Heeft een proforma factuur een factuurnummer nodig?

Nee, er is geen wettelijke verplichting om een factuurnummer op een proforma factuur te zetten. Laat het weg of gebruik een duidelijk afwijkend, fictief nummer om verwarring met je officiële factuurnummering te voorkomen.

Kan ik betaald worden op basis van een proforma factuur?

Ja, een klant kan op basis van een proforma factuur betalen, bijvoorbeeld als vooruitbetaling of aanbetaling. Maar omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, stuur je zodra de betaling verschuldigd wordt alsnog een aanbetalingsfactuur of deelfactuur. De definitieve factuur volgt na levering of afronding van de opdracht.

Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur?

Een gewone factuur is een officieel betalingsverzoek dat volgt uit de overeenkomst tussen jou en de klant en dat je verwerkt in je btw-aangifte en boekhouding. Een proforma factuur is een voorlopig document zonder juridische lading. De ontvanger heeft geen betalingsverplichting en je neemt het niet op in je administratie.

Wat gebeurt er als mijn klant niet akkoord gaat met de proforma factuur?

Niets bindends. Omdat een proforma factuur op zichzelf geen betalingsverplichting creëert, kan je klant om aanpassingen vragen of aangeven dat gegevens niet kloppen. De afspraken tussen jou en de klant worden niet bepaald door de proforma factuur, maar door de onderliggende overeenkomst.

Wat is een proforma invoice?

Proforma invoice is de Engelse term voor proforma factuur. Het gaat om hetzelfde document. Een voorlopige, niet-rechtsgeldige factuur die je verstuurt voordat je daadwerkelijk levert of betaling vraagt.

Kan ik een proforma factuur sturen zonder dat er eerst een offerte is geweest?

Ja, dat kan. Een proforma factuur volgt meestal op een geaccepteerde offerte, maar dat is geen vaste regel. Je kunt hem ook inzetten als eerste, gedetailleerd kostenoverzicht, bijvoorbeeld bij een vaste klant waarmee je de prijsafspraken al kent en waarbij een formele offerte overbodig voelt.

Hoeveel tijd mag er zitten tussen de proforma factuur en de definitieve factuur?

Daar staat geen wettelijke termijn voor. In de praktijk stuur je de definitieve factuur zo snel mogelijk na levering of meteen nadat een gevraagde vooruitbetaling binnen is. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat bedragen of voorwaarden inmiddels zijn gewijzigd.

Proforma factuur

Een proforma factuur (voor de vorm) is een voorlopige factuur die je verstuurt voordat je daadwerkelijk levert of betaling vraagt. Het ziet eruit als een gewone factuur, maar is niet rechtsgeldig. De ontvanger heeft geen betalingsverplichting en je verwerkt het document niet in je btw-aangifte of boekhouding. Je gebruikt een proforma factuur om de klant alvast een duidelijk overzicht te geven van de kosten, bijvoorbeeld na een geaccepteerde offerte of bij een gevraagde vooruitbetaling.

Home > Boekhoudtermen > Proforma factuur

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur, ook wel proforma invoice, is een onofficieel document dat een klant alvast informeert over wat je gaat leveren en wat dat gaat kosten. Het bevat dezelfde onderdelen als een gewone factuur, maar mist de juridische lading van een echte factuur.

Het belangrijkste verschil zit in de juridische status. Een gewone factuur is een officieel betalingsverzoek dat volgt uit de overeenkomst tussen jou en de klant. Een proforma factuur is dat niet, ook al staat er een bedrag op. Omdat het geen officiële factuur is, verwerk je hem niet in je btw-aangifte of boekhouding.

Wanneer gebruik ik een proforma factuur?

Voor een startende ondernemer komt een proforma factuur in een paar concrete situaties van pas:

Na een geaccepteerde offerte kun je een proforma factuur toesturen om alle afspraken nog eens helder op een rij te zetten. De klant krijgt zo een gedetailleerd overzicht van wat er is afgesproken en wat het uiteindelijk gaat kosten.
Als onderbouwing voor een vooruitbetaling of aanbetaling. Met een proforma factuur ziet de klant precies waarvoor hij vooruitbetaalt. Zodra de betaling verschuldigd wordt, stuur je een aanbetalingsfactuur of deelfactuur. De definitieve factuur volgt na levering van het product of de afronding van de dienst.
Douanedocumenten vooraf aanvragen. Met een proforma factuur kan de klant alvast vergunningen of inklaringsdocumenten aanvragen voordat de zending onderweg gaat. Voor de meeste Nederlandse starters komt dit overigens zelden voor.

Is een proforma factuur hetzelfde als een offerte?

Een proforma factuur en een offerte zijn twee verschillende dingen, ook al lijken ze qua inhoud soms op elkaar. Een offerte stuur je voordat een klant heeft besloten of hij met je in zee gaat. Het is een prijsvoorstel om de klant te overtuigen, met een inschatting van de kosten die nog kan veranderen tijdens de onderhandeling.

Een proforma factuur stuur je juist ná de offerte, zodra de klant akkoord is. Het is geen prijsvoorstel meer, maar een gedetailleerde bevestiging van wat er precies geleverd gaat worden en wat dat kost.

Wat moet er op een proforma factuur staan?

