Offerte
Offertes zijn belangrijk bij het aanbieden en accepteren van zakelijke opdrachten. Offertes worden in de meeste gevallen aangeboden door bedrijven aan andere ondernemingen, particulieren en overheid.
Een offerte geeft een duidelijke omschrijving van de opdracht met daarin vermelde onderwerpen zoals; werkzaamheden, planning en kosten. Bij het offreren geef je jouw klant een goed beeld wanneer deze de opdracht accepteert.
Wat is een offerte?
Een offerte is een zakelijk voorstel namens jouw onderneming waarin je de prijsberekening, werkzaamheden, tijdsplanning en het doel beschrijft. Omdat het vaak onduidelijk of riskant is om alleen een mondelinge afspraak te maken, worden zakelijke opdrachten aangeboden in de vorm van een offerte. Op deze manier weet de opdrachtgever precies waar hij op kan rekenen bij goedkeuring van de offerte. Ook kunnen er afspraken gemaakt worden over maatwerk, extra werk, onvoorziene kosten en betalingstermijn.
Offerte maken
Welke gegevens moeten er op een offerte staan? Je wil een offerte maken, maar weet niet precies hoe zo'n offerte er precies uit moet zien en waar je rekening mee moet houden? Wij hebben alles voor je op een rijtje gezet.
- Contactgegevens van jou en de klant
- Datum van de offerte
- Een offertenummer
- Een korte beschrijving van de werkzaamheden of producten
- Het uurtarief of de prijs
- Hoe lang de offerte geldig is
Wel of geen algemene voorwaarden
Vraag je jezelf af of je moet verwijzen naar de algemene voorwaarden? Dit is niet verplicht. Maar als je ze toch al hebt, is het beter om op de offerte wel te verwijzen naar je algemene voorwaarden. Dit voorkomt later conflicten over bijvoorbeeld aansprakelijkheid. De klant is dan namelijk al akkoord gegaan met de algemene voorwaarden.
Inclusief of exclusief btw
Om misverstanden te voorkomen is het verstandig om transparant en duidelijk te zijn op de offerte. Zijn de prijzen die je noemt bijvoorbeeld inclusief of exclusief btw? En wat valt er binnen de werkzaamheden en wat valt erbuiten? Op deze manier is de kans op discussies achteraf veel kleiner.
Hulp bij het maken van offertes
Gebruik de offertemodule van e‑Boekhouden.nl, zodat je eenvoudig offertes kunt maken en omzetten naar facturen.
Waar moet je op letten bij het opstellen van een offerte?
- Gooi niet alles op één grote hoop. Misschien wil de klant wel een gedeelte van de offerte afnemen, maar heeft hij of zij nu helemaal geen idee wat de losse onderdelen moeten kosten. Met het splitten van de verschillende onderdelen, creëer je een beter overzicht.
- Maak het aantrekkelijk voor je klant. Maak je offerte in je eigen huisstijl en gebruik geen moeilijke vaktermen. Daar snapt de klant waarschijnlijk niets van.
- Na het tekenen van de offerte is deze bindend. Controleer dus goed of alles op de offerte klopt, voordat je hem verstuurt. Toch vervelend als je een cijfertje bent vergeten bij de prijs, waardoor jouw klant veel te weinig betaalt.
Offerte voorbeeld
Een offerte heeft altijd als opbouw een logische structuur. Zoals eerder vermeld is het belangrijk dat alle verplichte gegevens worden opgenomen. Maak gebruik van ons standaard offertetemplate, zodat je verzekerd bent dat je kwalitatief goede offertes verstuurt. Bekijk hieronder een voorbeeld factuur uit ons boekhoudprogramma:
Bekijk en download hier een voorbeeld van een offerte van e‑Boekhouden.nl
Online offertes maken
Het is nog niet zo lang geleden dat bijna iedereen zijn of haar offertes in Word of Excel maakte en per post verstuurde. Inmiddels gaat dit bijna allemaal via de e-mail, maar het kan nog gemakkelijker.
Er zijn verschillende programma’s waarmee je eenvoudig online je offertes maakt, verstuurt en verwerkt in je boekhouding.
Voordelen van online offertes
Met een online offerteprogramma automatiseer je het offerteproces. Alle offertes staan direct in je eigen huisstijl, inclusief de juiste gegevens. Je hoeft deze alleen nog maar aan te vullen.
- Niet meer eindeloos zoeken naar offertes, maar een handige zoekfunctie op offertes op te sporen.
- Het maken van een offerte gaat sneller en je maakt minder fouten.
- Online offertes zijn duurzamer en milieubewuster.
- Een verzorgde offerte komt professioneel over en levert je waarschijnlijk meer opdrachten op.
Integratie met je boekhouding
Het grootste voordeel is misschien wel dat je de offertesoftware kunt integreren met je boekhouding, als je ook gebruikmaakt van een online boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma’s hebben namelijk de mogelijkheid om met een simpele handeling van een offerte een factuur te maken. Met een totaaloplossing (waarmee je de boekhouding doet, offertes opstelt en facturen maakt) kun je wel 90% van je administratie automatiseren. Zo heb je alles in één overzicht en worden offertes en facturen direct verwerkt in je boekhouding.
Offertesoftware uitproberen
Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van je onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.