Memoriaalpost

Wat is een memoriaalpost?

Een memoriaalpost is een verzamelnaam voor boekingen die je niet in de reguliere dagboeken (zoals het bank-, inkoop- of verkoopboek) kwijt kunt. Het is een boeking waar geen directe geldstroom of factuur tegenover staat. Het gaat om zaken die je 'handmatig' moet verwerken of corrigeren. Er wordt niet automatisch een post voor opgesteld in je boekhouding, want er is geen sprake van een directe geldstroom van of naar een andere partij. Er staat geen factuur of bankafschrift centraal die je boekhoudsoftware aanspoort een journaalpost aan te maken.

Stappenplan: zo maak je een memoriaalboeking

1. Bepaal het doel van je boeking
   Bij een memoriaalboeking is er geen 'bewijs' (zoals een bankafschrift) en je voert het handmatig in. Daarom is het belangrijk dat je weet en begrijpt waarom je deze boeking maakt.
2. Kies de juiste grootboekrekeningen
   Er gebeurt aan beide kanten van de balans iets:
   • Debet (links): toename van bezittingen (grootboekrekening 'Voorraad') of kosten.
   • Credit (rechts): toename van schulden of afname van bezittingen (grootboekrekening 'Inventaris').
3. Voer de boeking in
   Ga in je boekhoudpakket naar je 'Memoriaal'-dagboek en voer het volgende in:
   • Datum: voer de datum van de transactie in.
   • Omschrijving: wees specifiek. Schrijf het zo dat je het over 3 jaar ook nog begrijpt.
   • Bedragen: voer de bedragen aan de credit- en debetzijde in.
4. Check je balans
   De gouden regel hier is dat de balans altijd in evenwicht moet zijn. Credit = Debet.
5. Sla je bewijslast op
   Omdat er geen bankafschriften of andere bewijslast is voor deze transactie, is bewijsvoering erg belangrijk voor de Belastingdienst of je accountant. Je leest verderop in dit artikel wat er allemaal geaccepteerd wordt als bewijslast.

Memoriaalpost op de balans

Een memoriaalpost moet op de balans altijd in evenwicht blijven. Dat betekent dat de debetzijde en creditzijde precies gelijk zijn.

• Credit (rechts op de balans): je ziet de waarde van je laptop op de balans letterlijk stijgen.
• Debet (links op de balans): je ziet de afschrijvingskosten in je winst- en verliesrekening stijgen, waardoor je winst lager wordt (en je dus minder belasting betaalt).
• Evenwicht: links en rechts zijn altijd gelijk.

Memoriaal vs journaalpost

Een memoriaal is het boekhoudkundige dagboek waarin je transacties onderbrengt waar je geen directe bewijslast (zoals een factuur of bankafschrift) voor hebt. Deze transacties leg je in dit boek vast door middel van journaalposten. In het memoriaal noem je deze posten ook wel memoriaalposten. Deze bestaan uit een debet- en creditregel en zijn specifiek voor boekingen zonder factuur of geldstroom.

Memoriaalposten in de praktijk: voorbeelden

Stel, je bent net een eigen onderneming begonnen en gebruikt je privélaptop voor je dagelijkse werkzaamheden en administratie in je zaak. Je koopt dan geen laptop, maar brengt de waarde ervan (€ 500) in de zaak via je memoriaal. Dan ziet je boeking er als volgt uit:

Je bezit (Inventaris) van de onderneming neemt toe, en de schuld aan jezelf (Eigen Vermogen) neemt toe.

Je doet je btw-aangifte aan het eind van elk kwartaal. In dat kwartaal heb je btw ontvangen van klanten (die je aan de Belastingdienst moet betalen) én betaald aan leveranciers (die kun je terugvragen van de Belastingdienst). Je moet dit kwartaal € 1.200 afdragen en je krijgt € 200 terug. Het saldo (1.200 - 200 = € 1.000) zet je klaar op je 'Betaalrekening btw'.

Zo staan je btw-rekeningen voor het nieuwe kwartaal weer op € 0 en zie je op je balans precies welk bedrag er nog naar de Belastingdienst moet.

Waar moet je aan denken bij memoriaalposten?

Een memoriaalpost wordt handmatig ingevoerd. Er is geen 'automatische controle' zoals bij een bankkoppeling in je online software en waarbij je bankafschriften automatisch gematched en verwerkt worden. Je moet dus nauwkeurig te werk gaan.

1. Dubbel boekhouden: een memoriaalpost heeft een debet- en creditzijde (dat heet dubbel boekhouden) en is altijd in evenwicht.
2. Duidelijke omschrijving: een memoriaalboeking heeft niet, zoals bij een bankboeking, een naam van de leverancier. Boek het zo dat je over 3 jaar nog aan de kritische belastinginspecteur kunt uitleggen waar het over gaat.
3. Bewijslast: omdat er geen bonnetjes zijn of bankafschriften, moet je zelf voor bewijs zorgen.
4. Btw-neutraal: check altijd of een memoriaalpost ook gevolgen heeft voor de btw. Bij afschrijvingen of interne overboekingen tussen bankrekeningen gebruik je bijvoorbeeld géén btw-codes.
5. Prullenbak: maak er geen gewoonte van om posten die je niet begrijpt in memoriaal te zetten. Raadpleeg een boekhouder of accountant als je er niet uitkomt.