Financiële administratie bijhouden: dat kun je zelf!

Als (startende) ondernemer ben je vast al bekend met de financiële administratie. De administratie bijhouden is een klus waar niet iedere ondernemer altijd even blij van wordt. Ook wordt het nog wel eens uitgesteld, of uitbesteed, omdat ondernemers simpelweg liever bezig willen zijn met het uitoefenen van hun vak. Maar is dat eigenlijk wel nodig? In dit artikel leest u precies wat de financiële administratie inhoudt en óók hoe je deze op een efficiënte manier zelf kunt bijhouden.

Wat is een financiële administratie?

Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en het afleggen van verantwoording daarover.

De financiële administratie wordt vaak gezien als het belangrijkste onderdeel binnen de totale administratie van een bedrijf. Binnen de financiële administratie worden alle financiële gegevens vastgelegd die te maken hebben met de financiële positie van jouw organisatie. 

Het verschil tussen een boekhouding en een administratie

De termen financiële administratie, boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Dat is niet zo gek, want de boekhouding is eigenlijk gewoon een onderdeel van de administratie. In de boekhouding staat alle financiële informatie, zoals de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. De administratie is veel breder. Daarin houd je bijvoorbeeld ook gegevens bij over je klanten en leveranciers, alle correspondentie en contracten, maar ook de registratie van gemaakte uren van jouzelf en jouw personeel. De financiële administratie is dus wel hetzelfde als de boekhouding. 

Het doel van de financiële administratie

De financiële administratie is om meerdere redenen belangrijk. In deze administratie is terug te vinden wanneer welke kosten zijn gemaakt, wat de inkomsten van het bedrijf zijn, hoe groot het eigen vermogen is en of dat eigen vermogen in een bepaalde periode is gegroeid, of er winst of verlies is gemaakt en nog veel meer.

Elke financiële verandering die in het bedrijf optreedt, wordt genoteerd. De financiële administratie geeft jou als ondernemer daarom een duidelijk en snel inzicht in de financiële veranderingen die hebben plaatsgevonden. Zo kun je het functioneren van jouw bedrijf aanpassen of verbeteren, mochten daarvoor redenen aanwezig zijn.

Maar niet alleen voor ondernemers zelf, ook anderen hebben belang bij een goed inzicht in de financiën. De Belasting bijvoorbeeld wil kunnen nagaan of jouw bedrijf voldoende belasting heeft betaald en of de aftrekposten volgens de bestaande regels zijn gebruikt. De financiële administratie functioneert dan als verantwoording voor de financiële omstandigheden.

Ook bijvoorbeeld de bank waarbij jouw onderneming een lening aanvraagt, wil graag een overzicht van de financiële gegevens. Aan de hand van deze gegevens kan de bank dan beslissen of aan jouw bedrijf wel of geen lening wordt verschaft. Super belangrijk dus om de financiële administratie op en top in orde te hebben!

Samenvattend kun je zeggen dat de financiële administratie inzicht moet verschaffen in de financiële situatie van een onderneming. Hiermee kun je de zaken naar jouzelf en derden verantwoorden, met het doel de onderneming zo goed mogelijk te laten functioneren.

Eenvoudig factureren in e‑Boekhouden.nl

Factureren in ons boekhoudprogramma e‑Boekhouden.nl werkt gemakkelijk en snel.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

De onderdelen van een financiële administratie

De financiële administratie bestaat uit bewijsmateriaal van alle uitgaven en ontvangsten van jouw bedrijf. Als de financiële gegevens op de juiste boekhoudkundige manier worden verwerkt, dan geeft het zicht op een bepaalde winst of verlies die in een bepaalde periode is ontstaan uit de bedrijfsvoering. Alles wat je koopt en verkoopt voor jouw bedrijf, kun je weer onderverdelen in verschillende categorieën. Zo zie je precies welk onderdeel veel geld opbrengt, of juist veel kost.

