Factuur
Stapels facturen op de deurmat is verleden tijd. Steeds meer ondernemers versturen hun facturen namelijk digitaal. Maar wat is nu precies een digitale factuur en welke voordelen heeft digitaal factureren? Wij leggen het uit!
Wat is een factuur?
Een factuur is een document met daarop vermeld een overzicht van producten en/of diensten van een betalingsverplichting van een klant (koper) aan een leverancier (verkoper). Het tegengestelde van een factuur is een creditnota, dat is een verzoek om het geld dat aan jouw onderneming betaald is, terug te boeken.
Wat is een digitale factuur?
Een digitale factuur is een factuur die je digitaal ontvangt, verwerkt en verstuurt. Voor deze vorm van factureren is geen printer, papier of postzegel nodig.
Digitale factuur versus een elektronische factuur
Een digitale factuur wordt ook wel vaker een e-factuur genoemd, maar dit zijn twee verschillende dingen. Een digitale factuur is namelijk een digitaal bestand, zoals een Word-document of een Pdf-document, dat bijvoorbeeld per mail wordt verstuurd. Een e-factuur is een versleuteld bestand (UBL) die computers makkelijk kunnen lezen.
Digitale factuur maken
Een digitale factuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur. Alleen de manier van versturen, verwerken en ontvangen is bij digitaal factureren anders.
Voordelen digitaal factureren Digitaal factureren heeft veel voordelen. Het bespaart namelijk tijd, voorkomt fouten en is veel milieuvriendelijker! Alle voordelen op een rijtje:
- Bespaart tijd
Het verwerken van papieren facturen kost veel tijd. Je moet de envelop openmaken, de gegevens op de factuur overnemen, de factuur inscannen of in een map stoppen. Zeker als je ook nog papieren facturen verstuurt, kost dat veel tijd. Denk aan het uitprinten van de factuur, de factuur in een envelop stoppen, de adresgegevens erop schrijven of plakken en dan nog een ritje maken naar de dichtstbijzijnde brievenbus. Dat kan allemaal veel sneller door digitaal te factureren. - Vermindert fouten
Het handmatig verwerken van facturen is erg foutgevoelig. Bijvoorbeeld als je de bedragen moet overtypen of knippen/plakken. Een foutje is dan snel gemaakt. Met digitale facturen verminder je de kans op fouten. - Is milieuvriendelijker
Ga maar eens na hoeveel facturen jij per jaar verstuurt. Papieren facturen moeten worden geprint en verstuurd. Daarvoor is papier, inkt, een envelop en benzine nodig om de factuur bij je klant te krijgen. Dit kan met een digitale factuur allemaal geschrapt worden en dat scheelt een heleboel bomen en co2-uitstoot. - Bespaart geld
En doordat je niet meer zoveel papier, inkt, enveloppen en postzegels nodig hebt, bespaart je dat ook nog eens een heleboel geld. - Facturen worden sneller betaald
Op een digitale factuur kun je een linkje plaatsen waarmee je klant de factuur direct kan betalen. Hierdoor zullen je facturen veel sneller worden betaald. Papieren facturen belanden vaak ergens op een stapel en worden vaak pas veel later verwerkt, waardoor je langer op jouw geld moet wachten.
Hulp bij het maken van facturen
Gebruik de facturatiesoftware van e‑Boekhouden.nl om facturen eenvoudig te maken en versturen.
Tips voor online factureren
Factureren wordt een stuk makkelijker, leuker en sneller wanneer je gebruikmaakt van een online factuurprogramma.
Digitale facturen direct verwerken in de boekhouding
Door middel van Mail & Herken kun je digitale facturen laten herkennen. Je stuurt de digitale factuur naar jouw facturatieprogramma en de factuurgegevens worden dan automatisch overgenomen. Je krijgt een boekingsvoorstel en hoeft dit alleen even te controleren. Akkoord? Je ontvangen factuur staat meteen in je boekhouding.
Papieren facturen digitaliseren
Ook papieren facturen kun je met een facturatieprogramma makkelijk digitaliseren. Met Scan & Herken maak je een foto van jouw factuur en de gegevens worden dan automatisch omgezet naar een boekingsvoorstel. De foto van je factuur sla je daarna op in je boekhouding, waardoor je geen mappen met papieren facturen meer nodig hebt.
Facturen versturen
Je kunt je facturen als bijlage meesturen in een mailtje, maar je kunt ook via je facturatieprogramma jouw facturen versturen. Dit scheelt weer een extra handeling en je ziet precies welke facturen er al zijn verstuurd en betaald.
| Veelgestelde vragen | |||||||||
Wat moet er op een digitale factuur staan? |
 |
||||||||
|
|||||||||
Wat is een e-factuur? |
|
||||||||
|
Een elektronische factuur (e-factuur) is een digitaal versleuteld bestand (UBL) wat computers makkelijk kunnen lezen. Alle gegevens in dit document staan op een vaste plek, waardoor een e-factuur automatisch kan worden verwerkt in andere systemen die hiervoor geschikt zijn.
|
|||||||||
Wat is UBL? |
|
||||||||
|
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een technische term voor de manier waarop online facturen kunnen worden opgesteld. Met UBL verstuur én verwerk je nog sneller jouw facturen. Doordat de meeste leveranciers, klanten en overheden ook met UBL werken, wordt het steeds makkelijker om online te factureren. En omdat ook e‑Boekhouden.nl werkt met UBL weet je zeker dat je facturatiemodule up-to-date is.
|
|||||||||
Facturatiemodule gratis uitproberen
Verzend eenvoudig gepersonaliseerde en professionele facturen naar je klanten via ons online factuurprogramma e‑Boekhouden.nl.
Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn hebben we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van jouw onderneming volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.