Wat is het verschil tussen een e-factuur en een normale factuur?

Een e-factuur verschilt op meerdere vlakken van een normale papieren of via e-mail verzonden factuur. Een normale factuur moet handmatig verwerkt worden in de boekhouding, omdat deze niet voldoet aan de structuur die automatische verwerking mogelijk maakt. Bij een e-factuur is automatische verwerking wel mogelijk. Een e-invoice of e-factuur is zo opgesteld en gecodeerd dat een softwaresysteem alle elementen van de factuur kan ontleden, inlezen en verwerken. Hierdoor wordt handmatige invoer overbodig en is de kans op fouten minimaal.

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf-factuur?

Een pdf-factuur is een normale factuur die als pdf-bestand wordt bewaard en via e-mail wordt doorgestuurd. Net als bij een papieren factuur moet deze nog steeds handmatig verwerkt worden in de boekhouding. Een e-factuur wordt elektronisch verzonden via beveiligde netwerken zoals Peppol, wat zorgt voor een snelle en veilige overdracht tussen boekhoudsystemen. Bovendien worden e-facturen automatisch ingelezen en verwerkt. Dit maakt e-factureren nauwkeuriger, kostenbesparend en efficiënter.

Is e-factureren geschikt voor kleine bedrijven of zelfstandigen?

Ja, e-factureren is zeer geschikt voor kleine bedrijven en zelfstandigen. In steeds meer Europese landen wordt het verplicht voor btw-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties. Voor kleine bedrijven en zelfstandigen levert e-factureren tijdswinst op, vermindert het administratieve lasten en kosten, en kan het leiden tot snellere betalingen en een verbeterde cashflow.

Voor wie is e-factureren verplicht?

In België en Duitsland is e-factureren verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen die B2B-facturen versturen of ontvangen. In Nederland is e-factureren voor B2B-facturen nog niet verplicht. Voor leveringen aan de Nederlandse Rijksoverheid is e-factureren wel al verplicht.

Is e-invoicing hetzelfde als e-factureren?

Ja, de termen e-invoicing en e-factureren verwijzen naar hetzelfde proces: het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat, zodat boekhoudsoftware deze automatisch kan verwerken zonder menselijke tussenkomst.

Wat is e-factureren? Uitleg & voordelen

Wat is e-factureren?

E-factureren betekent dat facturen via een vast format volledig digitaal worden verzonden en verwerkt. Daarmee bedoelen we dus niet dat je een factuur als pdf per e-mail verstuurt. Een echte e-factuur bevat namelijk gestructureerde gegevens die boekhoudsoftware kan inlezen. Dit is een volledig automatisch proces dat veel tijd bespaart en dure fouten voorkomt. E-facturatie is in veel van onze buurlanden al verplicht. In Nederland is dat momenteel nog niet het geval, maar door Europese regelgeving is de kans groot dat ook wij in de toekomst verplicht overstappen.

E-factureren banner

Wat is Peppol?

Peppol (voluit Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk dat het uitwisselen van elektronische documenten zoals e-facturatie mogelijk maakt. Het zorgt ervoor dat bedrijven en overheden op een veilige en uniforme manier met elkaar communiceren. Voor ondernemers maakt Peppol het mogelijk om op een betrouwbare en gestandaardiseerde manier e-facturen te versturen en te ontvangen.

Hoe verloopt e-factureren via Peppol?

Als een ondernemer een e-factuur verstuurt, wordt deze via Peppol automatisch doorgezonden naar de juiste ontvanger, zonder fouten of vertragingen. Hierdoor vermijdt de gebruiker onnodig papierwerk. Ook neemt de kans op fouten, en de extra administratie die bij handmatige factureren komt kijken, af.

Wat staat er in een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand. De inhoud is vergelijkbaar met die van een normale pdf-factuur, maar heeft in plaats van een traditionele opmaak een vaste structuur. Hierdoor kunnen e-facturen automatisch verwerkt worden.