Jouw financiële administratie bestaat grofweg uit:

Grootboekadministratie: bewijzen van uitgaven en inkomsten

Als je iets koopt of verkoopt voor jouw bedrijf, dan heb je te maken met facturen en bonnetjes. Al deze facturen en bonnen moet je in jouw grootboekadministratie bewaren. Deze vormen de basis van je boekhouding. Alles wat je koopt en verkoopt vormt namelijk je omzet en je winst of verlies. Daarom is het handig als je het invoeren van bonnetjes of facturen op de een of andere manier kunt automatiseren. Zo zijn er verschillende boekhoudprogramma’s die een app hebben, waarmee je een foto van je bonnetje maakt en deze direct in je administratie zet. Handig toch?

Bankafschriften

Alles wat van jouw zakelijke rekening gaat, zie je terug op je bankafschriften. Zo houd je precies bij hoeveel geld er uit gaat en er binnenkomt. Deze bankafschriften kun je heel gemakkelijk in jouw financiële administratie bijhouden, als je jouw bank koppelt aan jouw boekhouding. Dankzij een bankkoppeling worden alle banktransacties automatisch in je administratie gezet. Zo hoef je dit niet handmatig te doen en bespaar je dus veel tijd. 

Administratie van jouw kas

Heb je te maken met contant geld in je bedrijf? Dan houd je ook een kasboek bij. Ook dit is onderdeel van je financiële administratie. Vroeger werd dit in een boek bijgehouden, tegenwoordig kan dit gelukkig ook rechtstreeks in jouw administratie. Zo kun je heel gemakkelijk jouw kassasysteem koppelen aan je boekhouding. 

In- en verkoopadministratie: alle facturen overzichtelijk op één plek

Dit hebben we net al even aangegeven. Als je iets verkoopt, of als je werk hebt gedaan voor een klant, wil je je geld ontvangen. Hiervoor stuur je facturen. Deze moet je in de verkoopadministratie bijhouden. Daarom is het heel handig als je direct in jouw boekhoudprogramma kunt factureren. Zo stuur je een factuur naar jouw klant én houd je heel gemakkelijk bij welke klanten nog niet betaald hebben. 

Binnen een inkoopadministratie zijn alle contractuele en administratieve afhandeling van alle inkoopafspraken opgenomen. Hierbij kan gedacht worden aan het vastleggen van contracten en overeenkomsten die zijn aangegaan met leveranciers. Ook handig om te weten welke inkoopfacturen er nog niet betaald zijn en orders er in bestelling zijn. Dit kun je ook eenvoudig terugvinden in een online boekhoudprogramma.

Debiteuren- en crediteurenadministratie: het overzicht van jouw klanten

Het is belangrijk om goed bij te houden welke klanten je nog moeten betalen. Dit zijn de debiteuren. De leveranciers waar je nog geld aan moet betalen, zijn de crediteuren. Het is belangrijk dat je zelf je geld op tijd krijgt. Daarom zul je achter je geld aan moeten, als klanten niet op tijd betalen. Dit houd je precies bij in een debiteuren- en crediteurenadministratie. Zo zie je precies wie je nog moet betalen en van wie jij nog geld krijgt. Het zou namelijk vervelend zijn als je zelf geen investeringen kunt doen, omdat je nog wacht op geld van je klanten. 

Voorraadadministratie: inzicht en evenwicht

Verkoop je met jouw bedrijf producten? Dan heb je meestal ook een voorraad die een bepaalde waarde vertegenwoordigt. De waarde wordt in de voorraadadministratie netjes bijgehouden. Bij zowel inkoop als verkoop verandert de waarde van de voorraad. Erg handig dus om continu in de gaten te blijven houden om direct in te kunnen spelen op de wensen en behoeften in jouw organisatie. Een sluitende voorraadadministratie geeft je inzicht in de goederenstromen, zekerheid en zorgt voor een goed evenwicht. 

Belastingaangiften

Als ondernemer moet je btw-aangifte en jouw jaarlijkse belastingaangifte doen. Bij een eenmanszaak moet je jouw winst opgeven bij de inkomstenbelasting. Je gebruikt voor jouw aangiftes de cijfers vanuit je administratie. Zorg er dus voor dat je financiële administratie op orde is, anders kun je in de problemen komen als je aangifte moet doen.

