UBL-factuur

Wat is een UBL-factuur?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een digitaal factuurbestand in een speciaal XML-formaat. In tegenstelling tot een gewone pdf, is een UBL-bestand opgebouwd uit codes die direct gelezen kunnen worden door boekhoudprogramma's zoals e‑Boekhouden.nl.

In deze code heeft elk gegeven een vaste plek. De software herkent dus direct wat het factuurbedrag is, hoeveel btw er berekend is en wat het bankrekeningnummer van de afzender is. Hierdoor hoef je zelf niets meer over te typen, de factuur 'boekt zichzelf in'.

Voorbeeld van een UBL-factuur?

Een UBL-factuur ziet er anders uit dan een traditionele PDF-factuur. De UBL-factuur heeft geen visuele lay-out, maar is een gestructureerd XML-bestand. Hieronder zie je een schematische weergave van het verschil tussen een PDF-factuur en een UBL-factuur.

Hoe maak je een UBL-factuur?

Een UBL-factuur kun je niet handmatig typen in Word of Excel. Omdat het bestand uit programmeercode bestaat, heb je altijd (boekhoud)software nodig om het aan te maken. In de praktijk hoef je er zelf vaak weinig voor te doen. Bij het versturen van een factuur via bijvoorbeeld e‑Boekhouden.nl, kan je kiezen of je een UBL-factuur wil meesturen.

Het systeem vertaalt jouw factuur automatisch naar een XML-bestand en stuurt dit mee als bijlage in de e-mail. Je klant ontvangt dus de vertrouwde pdf-factuur om zelf te lezen, en een UBL-factuur die verwerkt kan worden in de boekhouding.

Het verschil tussen UBL en XML

De termen UBL en XML worden vaak door elkaar gebruikt en hebben ook met elkaar te maken. Toch is er een verschil tussen de twee:

• XML is het bestandstype (de envelop). Het is de techniek die ervoor zorgt dat gegevens digitaal opgeslagen kunnen worden.
• UBL is de taal (de brief). Het is de wereldwijde afspraak over wélke informatie op welke plek in die brief staat. UBL is een specifieke standaard binnen XML die ervoor zorgt dat facturen op een uniforme manier worden uitgewisseld tussen verschillende systemen.

Een XML-bestand bevat dus de UBL-taal. Dankzij de UBL-standaard begrijpen alle boekhoudprogramma's elkaar. Zonder deze 'taal' zou de ontvangende software wel een XML-bestand zien, maar alsnog niet weten wat het factuurnummer of het btw-bedrag is.

Het belang van UBL-facturen

UBL-facturen zijn snel en veilig. Het grootste voordeel is dat gegevens niet meer handmatig worden overgetypt. Dit heeft drie grote pluspunten:

• Foutloos: de software neemt bedragen en rekeningnummers 100% correct over.
• Sneller betaald: omdat je klant de factuur met één druk op de knop kan verwerken en klaarzetten voor betaling, krijg jij je geld sneller binnen.
• Automatisering: inkomende UBL-facturen worden direct herkend en in de juiste categorie van je boekhouding geplaatst.

UBL-facturen zijn vooral belangrijk voor zakelijke klanten (B2B) en de overheid. Voor particulieren is een standaard PDF-factuur vaak voldoende, omdat zij meestal geen boekhoudsoftware gebruiken.

E-factureren

E-factureren gaat een stap verder dan het mailen van een PDF- of UBL-factuur. Het is het rechtstreeks uitwisselen van factuurgegevens tussen het ene boekhoudsysteem en het andere.

Voor facturatie aan de Rijksoverheid is e-factureren verplicht.

Met e‑Boekhouden.nl stuur je een UBL-factuur eenvoudig mee met je factuur

Met e‑Boekhouden.nl hoef je zelf niet na te denken over de techniek achter een UBL-factuur. Maak en verzend eenvoudig gepersonaliseerde en professionele facturen en stuur het UBL-bestand met één druk op de knop met je factuur mee.

Ervaar zelf het gemak en probeer e‑Boekhouden.nl altijd gratis uit. Ben je korter dan 15 maanden geleden gestart met je bedrijf? Dan is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden na inschrijving bij de KVK zelfs helemaal gratis.