Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Factuur maken

Een professionele factuur maken, dat is voor u als zzp’er of mkb’er een soort van visitekaartje. Binnen ons boekhoudprogramma zijn er diverse opties om facturen aan te maken en ook in te richten naar uw wensen. U kunt er aan denken om een factuur template te maken, zodat al uw facturen er netjes uitzien in uw eigen huisstijl. Binnen de facturatiemodule kunt u als ondernemer eenvoudig uw facturen beheren en naar uw klanten versturen. Wij vertellen u alles wat u moet weten over het maken van een factuur, het aanmaken van automatische facturen en het aanmaken van factuur templates. We nemen u stap voor stap mee op deze pagina.


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Hoe maakt u een factuur?

In de facturatiemodule van e-Boekhouden.nl kunt u eenvoudig een snel een factuur maken. Deze kan vervolgens met een paar klikken eenvoudig naar uw klant verzonden worden. Het is verstandig om een logische structuur aan te brengen in het versturen en het opslaan van de facturen.

In ons boekhoudprogramma kunt u gebruik maken van de standaard factuur optie, of u kunt er voor kiezen om een eigen template aan te maken. Zo bent u in de toekomst sneller klaar, bijvoorbeeld bij herhaal facturen, maar is ook de uitstraling van uw factuur een stuk professioneler door het toevoegen van uw bedrijfslogo of complete huisstijl.

Factuur maken met het boekhoudprogramma van <nobr>e-Boekhouden.nl</nobr>

Een factuur opmaken in ons boekhoudprogramma

Zoals hierboven benoemd is het maken van een factuur in e-Boekhouden.nl eenvoudig en snel geregeld bij het gebruik van de standaard factuur optie. Dat ziet er in stappen als volgt uit:

Stap 1: Toevoegen

In de facturatiemodule kunt u eenvoudig via uw factuur opmaken. Onder de kop facturen maakt en verzendt u eenvoudig uw verkoopfacturen.

Factureren > Facturen > Toevoegen

Stap 2: Invoeren

Vervolgens komt u in een scherm waar u alle gegevens kunt invoeren voor uw verkoopfactuur. Zorg er voor dat u deze zorgvuldig invult en controleert voor het verzenden.

Hieronder vind u een korte toelichting per invoerveld of selectiebox.

  • Relatie: Hier selecteert uw reeds opgeslagen relatie of voert u een nieuwe relatie in.
  • Factuurnummer / Factuurdatum: Het factuurnummer wordt in onze software automatisch doorgenummerd en de factuurdatum wordt automatisch gegenereerd. 
  • Uw kenmerk: Hier kunt u optioneel een extra kenmerk toevoegen.
  • Betalingstermijn: Het invullen van de betalingstermijn is verplicht. Op basis van de door u ingevulde betalingstermijn, wordt automatisch de uiterste betaaldatum berekend. 
  • Factuurtekst: Hier kunt u, indien gewenst een extra factuurtekst toevoegen. 
  • Sjabloon: Hier kiest u uw factuursjabloon. Er is een voorbeeldsjabloon beschikbaar wat u naar eigen wens kunt aanpassen. 
  • Verzendwijze: Kies hier één van de volgende vier keuzemogelijkheden, deze zijn ook te combineren.
  • Factuur per reguliere post versturen: de factuur wordt klaargezet om te printen. Het printbestand wordt klaargezet voor afdrukken onder Factureren > Facturen > Printen.
  • Factuur per e-mail te versturen: de factuur wordt klaargezet om te printen als u het emailadres van een relatie heeft ingevuld. De e-mails worden klaargezet onder Factureren > Facturen > E-mailen. U beslist op welk moment u ze daadwerkelijk wilt verzenden!
  • Factuurbedrag incasseren: heeft u een incasso-overeenkomst heeft met uw bank? Dan kunt u factuurbedragen automatisch incasseren van de bankrekening van uw klanten. Vul de incassogegevens in. Download vervolgens onder Incassobestand het SEPA xml bestand en lever het aan bij uw bank. Het incassobestand wordt klaargezet onder Factureren > Facturen > Incassobestand.
  • Factuur direct verwerken in de boekhouding: de factuur wordt direct in de boekhouding verwerkt als mutatie. 
  • Mutatieomschrijving: Hier voert u optioneel een omschrijving in waardoor u de factuur nóg eenvoudiger terug kunt vinden in de boekhoudmodule.
  • Product/dienst toevoegen: Hier voegt u een product of dienst toe aan uw factuur. Een venster opent, waarin u het product of dienst selecteert. U kunt uw ook een nieuw product of een nieuwe dienst invoeren. Op een factuur kunnen maximaal 100 regels worden toegevoegd. Het veld Eenheid is geen verplicht invulveld. Klik op Opslaan om het product aan de factuur toe te voegen. U wijzigt een bestaande factuurregel met het potloodje en verwijdert deze met het kruisje vóór de factuuregel.
  • Activeer het selectie-vak Product/dienst opslaan als standaard, zodat een product of dienst wordt opgeslagen. Zo voegt u dit later eenvoudig aan een volgende factuur toe.
  • Beheer uw producten en diensten via Factureren > Producten/diensten
  • Klik op Opslaan als de factuur klaar is.

