Home > Factureren
Online facturen maken, automatiseren & beheren
Als ondernemer maakt u veel keuzes tijdens het managen van uw organisatie. Factureren is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en het is een fijne gedachte om op financieel gebied alles onder controle te hebben. Het facturatieproces is tegenwoordig goed en eenvoudig in eigen beheer te nemen.
Houdt u de financiële administratie al zelf bij? Dan weet u als geen ander dat het kiezen voor het vereenvoudigen of automatiseren van terugkerende taken in de boekhouding altijd winst oplevert.
Wilt u weten hoe het proces van online factureren in zijn werk gaat, waar voor u nog meer winst te behalen valt en hoe u goede facturen maakt? Op deze pagina leest u alle ins en outs over factureren.
In dit artikel:
Van factuur maken & verwerken tot online beheer
Maandelijks ontvangt en verstuurt u waarschijnlijk veel facturen, of het nu gaat om ingekochte producten, diensten die u heeft afgenomen, of personeel wat u heeft ingehuurd. Als u de discipline heeft om alle facturen netjes op tijd te verwerken, betalen, versturen en iedere keer op eenzelfde wijze te administreren, dan is dat natuurlijk helemaal prima. Maar u herkent het vast wel dat als er iets fout gaat of simpelweg te veel tijd kost, dat u dan denkt: kan ik mijn facturatie niet simpeler beheren? En dan het liefst in (veel) minder tijd én foutloos?
Facturatiemodule
De software van
Probeer vandaag nog onze facturatiemodule gratis en vrijblijvend uit en ervaar hoe eenvoudig uw facturatie kan zijn. De meeste handmatige taken horen tot het verleden.
Wat is online factureren?
Online factureren is het proces rondom het verwerken van alle ontvangen en verzonden facturen in een online factuurprogramma. Facturen maken, betalen, bewaren en verzenden gebeurt allemaal online in de cloud in een op maat gemaakt softwareprogramma die handmatige processen zo veel mogelijk van u overneemt. Vaak is een facturatiemodule direct gekoppeld aan een boekhoudmodule, zodat al uw facturen automatisch in de boekhouding worden verwerkt.
Online factureren uitgelegd: de voordelen, regels & eisen
Nog niet zo heel lang geleden werden facturen voornamelijk gemaakt in Word of Excel, opgeslagen op een computer, uitgeprint en per post verstuurd. Dat werkt natuurlijk prima, maar tegenwoordig wordt er veel gebruik gemaakt van online factuurprogramma’s om digitale facturen te maken en te versturen. Alles in één en alles onder één dak. Handig toch?
Of uw organisatie nu groot of klein is, het is altijd belangrijk dat uw facturatieproces foutloos verloopt. Voor zowel zzp’ers als mkb’ers maakt een goed factuurprogramma factureren een stuk eenvoudiger. Bespaar tijd, voorkom slordigheidsfoutjes en onnodige administratieve werkzaamheden en kies er voor om uw administratieve processen waar mogelijk te automatiseren.
Voordelen online factureren
Online factureren heeft veel voordelen. Het bespaart voornamelijk tijd, voorkomt fouten en is veel milieuvriendelijker! Alle voordelen op een rijtje:
- Geeft financieel inzicht
In een online factuurprogramma is in één oogopslag duidelijk te zien welke klanten uw factuur wel en niet hebben betaald. U hoeft ook niet meer eindeloos te zoeken naar die ene factuur, maar kunt eenvoudig alle facturen eenvoudig oproepen in een overzichtelijke lijst.
- Bespaart tijd
Het verwerken van papieren facturen kost veel tijd. U moet alle gegevens op een factuur overnemen, de factuur inscannen of in een map opbergen. Zeker als u ook nog papieren facturen verstuurt, kost dat alles bij elkaar opgeteld veel tijd. Dat kan allemaal veel sneller door digitaal te factureren. U kunt bijvoorbeeld ook razendsnel vanuit het factuurprogramma met één klik uw btw-aangifte doen.
- Vermindert fouten
Het handmatig verwerken van facturen is erg foutgevoelig. Bijvoorbeeld als u bedragen moet overtypen of kopiëren en plakken. Een foutje is dan snel gemaakt. Omdat uw facturatie bijna helemaal kan worden geautomatiseerd, vermindert u de kans op fouten.