Salarisadministratie - Loonadministratie

Heb je een eigen onderneming met personeel? Dan wordt de financiële administratie een stukje complexer dan wanneer je een eenmanszaak runt. Er moeten namelijk maandelijks aan de Belastingdienst loonheffingen worden afgedragen. Voor veel bedrijven zijn de salarissen één van de grootste uitgaven. Het is daarom ook super belangrijk dat de berekening hiervan goed gebeurt. Met het voeren van een salarisadministratie zorg je ervoor dat het proces van betalen van je werknemers en het inhouden van loonheffingen op een correcte manier wordt uitgevoerd. Hier kun je denken aan het koppelen van je salarissoftware aan de financiële administratie, zodat jouw loonjournaalposten direct in je boekhouding wordt opgenomen. Dat zorgt ervoor dat dit geen handmatig en tijdrovende klus is én het je simpelweg tijd bespaart en fouten voorkomt.

Twee redenen waarom het voeren van een financiële administratie belangrijk is

Het voeren van een administratie is om twee redenen heel belangrijk. Allereerst is het voor jou als ondernemer en voor jouw bedrijf erg belangrijk dat je weet hoe het er financieel voor staat. Op basis daarvan kun je als ondernemer vaststellen welke (financiële) doelen je wil bereiken met de onderneming.

Ten tweede is het verplicht vanuit de Belastingdienst. Als de Belastingdienst jouw aangiftes gaat controleren, heeft ze van jou de cijfers nodig. De cijfers uit je financiële administratie. Zorg er dus voor dat je een goede administratie bijhoudt.

1. Inzicht in jouw financiële situatie

Een goede boekhouding is dus niet alleen verplicht door de Belastingdienst, maar het is ook belangrijk voor jouzelf. Met een goede administratie houd je precies bij hoe je bedrijf ervoor staat én welke onderdelen van jouw bedrijf goed, of juist slecht, functioneren. Zo kun je met de cijfers uit jouw financiële administratie altijd zien waar het wel en niet goed gaat in je bedrijf, zodat je op tijd kunt bijsturen. 

2. Het is verplicht vanuit de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een lijstje opgesteld, waar jouw financiële administratie aan moet voldoen:

• Kasadministratie en kassabonnen

Als je gebruikmaakt van een kas of een kassa, heb je te maken met kassabonnen. Deze moet je in jouw financiële administratie opnemen. Dit heet dan officieel de kasadministratie. 

• Financiële aantekeningen, zoals de in- en verkopen

Alle in- en verkopen moeten opgenomen worden in jouw administratie. Hiermee wordt de winst bepaald en dus ook de belasting die je uiteindelijk moet betalen. 

• Tussentijds gemaakte controleberekeningen

Als je (of bijvoorbeeld je boekhouder) tussentijds een controleberekening hebt gedaan, dan moet je deze ook in je boekhouding doen. Zo kan de Belastingdienst beter berekenen of je aan het eind van het jaar alles goed berekend hebt. 

• Ontvangen en verstuurde facturen

Alle ontvangen en verstuurde facturen moeten in jouw administratie worden bewaard, zodat de Belastingdienst kan controleren of jouw cijfers kloppen. 

• Bankafschriften

Als je geen contant geld in je bedrijf hebt (dus geen kasadministratie) gaan alle betalingen via jouw zakelijke rekening(en). Deze kan de Belastingdienst controleren via je bankafschriften. Daarom moeten deze ook in je financiële administratie worden opgenomen. Je kunt deze heel gemakkelijk direct in je boekhouding doen, door je bank te koppelen aan je boekhouding. Zo hoef je niet handmatig je bankafschriften in je administratie toe te voegen, maar wordt dit automatisch gedaan. 

• Contracten en overeenkomsten

Alle contracten die je met leveranciers en klanten hebt, moet je in je administratie opnemen. De contracten dienen namelijk als bewijs dat je je werk hebt gedaan (of ook echt de spullen hebt verkocht/gekocht die in je administratie staan). 

• Bewaarplicht

Je hebt als ondernemer een zogenaamde bewaarplicht, van 7 jaar. In theorie kan de Belastingdienst dus de financiële gegevens van je bedrijf tot 7 jaar terug controleren. Je mag overigens zelf weten of je de financiële administratie op papier of online bewaart.