In de volgende instructievideo kunt u zien hoe snel een eenvoudig u een factuur kunt maken:

Een standaard factuur aanmaken = tijd besparen!

Brengt u regelmatig dezelfde producten in rekening naar uw klanten? Dan kunt u tijd besparen door gebruik te maken van een Standaard factuur.

Een standaard factuur maakt u aan via Factureren > Standaard facturen > Toevoegen. Kies vervolgens bij het aanmaken van een nieuwe factuur eenvoudig de juiste Standaard factuur.

Een standaard factuur maakt u aan door het volgen van de volgende stappen:

  • Ga naar Factureren > Standaard facturen > Toevoegen.
  • Kies een herkenbare naam voor de Standaard factuur.
  • Kies het factuursjabloon dat voor deze facturen mag worden gehanteerd.
  • Selecteer de producten en/of diensten die u op de factuur in rekening wilt brengen.
  • Klik opslaan.

Op het moment dat u de Standaard factuur wilt inzetten:

  • Ga naar Factureren > Facturen > Toevoegen.
  • Klik bovenin het scherm op Standaard factuur selecteren.

Tip! Stuurt u periodiek dezelfde facturen naar uw klanten? Maak dan gebruik van abonnementen. 

Automatisch facturen aanmaken met de abonnementenmodule

Met de abonnementenmodule maakt u facturen aan die op ieder gewenst moment verstuurd kunnen worden. Zo worden facturen automatisch aangemaakt én verstuurd. Dat is wel zo handig, scheelt u herhaaldelijk werk te doen en voorkomt ook dat u bijvoorbeeld te laat een factuur naar uw klanten stuurt.

Het aanmaken van automatische facturen werkt als volgt:

  • Ga hiervoor naar Factureren > Abonnementen > Facturen maken.
  • Kies voor welke abonnementen u een nieuwe factuur wilt aanmaken. Bij elke periode staat het aantal abonnementen waarvan de prolongatiedatum zal verstrijken.
  • De facturen worden automatisch aangemaakt als u op Verder klikt. Door het selectievak te activeren, verwerkt u ze ook direct in de boekhouding.

De facturen die u aanmaakt vindt u terug bij Factureren > Facturen > Overzicht.

Factuursjabloon aanmaken: hoe werkt dat?

De standaard facturen in ons boekhoudprogramma zijn wat kaal en een tikje saai. U kunt uiteraard ook de factuur volledig in uw eigen huisstijl opmaken door bijvoorbeeld uw logo toe te voegen. We zullen ook het aanmaken van deze custom made facturen hieronder kort doornemen.

Een factuursjabloon maken en inrichten

Met het factuursjabloon bepaalt u de opmaak van de factuur. In e-Boekhouden.nl kunt u uw facturen met behulp van sjablonen naar eigen huisstijl inrichten. Hiervoor zijn twee opties:

1. De online editor (Sjabloontype: Eenvoudig)

  • Ga naar Beheer > Sjablonen > Factuursjablonen> Toevoegen.
  • U voegt een nieuw sjabloon toe, kies hierbij voor het type Eenvoudig. 
  • Kies de taal waarin u het sjabloon wilt opstellen: Nederlands/Engels.

  •  

Vervolgens wordt de online factuur editor geopend. Met deze editor bewerkt u factuur- en offertesjablonen direct in uw webbrowser. Als klant krijgt u uiteraard toegang tot een duidelijke handleiding om hiermee uw eigen facturen te maken.

Met behulp van de editor kunt u tekstblokken en afbeeldingen en factuurregels toevoegen en richt u de factuur eenvoudig naar wens in.

2. Word-sjablonen in rtf-formaat. (Sjabloontype: Geavanceerd)

e-Boekhouden.nl kent twee type factuursjablonen: eenvoudige en geavanceerde. EBoekhouden.nl adviseert u, waar mogelijk gebruik te maken van sjabloontype Eenvoudig (lees hier de handleiding). Eenvoudige factuursjablonen ontwerpt u direct in uw webbrowser. U plaatst tekstblokken en afbeeldingen, u kunt briefpapier uploaden etc. Wilt u nog meer vrijheid in de inrichting van uw sjabloon, dan kiest u voor sjabloontype Geavanceerd. In deze handleiding vindt u uitleg over dit type factuursjablonen van e-Boekhouden.nl.

  • Kies via Beheer > Sjablonen > Factuursjablonen > Toevoegen voor het type Geavanceerd. Er verschijnt vervolgens een extra veld waar u het RTF-bestand kunt selecteren.

Het aanpassen van RTF-bestanden is een iets meer complexe aangelegenheid. Ook daarmee kunnen wij u helpen en beschikt u als klant uit een duidelijke handleiding.

Probeer e-Boekhouden.nl nu tijdelijk, gratis en vrijblijvend uit

Bent u op zoek naar een handige, veilige en efficiënte manier om facturen te maken en uw administratie op orde te houden? Meld u aan en probeer het factuurprogramma e-Boekhouden.nl nu gratis en vrijblijvend uit.


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

GRATIS voor starters!

Claim nu
15 maanden gratis

Meer informatie

Actie