- Professionele uitstraling
U zult graag met uw facturen naar klanten een professionele en betrouwbare indruk willen maken. Met factuursjablonen, goedgekeurd door de Belastingdienst én die voldoen aan de eisen, heeft u eenvoudig een herkenbaar ontwerp gemaakt voor uw facturen. U kunt de facturen zelfs helemaal opmaken in uw eigen huisstijl.
- Automatische koppeling met uw boekhouding
Een facturatieprogramma wordt vaak in combinatie met boekhoudsoftware gebruikt. Het voordeel daarvan is dat iedere gemaakte factuur ook direct verwerkt kan worden in de boekhouding. U bent tenslotte toch verplicht om uw financiële administratie bij te houden. Dan maar beter overzichtelijk alles in eenzelfde pakket, toch? U houdt hiermee overzicht. Op ieder gewenst moment ziet u wat er wel en niet is betaald en weet u hoe uw bedrijf ervoor staat. Door zowel een factuurprogramma als een boekhoudprogramma aan te schaffen, automatiseert u de boekhoudkundige processen optimaal.
- Facturen worden sneller betaald
Op een digitale factuur kunt u een linkje plaatsen waarmee uw klant een factuur direct kan betalen. U kunt kiezen uit verschillende betaalopties zoals creditcard en iDEAL. Hierdoor zullen uw facturen veel sneller worden betaald. Papieren facturen belanden vaak ergens op een stapel en worden vaak dan ook later verwerkt, waardoor u langer op uw geld moet wachten. Heeft uw klant een keer niet op tijd betaald? Dan stuurt u eenvoudig uw herinneringen en aanmaningen, direct vanuit
- Veilig bewaard in de cloud
Met factureren in de cloud worden uw facturen veilig opgeslagen en is uw administratie altijd en overal toegankelijk. Geen overvolle mappen meer met uitgeprinte facturen, u bewaart ze online.
- Is milieuvriendelijker
Ga maar eens na hoeveel facturen u per jaar verstuurt. Papieren facturen moeten worden geprint en verstuurd. Daarvoor is papier, inkt, een envelop en benzine nodig om de factuur bij uw klant te krijgen. Dit kan met een digitale factuur allemaal geschrapt worden en dat scheelt een heleboel bomen en co2-uitstoot.
- Bespaart geld
En doordat u niet meer zoveel papier, inkt, enveloppen en postzegels nodig heeft, bespaart u daarop ook nog eens op uw uitgaande geldstroom en heeft dit een positieve invloed op uw cash flow.
Regels & eisen
Er zijn een aantal wettelijke eisen waaraan een factuur moet voldoen. Wanneer u een factuur maakt, zorg er dan voor dat de volgende zaken vermeld staan:
- Uw volledige naam en die van uw klant
- Uw adres en het adres van uw klant
- Uw btw-nummer en KvK-nummer
- De datum waarop u de factuur verstuurt
- Een omschrijving van de diensten of producten
- De hoeveelheid van de diensten of producten en de leverdatum
- Het bedrag dat u in rekening brengt exclusief btw
- Het btw-tarief en -bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
- De betalingstermijn die u hanteert
- Uw banknummer (optioneel)
- Een opeenvolgend factuurnummer
Uw facturatie inregelen en beheren
De software van
1. Invoeren van ontvangen facturen
U kunt ontvangen facturen op verschillende manieren veilig bewaren in het digitaal archief in
- Handmatig uploaden
Upload uw factuur handmatig in het digitaal archief, door het in te scannen en te uploaden.
- Factuur mailen
Heeft u een factuur per e-mail ontvangen? Dan kunt u deze direct doorsturen naar uw eigen digitaal archief. U gebruikt hiervoor een speciaal eigen e-mailadres.
- De
e-Boekhouden.nl app
Maak van een per post ontvangen factuur eenvoudig een foto met onze speciaal ontwikkelde app. Binnen een paar seconden upload u de factuur direct naar uw boekhouding.
