Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Home > Administratie

Online administratie opzetten en bijhouden

Een administratie opzetten, daar heeft u als (startende) ondernemer bij de start van uw bedrijf natuurlijk al mee te maken gehad. Het is niet alleen verplicht en noodzakelijk om bijvoorbeeld uw btw-aangifte te doen, maar het is ook erg belangrijk om inzicht te krijgen in uw bedrijf om de juiste bedrijfsmatige keuzes te maken voor de toekomst.

Wat komt er allemaal kijken bij het voeren van een administratie en hoe richt u deze zo optimaal mogelijk in? Wat zijn de belangrijkste onderdelen en kunt u de administratie daadwerkelijk zelf bijhouden met een online administratiepakket? Dat leest u op deze pagina.


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Wat is administratie?

De administratie is, eenvoudig gezegd, de verzameling van alle informatie over uw bedrijf. Van de financiële gegevens tot agenda’s en relatiegegevens. Door een goede administratie weet u hoe uw bedrijf er voor staat. Dat is handig voor uzelf, maar ook voor uw omgeving. Denk bijvoorbeeld aan de bank, als u een lening wilt afsluiten, en de Belastingdienst.

Administratie automatiseren: méér tijd voor ondernemen

De vraag die iedere ondernemer zich vroeg of laat stelt is hoe de administratie op een zo efficiënt mogelijke manier kan worden uitgevoerd. U maakt natuurlijk het liefst zo min mogelijk fouten, u bent er zo min mogelijk tijd aan kwijt, u heeft de financiën op ieder moment inzichtelijk én het beheer van dit alles is natuurlijk ontzettend eenvoudig. De oplossing kan heel simpel zijn: uw administratie automatiseren! Zelf in een online boekhoudprogramma, of in samenwerking met een administratiekantoor, boekhouder of accountant. Wat u ook kiest, u heeft in de praktijk altijd méér tijd voor ondernemen! Want dát is wat u het liefste doet, toch?

Onderdelen van de zakelijke administratie

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt, ofwel administreert, in digitale vorm of op papier, horen bij uw administratie.

Online administratie

De administratie bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Financiële administratie; uw boekhouding
  • Klantgegevens
  • Zakelijke correspondentie, ook uw e-mail
  • Contracten
  • Verzekeringspolissen
  • Privacy verklaring
  • Urenregistratie
  • Uittreksel Kamer van Koophandel
  • Algemene voorwaarden
  • Rittenadministratie

De boekhouding is de kern van uw administratie

Met de term administratie wordt heel vaak de boekhouding (of financiële administratie) bedoeld. De financiële administratie is hetzelfde als boekhouding, maar de administratie is, zoals op deze pagina omschreven wordt meer dan alleen het financiële gedeelte van uw onderneming.

Administratieplicht

Ondernemers in Nederland hebben een zogenaamde administratieplicht. In de wet staat dat u een administratie moet bijhouden die past bij uw bedrijf. Begin daarom meteen met het opzetten van een administratie, zelfs als u nog maar net van start bent gegaan als ondernemer.

Inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf

Het bijhouden van een goede administratie is ook handig voor uw bedrijf. Het helpt om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. U heeft altijd de laatste cijfers bij de hand en kunt op basis daarvan eventueel uw activiteiten aanpassen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld sterk groeit en u overweegt personeel aan te nemen, is het handig om te weten of u zich dit kunt veroorloven. Ook bij de aankoop van een bedrijfspand of andere investering is het prettig om een overzicht te hebben van uw zakelijke inkomsten- en uitgavenpatroon.

Financiële administratie voor de btw-aangifte

U heeft de administratie ook nodig voor de btw-aangifte. Uw financiële administratie vormt hiervoor de basis. Zonder duidelijke overzichten van uw inkomsten en uitgaven kunt u geen btw-aangifte doen. En zonder een goede financiële administratie maakt u geen aanspraak op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling, startersaftrek en zelfstandigenaftrek.

8 tips voor de perfecte boekhouding

Heeft u een korte opfriscursus nodig over hoe u moet boekhouden? Bekijk dan snel onze boekhoudtips:

 

Het opzetten van de administratie

Bent u startende ondernemer? Volg dan de volgende stappen om uw administratie snel en vakkundig op te zetten. Een goede start gaat u namelijk op langere termijn helpen om de zaken goed op orde te blijven hebben. Het is toch fijn om daar weinig omkijken naar te hebben? 

Bij de ‘geboorte van uw bedrijf’ zorgt u dat...

Na het inschrijven bij de KvK krijgt u uw eigen KvK nummer en BTW nummer en bent u geboren als ondernemer én ook meteen belastingplichtig.