Een e-factuur bevat:

Het volledige factuurnummer;
De datum van aanmaak;
De naam en het adres van afzender en ontvanger;
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;
De btw-bedragen en tarieven.

Voorbeeld van een e-factuur

Een e-factuur ziet er anders uit dan een traditionele factuur. De e-factuur heeft geen visuele lay-out, maar is een gestructureerd XML-bestand. In onderstaand voorbeeld zie je hoe een e-factuur eruitziet.

Factuur toevoegen voorbeeld in e-Boekhouden.nl

Waarom schakelen landen over naar e-factureren?

Steeds meer landen stappen over op e-factureren omdat het aanzienlijke voordelen biedt:

Het bespaart tijd: Geen handmatig werk meer dankzij automatisering.
Er is volledige controle: Ondernemers krijgen real-time inzicht in betalingen en openstaande facturen.
Minder kans op fraude, betere btw-controle: Facturen worden veilig en traceerbaar verzonden via Peppol.
Internationale standaardisatie: Ideaal bij internationale handel.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een e-factuur en een normale factuur?
Een e-factuur verschilt op meerdere vlakken van een normale papieren of via e-mail verzonden factuur. Een normale factuur moet handmatig verwerkt worden in de boekhouding, omdat deze niet voldoet aan de structuur die automatische verwerking mogelijk maakt. Bij een e-factuur is een automatische verwerking wel mogelijk. Een e-invoice of e-factuur is namelijk zo opgesteld en gecodeerd dat een softwaresysteem alle elementen van de factuur kan ontleden, inlezen en verwerken. Hierdoor wordt een handmatige invoer overbodig en is de kans op fouten minimaal.
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een pdf-factuur?
Een pdf-factuur is een normale factuur die als pdf-bestand bewaard en doorgestuurd wordt (via e-mail), maar net als bij het ontvangen van een papieren factuur dient deze nog steeds fysiek opgeslagen en verder handmatig verwerkt te worden in de boekhouding. Een e-factuur daarentegen wordt elektronisch verzonden via beveiligde netwerken zoals Peppol, wat zorgt voor een snelle en veilige overdracht direct tussen de boekhoudsystemen van verzender en ontvanger. Bovendien worden e-facturen automatisch ingelezen en verwerkt. Dankzij e-factureren is het eenvoudiger om te voldoen aan de bewaarplicht van facturen. Dit proces is bovendien nauwkeuriger, kostenbesparend en efficiënter dan wanneer je toch een pdf-factuur of normale factuur gebruikt.
Is e-factureren geschikt voor kleine bedrijven of zelfstandigen?
Ja, e-factureren is zeer geschikt voor kleine bedrijven en zelfstandigen. In steeds meer Europese landen wordt het verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in de facturatie van B2B-transacties. Kleine bedrijven, ondernemingen en zelfstandigen die gevestigd zijn in landen als België en Duitsland hebben er dan ook alle baat bij om e-facturatie in hun boekhoudproces te integreren. Het levert ze niet alleen heel wat tijdswinst op, maar digitaal factureren via het Peppol-platform betekent ook vermindering van de administratieve lasten en kosten. Bovendien kunnen e-facturen leiden tot snellere betalingen, wat de cashflow verbetert.
Voor wie is e-factureren verplicht?
In onze buurlanden België en Duitsland is e-factureren verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen die B2B-facturen versturen of ontvangen. In Nederland is e-factureren nog niet verplicht voor B2B-facturen. Voor verschillende overheden in Nederland is e-factureren al langer verplicht. Wie goederen of diensten levert aan de Rijksoverheid moet dus al een e-factuur sturen.
Is e-invoicing hetzelfde als e-factureren?
Ja, de termen e-invoicing en e-factureren verwijzen naar hetzelfde proces: Het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen in een gestructureerd formaat, om zo de automatische verwerking van de facturen door boekhoudsoftware zonder menselijke tussenkomst mogelijk te maken.

E-factureren