Financiële administratie voor de btw-aangifte

De meeste ondernemers zijn verplicht om btw-aangifte te doen. Meestal doe je ieder kwartaal aangifte. Ook voor de btw-aangifte moet je financiële administratie in orde zijn. Alles wat je in die btw-periode hebt gekocht en verkocht, moet je meenemen in je aangifte. Dan is het wel zo handig als jouw btw-aangifte automatisch voor je in orde wordt gemaakt, zoals bij e‑Boekhouden.nl.

Financiële administratie uitbesteden of zelf doen met een boekhoudprogramma?

Er zijn verschillende manieren om je administratie te organiseren. Zo kun je een boekhouding in Excel bijhouden. Maar als je je boekhouding echt goed wil inrichten, ga je online boekhouden. Dit kan heel eenvoudig met een administratie- of boekhoudprogramma. Zo’n online boekhoudprogramma bespaart je veel tijd én geeft je een goed beeld over waar je met je organisatie staat. Je automatiseert je boekhouding, zodat je zelf bijna niks meer zelf hoeft in te voeren. Daarnaast is het voeren van een online administratie een stuk veiliger, omdat al je gegevens in de cloud worden opgeslagen. Bij een brand, of computercrash, ben je dan niet heel je financiële administratie kwijt.

Administratiesoftware vergelijken

Bij het aanschaffen van een goed administratieprogramma, is het heel begrijpelijk dat je een aantal programma’s vergelijkt. Let hierbij goed op wat je zelf wilt en zoekt in een administratiepakket. Heb je een kleine of grote administratie? Zijn er bepaalde functies die je per se wilt gebruiken? En wat wil je maximaal uitgeven? 

Wil je meer informatie over het vergelijken, lees dan dit artikel over het vergelijken van een administratie- of boekhoudprogramma.

Administratie uitbesteden

Veel zzp’ers besteden hun financiële administratie uit. Zij focussen zich liever op waar ze goed in zijn. Een prima keuze als het doen van de boekhouding je alleen maar stress oplevert. Houd er wel rekening mee dat het uitbesteden ook enorme kosten met zich meebrengt. Een gemiddelde boekhouder vraagt vaak al een paar tientjes per uur waardoor je op jaarbasis flink wat geld kwijt bent. En dat terwijl je als zzp’er vaak helemaal niet zo’n hele spannende administratie hebt.

Factureren

Factureren is ook een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Als je als ondernemer je geld wil van je klanten, zul je namelijk facturen moeten maken en versturen. En dan is het wel zo handig als dit zo snel en makkelijk mogelijk kan. Zoek daarom een boekhoudoplossing waarmee je ook kunt factureren. 

Veelgestelde vragen
Wat doet de financiële administratie (voor jouw organisatie)
De financiële administratie geeft je dié benodigde inzichten in je organisatie om bedrijfsbeslissingen te nemen die gebaseerd zijn op data en resultaten uit het verleden. Op basis hiervan kun je dan ook gerichter prognoses maken voor de toekomst. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden. Een goed georganiseerde boekhouding is dus erg belangrijk voor jouzelf en andere belanghebbenden, zoals de Belastingdienst en investeerders.
Hoe lang moet een financiële administratie worden bewaard?
7 jaar. Iedere ondernemer heeft een fiscale bewaarplicht en de Belastingdienst kan financiële gegevens van jouw bedrijf tot 7 jaar terug controleren.
Hoe organiseer je je financiële administratie?
Afhankelijk van de grootte en complexiteit van jouw organisatie, zijn er verschillende manieren om je administratie te organiseren. In samenwerking met een boekhouder, je kunt een boekhouding in Excel bijhouden of als je het echt goed wilt inrichten, ga je online boekhouden. Met een administratie- of boekhoudprogramma kun je dit eenvoudig zelf en bespaar je veel tijd. Het belangrijkste is dat je altijd een goed beeld hebt over de financiële situatie van jouw organisatie. Ook is een online administratie een stuk veiliger, omdat al je gegevens in de cloud worden opgeslagen.

Probeer e‑Boekhouden.nl nu tijdelijk, gratis en vrijblijvend uit

Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van jouw onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen