zaken doet met particulieren of bedrijven in het buitenland, zijn er meer gegevens om in te vullen op uw btw-aangifte. Een goed boekhoudpakket regelt ook dit soort zaken automatisch voor u.
3. Online boekhouden kan niet zonder een professionele klantenservice
Vroeg of laat zult u contact opnemen met de klantenservice.
Vooral als u minder ervaring heeft met boekhouden, is het fijn om even van een professional te horen of u iets
goed of niet goed doet. Het is daarom belangrijk dat uw boekhoudpakket een professionele klantenservice heeft
die goed bereikbaar is. Zo zou een klantenservice in de basis bereikbaar moeten zijn via e-mail, telefoon en
chat. En dan niet op een manier dat u eerst 10 minuten in en wachtrij moet staan natuurlijk.
4. Wat zeggen anderen over het boekhoudpakket?
Het voordeel van online boekhouden is dat u veel gegevens op internet kunt vinden. De leverancier van een boekhoudpakket kan u gouden bergen beloven, maar de mening van bestaande klanten bepaalt pas écht hoe goed een boekhoudpakket is. De beste manier om hiervan een indruk te krijgen is om zelf op zoek te gaan naar reviews en klantervaringen op internet. Als een leverancier reviews op zijn eigen website plaatst, check dan of deze controleerbaar zijn. Wordt de naam of het bedrijf die de review geschreven heeft erbij vermeld? Staat er een foto bij? Zorg ervoor dat u hiervan een goede indruk krijgt, voordat u de review vertrouwd. Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om reviews op te zoeken op onafhankelijke review-websites. In Nederland is Trustpilot zo’n onafhankelijke website waarop u van heel veel boekhoudpakketten kunt nagaan wat bestaande klanten van hun boekhoudpakket vinden.
5. De stabiliteit: kunt u over 5 jaar nog steeds online boekhouden?
Nee, hiermee bedoel ik niet de downtime of storingsgevoeligheid van uw boekhoudpakket. Als u eenmaal voor een boekhoudpakket kiest, is het vaak veel gedoe om over te stappen naar een ander boekhoudpakket. Het is daarom heel belangrijk om een leverancier te kiezen waarmee u een langdurige relatie kunt opbouwen. Afhankelijk van hoe grondig u wilt zijn, kunt u dat als volgt doen:
-
Financiële stabiliteit
Niets is zo vervelend dan als uw boekhoudpakketleverancier onverhoopt failliet zou gaan. Kunt u nog bij uw gegevens, wat gebeurd er met de software: allemaal zaken waarmee u niet in aanraking wilt komen. Het is daarom belangrijk om na te gaan hoe kapitaal krachtig een leverancier is. Op internet zijn diverse websites beschikbaar die voor een kleine vergoeding een rapport aanleveren waaruit u kunt opmaken hoe het met eventuele schulden gesteld is, hoe het met betalingsachterstanden gesteld is en u zo een overzicht geven van de waarschijnlijkheid dat het door u gekozen boekhoudpakket nog lang zal blijven bestaan. -
Ervaringsjaren
Algemeen kan gezegd worden dat hoe langer een boekhoudpakket bestaat, hoe kleiner de kans is dat deze in financiële problemen komt. Zo wordt het klantenbestand doorgaans groter naarmate een bedrijf langer bestaat en kunt u hieruit afleiden dat wat het boekhoudpakket biedt in algemene zin goed is. Anders zou het immers al niet meer bestaan. Een termijn van minimaal 10 jaar is zeker aan te raden. -
Overnamekans
In iedere markt worden op een bepaald moment de kleinere aanbieders overgenomen door de grotere aanbieders. Het is voor de grotere aanbieders zo mogelijk om snellere groei te realiseren en een concurrent uit de markt te halen. Maar als uw boekhouding ondergebracht is bij een leverancier die wordt overgenomen, dan komen weer diverse onzekerheden om de hoek kijken: blijft het boekhoudpakket in ongewijzigde vorm behouden, blijven de prijzen hetzelfde etc. Ook een situatie die u het liefst wilt voorkomen. Hoewel deze factor moeilijk in te schatten is, kunt u wel een indruk krijgen door na te gaan hoe groot een boekhoudpakket is. Dat kan op basis van aantal klanten, aantal medewerkers, hoe lang bestaan ze al etc. -
Winstbejag
Zo ongeveer ieder bedrijf is op zoek naar winst. Bij sommige ondernemingen is de drijfveer om winst te maken te groot. Dit ziet u vooral bij veel beursgenoteerde bedrijven of andere constructies waarbij er externe investeerders zijn. Externe investeerders investeren geld, in ruil voor een bepaald rendement. Dat rendement bestaat eenvoudigweg uit de winst die behaald wordt. In een constructie waarin een boekhoudpakket afhankelijk is van externe investeerders, is er dus een kans dat de bestuurders te hard bezig zijn om de winst te vergroten. Het vergroten van winst kan gerealiseerd worden door prijzen te verhogen of kosten te verlagen. In een ongunstig geval zou het zo kunnen zijn dat op termijn de prijzen omhoog gaan, en de kwaliteit van de klantenservice omlaag gaat. Dan wordt online boekhouden ineens een stuk minder aantrekkelijk!
6. De kosten
Een gratis boekhoudpakket bestaat niet. Links of rechtsom moeten er immers inkomsten zijn. Dat u voor een goed boekhoudpakket betaalt is dus logisch. Door die inkomsten kan uw leverancier investeren in innovatie en het boekhoudpakket verder uitbreiden. Als u een prijsvergelijking gaat doen, zult u merken dat de prijzen enorm uiteen lopen. Betekend dat dat een goedkoper boekhoudpakket slechter is? Absoluut niet! De prijs die u moet betalen voor een boekhoudpakket wordt namelijk vooral bepaalt door de efficiëntie van de organisatie en de drang om winst te maken. Een boekhoudpakket met een langdurige goede reputatie zal daarom waarschijnlijk een betere prijs/kwaliteit verhouding hebben dan een duurder boekhoudpakket.
Een kleine valkuil is hier echter wel van toepassing: soms kan een boekhoudpakket niet meer geld vragen voor zijn diensten omdat eenvoudigweg bepaalde functionaliteiten ontbreken ten opzichte van concurrenten. Het is daarom belangrijk om na te gaan welke functies u nodig heeft en op basis daarvan na te gaan welke boekhoudpakket hierbij aansluit. In combinatie met de kwaliteit van de klantenservice krijgt u vervolgens een goed inzicht of de prijs klopt bij wat aangeboden wordt.
7. Ga ook online boekhouden: nu 15 maanden gratis
Wij van e‑Boekhouden.nl geloven sterk in een lange termijnrelatie. Daarom bieden wij startende ondernemers gedurende 15 maanden alle functies en mogelijkheden van e‑Boekhouden.nl volledig gratis en vrijblijvend aan. Geen verborgen kosten, geen automatische verlenging: 15 maanden gewoon gratis.