  • U zich gaat inschrijven bij de KvK
  • U een deugdelijke administratie bijhoudt die voor de Belastingdienst controleerbaar is

De Belastingdienst heeft een overzicht gemaakt van alle gegevens die in uw administratie moeten staan:

  • Kasadministratie en kassabonnen
  • Financiële aantekeningen, zoals de in- en verkopen
  • Tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • Ontvangen en verstuurde facturen
  • Bankafschriften Contracten en overeenkomsten
  • Agenda’s en afsprakenboeken
  • Correspondentie
  • Software en databestanden

De administratie bewaart u zoals u zelf wilt, digitaal of op papier. Zorg dat u dit met de Belastingdienst afspreekt, dan leggen zij deze afspraken netjes schriftelijk vast. Dat is fijn en zodat u weet waar u aan toe bent. Tip: hou nauwkeurig een urenadministratie bij als u in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. U zult dan namelijk aan het zogenaamde urencriterium moeten voldoen en dit kunnen aantonen aan de Belastingdienst.

  • U afspraken maakt met de Belastingdienst over hoe u uw administratie gaat bewaren
  • U elk kwartaal, of anders zoals afgesproken, aangifte omzetbelasting doet (of laat doen)
  • U de volgende gegevens 7 jaar bewaart:
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie: openstaande facturen van klanten en leveranciers
  • In- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen
  • Grootboekadministratie: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
  • Voorraadadministratie: als u goederen inkoopt en verkoopt, dan zijn dit alle voorraden en de waarde hiervan

Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond.

  • U gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken 10 jaar bewaard.

4 tips voor het zelf bijhouden van uw administratie

Oké, dus het is verplicht én handig om uw administratie bij te houden. Ook weet u nu wat er van u en uw bedrijf verwacht wordt. Nu zult u misschien denken: kan ik dan echt de administratie zelf bijhouden? Het antwoord is ‘ja’. In veel gevallen, let wel op de grootte en complexiteit van uw bedrijf, is een administratie heel goed zelf bij te houden. Vroeger werd een administratie met pen en papier bijgehouden, in grote mappen. Tegenwoordig hoeft dat gelukkig niet meer. Het kan in een spreadsheet (in Excel) of nog makkelijker, via een online boekhoudprogramma

Dus, gaat u ook zelf uw administratie bijhouden? Bekijk dan deze 4 tips:

  1. Kies de juiste manier van boekhouden
    Er zijn verschillende manieren om te boekhouden. Voor de Belastingdienst maakt dat niet uit. Als u nog graag met pen en papier boekhoudt, mag dat dus in principe. Maar erg slim is dat natuurlijk niet. U kunt veel meer tijd besparen als u uw boekhouding doet in Excel, of een online programma. Een boekhoudprogramma kost u wel wat geld, maar dan kunt u wel alles zo veel mogelijk automatiseren. Zodat u zelf bijna niets meer zelf hoeft in te vullen.
  2. Op vaste tijden uw administratie doen
    Kies een vast moment in de week om even uw administratie op orde te brengen. Zo houdt u grip op uw cijfers en weet u dus altijd hoe uw bedrijf ervoor staat. Zo voorkomt u ook dat uw administratie te groot wordt dat het bijna niet meer bij te werken is.
  3. Automatiseer zo veel mogelijk
    Om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn met uw financiële administratie, kunt u veel automatiseren, zoals bijvoorbeeld bankkoppelingen. Maar zo zijn er ook handige functies, waarmee u uw bonnetjes en facturen direct in uw administratie plaatst. En wat dacht u van het maken van offertes? Dat kan ook direct vanuit uw administratie, zodat u altijd uw offertes in de gaten kunt houden. En u maakt vanuit deze offerte weer heel gemakkelijk meteen een factuur. En zo zijn er nog meerdere manieren om tijd te besparen, als u uw administratie handig online inricht.
  4. Btw-aangifte vanuit uw administratie
    Als ondernemer zult u btw-aangifte moeten doen, meestal is dit één keer per kwartaal. Hiervoor heeft u de cijfers uit uw administratie nodig. U moet namelijk kijken hoeveel u gekocht en verkocht heeft voor uw bedrijf. De btw die u heeft betaalt én ontvangen, vormt samen het bedrag dat u aan de Belastingdienst moet betalen (of dat u terugkrijgt). Als u uw administratie netjes in een boekhoudprogramma heeft, staat deze btw-aangifte automatisch voor u klaar. U hoeft dus niets handmatig uit te rekenen en in te dienen bij de Belastingdienst. U controleert de aangifte even en stuurt deze met een druk op de knop weg. Handig toch?

Voordelen van een online administratie voor zzp'ers

Ook voor een zzp'er geldt hetzelfde als voor iedere ondernemer: u moet een administratie bijhouden. Een online administratie kan u dan echt op weg helpen. U kunt veel tijd besparen door uw administratie online zo makkelijk mogelijk in te richten. Maak gebruik van de manieren om te automatiseren. En kies voor een online boekhoudprogramma waarmee u ook direct uw btw-aangifte kunt doen. Maar een online administratie kan voor u als zzp'er nog meer voordelen hebben, namelijk:

  • Overal toegang tot uw administratie
    U heeft alleen internet nodig. Wilt u bijvoorbeeld in de trein bonnetjes invoeren (met onze mobiele app) of bij een klant nog even controleren wat er in vorig kwartaal is afgenomen? Dat kan altijd en overal!
  • Altijd inzicht en controle
    Wat komt er binnen, wat gaat er uit en wat is er verdiend in afgelopen periode? Loopt u op schema om de bedrijfsdoelstelling te halen en houdt u de financiën onder controle? Maak handige rapportages die u inzicht geven of uw bedrijf in de lift zit of bijgestuurd moet worden. U kunt gemakkelijk cijfers vergelijken, bijvoorbeeld of u dit kwartaal meer winst maakt dan het vorige. 
  • Lagere kosten en gemak
    U kunt uw administratie gemakkelijk zelf doen. U bespaart dus kosten van een boekhouder.
  • Minder foutgevoelig en het scheelt tijd
    U maakt minder fouten, omdat u minder handmatig hoeft in te voeren. Dan is een foutje snel gemaakt. Minder handmatig werk om de administratie bij te houden betekent natuurlijk ook dat het u minder tijd kost.
  • Veilig & betrouwbaar
    Uw administratie gaat nooit verloren, want iedere 10 minuten wordt er een back-up gemaakt. Daarnaast kunt u altijd en overal inloggen, de administratiesoftware is altijd up to date én worden uw gegevens veilig in de cloud opgeslagen.
  • Koppelen met externe systemen
    U kunt eenvoudig externe software koppelen aan de administratie, zoals uw webshop, bankkoppelingen, contactgegevens via de KvK opalen, uw kassasysteem en de loonadministratie.
  • Eenvoudig de administratie laten controleren
    Wilt u toch uw administratie laten controleren door een boekhouder? Dan geeft u deze heel gemakkelijk direct toegang tot uw administratie. Dit kost bij e-Boekhouden.nl zelfs niets extra’s.

Zelf administratie bijhouden

Zelf administratie bijhouden of uitbesteden?

U kunt nu een weloverwogen beslissing nemen of u zelf een financiële administratie kunt bijhouden voor uw bedrijf. Dit kan in een spreadsheet, of heel handig met een boekhoudprogramma. Heeft u een complexe administratie, dan is een boekhouder misschien handig voor u. Een boekhouder, of accountant kan uw administratie controleren en desgewenst advies geven.

 


 

Veelgestelde vragen  
 

Wat is de betekenis van administratie?

     
Definitie: Administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en het afleggen van verantwoording daarover door middel van boekhouding. Informatie is in deze definitie een breed begrip. Het kan namelijk gaan over personeel, prijzen, adressen, notities enzovoort. Alle vastgelegde gegevens, zowel op papier als op uw computer of online in de cloud, over uw onderneming horen bij uw administratie.

Waarom moet u een administratie bijhouden?

     
  1. Met een goede administratie houdt u overzicht over de inkomsten, uitgaven en btw. Dit vormt de basis voor uw bedrijfsvoering en kunt u beslissingen nemen om uw bedrijf bij te sturen, het rendement van uw organisatie te verhogen of de bedrijfsactiviteiten te optimaliseren.
  2. Met de gegevens uit uw administratie kunt u aangiften invullen.
  3. Bewijsvoering van uw financiële cijfers en de verantwoording daarover aan de Belastingdienst.
  4. Het is wettelijk verplicht om een administratie te houden en 7 jaar te bewaren.

Hoe lang moet u uw administratie bewaren?

     
De Belastingdienst geeft hier een antwoord op, namelijk 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u trouwens 10 jaar bewaren. Dus wel even hier op letten om niet in de problemen te komen.

Hoe bewaart u de administratie?

     
In principe is het de bedoeling dat u de gegevens uit uw administratie in originele vorm bewaart. Dat is dus digitaal of op papier. Het papierwerk mag u wel omzetten in een digitale vorm. Dat heet converteren. Dit mag u doen als u aan de fiscale voorwaarden voldoet. Stem dit wel altijd eventjes af met de Belastingdienst. Als u uw gegevens digitaal bewaart, dan is het belangrijk dat de Belastingdienst uw programma’s en bestanden bij een controle kan gebruiken.
 

Best beoordeelde administratiepakket van Nederland

U kunt de administratie doen zoals u wilt. Bijvoorbeeld met behulp van een administratie in Excel op uw eigen computer, maar u kunt ook ‘in de cloud’ werken. Dat kan met een administratiepakket. Als u een administratieprogramma gebruikt, werkt u online. Al uw gegevens worden online bewaard en zijn zo veilig opgeborgen. Bij een brand of computercrash bent u dan niet zomaar alles kwijt.

Heeft u een eigen bedrijf en wilt u uw bedrijfsadministratie zelf doen? Sluit dan nu een gratis proefaccount af bij het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl, het best beoordeelde administratiepakket van Nederland, en start vandaag nog met online boekhouden.


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

GRATIS voor starters!

Claim nu
15 maanden gratis

Meer informatie

Actie