U kunt het factureren helemaal gemakkelijk maken door de herkenfuncties van onze facturatiesoftware automatisch de gegevens op een factuur te laten overnemen. Dit bespaart u nóg meer tijd en u hoeft voortaan alleen nog maar facturen te controleren.
Benieuwd naar onze facturatiesoftware? Bekijk in de volgende video hoe u een ontvangen factuur invoert.
2. Een factuur maken en versturen
Factureren kan het hoogtepunt van de maand zijn, als u dit op een gemakkelijke manier doet. Er zijn veel ondernemers en zzp’ers die zelf de facturen opmaken en het ook leuk vinden om dit proces van dichtbij te volgen. Er wordt tenslotte geld binnengehaald en verdiend.
- Wat is een factuur?
Een factuur is een document waarop u de geleverde diensten of producten en betalingsvoorwaarden vermeldt. De factuur wordt naar de klant gestuurd als ‘betalingsverplichting’. Vaak wordt de factuur na de levering van een dienst of product verstuurd, maar u kunt er ook voor kiezen een factuur eerder te sturen voor een deelbetaling of een aanbetaling. In dat geval wordt een factuur ook wel een pro-formafactuur genoemd.
- Factuur template
Om simpel en snel te kunnen factureren is het handig om een standaard template te maken die u steeds weer kunt gebruiken. Ook is het verstandig om een logische structuur aan te brengen in het versturen en het opslaan van de facturen.
Er zijn ook andere programma’s die u kunt gebruiken om een factuur te maken, zoals Word of Excel. U kunt kiezen voor een standaard template of er zelf één ontwerpen. Met de keuze voor een online boekhoudprogramma als
U kunt in principe uw factuur per post of digitaal versturen. Vaak wordt er gekozen voor dat laatste. Stuur de factuur in een aparte e-mail, zodat deze voor beide partijen eenvoudig terug te vinden is. Met
U kunt uw facturen als bijlage meesturen in een e-mail, maar u kunt ook via het facturatieprogramma uw facturen versturen. Dit scheelt weer een extra handeling en u ziet precies welke facturen er al zijn verstuurd en betaald.
Wilt u graag eens gaan experimenteren met het digitaal factureren? Bekijk de volgende korte video of voorbeeldfactuur en probeer het factuurprogramma
- Factuur voorbeeld
Een factuur heeft altijd als opbouw een logische structuur. Zoals eerder vermeld is het belangrijk dat alle verplichte gegevens worden opgenomen. Maak gebruik van onze standaard factuurtemplates, zodat u verzekerd bent dat u kwalitatief goede facturen uitstuurt. Bekijk hieronder een voorbeeldfactuur uit onze software:
3. Factuur bewaren en direct verwerken in de boekhouding
De Belastingdienst moet uw boekhouding kunnen controleren. U moet uw facturen daarom minstens zeven jaar bewaren. Voor facturen van onroerend goed, elektronische diensten, telecommunicatie en radio- en televisieomroepdiensten geldt een bewaarplicht van tien jaar. Sla de facturen op onder de naam van de klant met een uniek factuurnummer, zodat u deze altijd makkelijk terug kunt vinden. Maak aparte mappen aan voor de verschillende maanden en (eventueel) klanten, om uw administratie overzichtelijk te houden. Kiest u voor ons online boekhoudprogramma, dan wordt alles veilig in de cloud opgeslagen.
- Alle facturen automatisch in uw boekhouding
Met behulp van onze handige koppelingen worden uw facturen uit andere systemen eenvoudig en snel in uw boekhouding geplaatst. Zo staan uw declaraties, werkbonnen, tankbonnen, gewerkte uren of andere facturen direct voor u klaar op de juiste plek.
Wilt u dat de overige facturen ook direct worden herkend én in de boekhouding geplaatst worden? Gebruik dan onze handige Scan & Herken en Mail & Herken-functies.
4. Facturen digitaliseren
Stapels facturen op de deurmat is verleden tijd. Steeds meer ondernemers versturen hun facturen namelijk digitaal.
- Wat is een digitale factuur?
Een digitale factuur is een factuur die u digitaal ontvangt, verwerkt en verstuurt. Voor deze vorm van factureren is geen printer, papier of postzegel nodig.