Er zijn geen wettelijke eisen voor een proforma factuur, maar er zijn wel onderdelen die er standaard op horen. Zo is het belangrijk om er altijd duidelijk op te vermelden dat het om een proforma gaat. Zodat de ontvanger weet dat het geen officiële betalingsverplichting is. Denk daarnaast aan zaken als:

Bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-nummer
De datum van afgifte
Een zo specifiek mogelijke omschrijving van de producten of diensten, inclusief aantallen en eenheidsprijzen

Het totaalbedrag, inclusief btw als indicatie

Wil je na de proforma een officiële factuur versturen? Dat doe je eenvoudig vanuit e‑Boekhouden.nl. Ga aan de slag en maak de eerste 15 maanden na je inschrijving bij de KVK gratis gebruik van alle functies.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Proforma factuur voorbeeld

Een proforma factuur ziet er vrijwel hetzelfde uit als een gewone factuur, maar met een paar belangrijke verschillen.

Bovenaan staat "Proforma factuur" in plaats van "Factuur".
Het document heeft geen officieel factuurnummer of een fictief nummer zoals PF-2026-001.
Onderaan staat geen betaalinstructie met IBAN en betalingskenmerk, maar een vermelding dat dit document geen betalingsverplichting creëert.

Voorbeeld proforma factuur

Proforma factuur, btw en je boekhouding

Een proforma factuur verwerk je niet in je boekhouding en niet in je btw-aangifte. Voor de btw-aangifte gaat de Belastingdienst uit van de factuurdatum van de definitieve factuur, niet van de datum van de proforma versie. Ontvang je een vooruitbetaling voordat je de definitieve factuur hebt gestuurd? Dan wordt de btw al verschuldigd op het moment van ontvangst.

Wel kun je btw vermelden op een proforma factuur, zodat de klant een realistische prijsindicatie krijgt inclusief belasting. Die btw is op dat moment nog niet verschuldigd en telt nog niet mee in je administratie. Pas als je de officiële factuur verstuurt, wordt de btw verschuldigd en boek je hem in.

Vraag je een vooruitbetaling met een proforma factuur en ontvang je dat bedrag daadwerkelijk? Dan moet je daarover wel btw afdragen op het moment van ontvangst, ook al heb je nog geen officiële factuur gestuurd. Stuur in dat geval zo snel mogelijk de bijbehorende (deel)factuur om je administratie kloppend te houden.

Veelgestelde vragen over proforma facturen

Moet ik btw vermelden op een proforma factuur?
Dat mag, maar het is niet verplicht. Veel ondernemers nemen de btw toch op, zodat de klant een realistische prijsindicatie krijgt inclusief belasting. Die btw is op dat moment nog niet verschuldigd en hoeft dus nog niet in je administratie verwerkt te worden.
Is een proforma factuur rechtsgeldig?
Nee, het is een onofficieel document en heeft geen juridische lading. De ontvanger heeft geen betalingsverplichting en je verwerkt het document niet in je btw-aangifte of boekhouding. Pas de definitieve factuur is rechtsgeldig.
Heeft een proforma factuur een factuurnummer nodig?
Nee, er is geen wettelijke verplichting om een factuurnummer op een proforma factuur te zetten. Laat het weg of gebruik een duidelijk afwijkend, fictief nummer om verwarring met je officiële factuurnummering te voorkomen.
Kan ik betaald worden op basis van een proforma factuur?
Ja, een klant kan op basis van een proforma factuur betalen, bijvoorbeeld als vooruitbetaling of aanbetaling. Maar omdat een proforma factuur geen officiële factuur is, stuur je zodra de betaling verschuldigd wordt alsnog een aanbetalingsfactuur of deelfactuur. De definitieve factuur volgt na levering of afronding van de opdracht.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een gewone factuur?
Een gewone factuur is een officieel betalingsverzoek dat volgt uit de overeenkomst tussen jou en de klant en dat je verwerkt in je btw-aangifte en boekhouding. Een proforma factuur is een voorlopig document zonder juridische lading. De ontvanger heeft geen betalingsverplichting en je neemt het niet op in je administratie.
Wat gebeurt er als mijn klant niet akkoord gaat met de proforma factuur?
Niets bindends. Omdat een proforma factuur op zichzelf geen betalingsverplichting creëert, kan je klant om aanpassingen vragen of aangeven dat gegevens niet kloppen. De afspraken tussen jou en de klant worden niet bepaald door de proforma factuur, maar door de onderliggende overeenkomst.
Wat is een proforma invoice?
Proforma invoice is de Engelse term voor proforma factuur. Het gaat om hetzelfde document. Een voorlopige, niet-rechtsgeldige factuur die je verstuurt voordat je daadwerkelijk levert of betaling vraagt.
Kan ik een proforma factuur sturen zonder dat er eerst een offerte is geweest?
Ja, dat kan. Een proforma factuur volgt meestal op een geaccepteerde offerte, maar dat is geen vaste regel. Je kunt hem ook inzetten als eerste, gedetailleerd kostenoverzicht, bijvoorbeeld bij een vaste klant waarmee je de prijsafspraken al kent en waarbij een formele offerte overbodig voelt.
Hoeveel tijd mag er zitten tussen de proforma factuur en de definitieve factuur?
Daar staat geen wettelijke termijn voor. In de praktijk stuur je de definitieve factuur zo snel mogelijk na levering of meteen nadat een gevraagde vooruitbetaling binnen is. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat bedragen of voorwaarden inmiddels zijn gewijzigd.

Nog hulp nodig?

Stel je vraag aan Thom en zijn collega's. Ze staan je graag te woord.

sales@e‑Boekhouden.nl 088 - 6500 201