- Digitale factuur versus een elektronische factuur
Een digitale factuur wordt ook wel vaker een e-factuur genoemd, maar dit zijn twee verschillende dingen. Een digitale factuur is namelijk een digitaal bestand, zoals een Word-document of een Pdf-document, dat bijvoorbeeld per mail wordt verstuurd. Een e-factuur is een versleuteld bestand (UBL) die computers makkelijk kunnen lezen.
- Digitale factuur maken
Een digitale factuur moet voldoen aan dezelfde eisen als een gewone factuur. Alleen de manier van versturen, verwerken en ontvangen is bij digitaal factureren anders.
- Digitale facturen direct verwerken in de boekhouding
Door middel van Scan & Herken en Mail & Herken kunt u digitale facturen laten herkennen. U stuurt de digitale factuur naar uw facturatieprogramma en de factuurgegevens worden dan automatisch overgenomen. U krijgt een boekingsvoorstel en hoeft dit alleen even te controleren. Akkoord? Uw ontvangen factuur staat meteen in uw boekhouding.
- Papieren facturen digitaliseren
Ook papieren facturen kunt u met een facturatieprogramma makkelijk digitaliseren. Met Scan & Herken en Mail & Herken maakt u een foto van uw factuur en de gegevens worden dan automatisch omgezet naar een boekingsvoorstel. De foto van uw factuur slaat u daarna op in uw boekhouding, waardoor u geen mappen met papieren facturen meer nodig heeft.
Gratis factuurprogramma
Het factuurprogramma
Belangrijke onderdelen van een factuurprogramma
- Betaalmethodes: Betalen via iDeal, Creditcard, PayPal of een andere betaalprovider? Met
e-Boekhouden.nl kan het allemaal. - Huisstijl: Het is mogelijk om uw facturen in eigen huisstijl op te maken, maar uw kunt ook gebruik maken van een standaard lay-out.
- Automatische incasso: Heeft u veel terugkerende facturen, dan is de optie voor een incassobestand erg handig, want hierdoor automatiseert u een groot gedeelte van uw facturatie.
- Abonnementen: Hebben uw klanten een abonnement bij u of heeft u andere periodiek terugkerende facturen? Maak dan gebruik van de functie abonnementen. Na het instellen van de periode worden facturen automatisch klaargezet en met één druk op de knop aangemaakt en verzonden.
- Uren registreren en factureren: Met de urenmodule kunt u eenvoudig, van uzelf of uw medewerkers, alle gewerkte uren bijhouden, registreren en factureren.
- Voorraadadministratie: Hou op een overzichtelijke en efficiënte wijze uw voorraad bij. De voorraad wordt continu automatisch bijgewerkt, dus de waarde van uw voorraad kan altijd automatisch verwerkt worden in de boekhouding.
- Koppeling met de boekhouding: Bij
e-Boekhouden.nl is de facturatiemodule gekoppeld aan de boekhoudmodule. Dat is wel zo makkelijk. - Mail & Herken en Scan & Herken: Sinds 2014 heeft e-Boekhouden de functies Mail & Herken en Scan & Herken ontwikkeld. Hiermee kunt u snel en automatisch facturen, bonnetjes of contracten in uw digitale archief plaatsen. Met Mail & Herken en Scan & Herken bespaart u veel tijd en worden er minder fouten gemaakt bij het overnemen van belangrijke (financiële) gegevens.
Facturatieprogramma vergelijken: 4 tips
De keuze van facturatieprogramma’s is eindeloos. Bent u nog verschillende programma’s aan het vergelijken, let dan goed op of alle functies die u nodig hebt in het pakket zitten. Het is belangrijk dat u goed onderzoekt wat u wilt en of het factuurprogramma dit biedt. Hieronder vindt u vier veel voorkomende onderdelen waar facturatieprogramma’s op worden vergeleken:
1. Ga na wat de exacte kosten van het factuurprogramma zijn
In de meeste gevallen betaalt u per maand voor een facturatieprogramma, waardoor u ook een opzegtermijn hebt van een maand. Soms moet u per jaar betalen en zit u vast aan een jaarlicentie. Houd daar dus rekening mee.
2. Check of de eigen huisstijl te gebruiken is
Kijk ook of het mogelijk is om uw facturen in eigen huisstijl op te maken of dat u een standaard lay-out moet gebruiken.
3. Onderzoek de mogelijkheden voor automatische incasso
Niet alle factuurprogramma’s zijn geschikt voor automatische incasso’s. Heeft u veel terugkerende facturen, dan is een optie voor een incassobestand erg handig, want hierdoor automatiseert u een groot gedeelte van uw facturatie.
4. Bekijk alle extra features en of er een koppeling met de boekhouding mogelijk is
Let er ook op of de facturatiesoftware puur bedoeld is voor het aanmaken van facturen en het versturen ervan of dat het ook gekoppeld kan worden aan uw boekhouding. Sommige facturatiepakketten bevatten ook de functie urenregistratie en offertes maken.
Het belang van een up-to-date administratie
Voor iedere ondernemer is het van groot belang om de administratie vanaf het begin goed bij te houden. Niet alleen omdat dit moet van de Belastingdienst, maar ook om als ondernemer heldere inzichten te krijgen in de gang van zaken en uw financiële situatie. Ook zorgt u er zo voor dat uw administratie, wanneer u groeit als ondernemer, te overzien blijft en u niet onnodig veel tijd kwijt bent.
| Veelgestelde vragen | |||||||||
Wat is factureren? |
 |
||||||||
|
Factureren is het maken en versturen van rekeningen naar zakelijke klanten. De facturen zijn tevens een bewijslast voor de boekhouding.
|
|||||||||
Wat is een factuurprogramma? |
|
||||||||
|
Een factuurprogramma is een softwarepakket waarmee u snel en professioneel online kunt factureren. Het tijdperk van de papieren factuur is daarmee verleden tijd. Met factuursoftware heeft u in een handomdraai een mooie factuur gemaakt.
|
|||||||||
Wat moet er op een (digitale) factuur staan? |
|
||||||||
|
|||||||||
Hoe lang moet een factuur bewaard worden? |
|
||||||||
|
|||||||||
Wanneer kunnen facturen het beste verstuurd worden? |
|
||||||||
|
De Belastingdienst stelt als eis dat facturen uiterlijk moeten zijn verstuurd op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin is geleverd.
|
|||||||||
Waar zijn ingeboekte facturen terug te vinden in de boekhouding? |
|
||||||||
|
Ga naar: Boekhouden → Overzichten → Open posten → Te ontvangen (debiteuren). Hier kunt u ook zien of facturen reeds betaald zijn.
|
|||||||||
Wat is een factuur? |
|
||||||||
|
Een factuur is een document waarop u de geleverde diensten of producten en betalingsvoorwaarden vermeldt. De factuur wordt naar de klant gestuurd als ‘betalingsverplichting’.
|
|||||||||
Wat is een e-factuur? |
|
||||||||
|
Een elektronische factuur (e-factuur) is een digitaal versleuteld bestand (UBL) wat computers makkelijk kunnen lezen. Alle gegevens in dit document staan op een vaste plek, waardoor een e-factuur automatisch kan worden verwerkt in andere systemen die hiervoor geschikt zijn.
|
|||||||||
Wat is UBL? |
|
||||||||
|
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een technische term voor de manier waarop online facturen kunnen worden opgesteld. Met UBL verstuurt én verwerkt u nog sneller uw facturen. Doordat de meeste leveranciers, klanten en overheden ook met UBL werken, wordt het steeds makkelijker om online te factureren. En omdat ook
|
|||||||||
Kan er vanuit een offerte gefactureerd worden? |
|
||||||||
|
Ja, dat kan. Zodra een offerte door uw klant is goedgekeurd, kunt u aan de slag. Als u heeft afgesproken dat uw klant eerst een aanbetaling moet doen, dan kunt u direct vanuit de offerte een aanbetalingsfactuur aanmaken en versturen. Ook zodra de werkzaamheden zijn afgerond, of als tussentijds een factuur wilt sturen, kunt u dat direct vanuit de offerte doen.
|
|||||||||
Bent u op zoek naar een handige, veilige en efficiënte manier om facturen te maken en uw administratie bij te houden? Meld u aan en probeer