VIES-btw-check: zo controleer je een Europees btw-nummer

Doe je zaken met een bedrijf in een ander EU-land? Dan ben je verplicht het btw-nummer van je klant te controleren voordat je factureert. Dat doe je via de VIES-btw-check, het officiële systeem van de Europese Commissie. Klopt een nummer niet en factureer jij wel met 0% btw? Dan kan de Belastingdienst later alsnog btw bij jou naheffen.

Inhoudsopgave

• Wat is een VIES-btw-check?
• Is de VIES-btw-check verplicht?
• Hoe controleer ik een buitenlands btw-nummer?
• Wat als een btw-nummer ongeldig is?
• Veelgestelde vragen over de VIES-btw-check

Wat is een VIES-btw-check?

VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is een zoekmachine van de Europese Commissie waarmee je btw-nummers van bedrijven in alle EU-landen controleert. VIES is zelf geen database. Het bevraagt op het moment van je zoekopdracht de nationale btw-database van het betreffende EU-land en geeft je direct een uitslag terug.

Wat je precies te zien krijgt, verschilt per land. Sommige EU-landen tonen ook de bedrijfsnaam en het adres bij een geldig nummer. Wat altijd vaststaat: een geldige uitslag betekent dat het nummer geregistreerd staat, niet dat het bedrijf ook daadwerkelijk actief is.

Sla je controle altijd op als screenshot of pdf. Bij een belastingcontrole moet je kunnen aantonen dat je het nummer hebt gecheckt op het moment van de transactie. In e‑Boekhouden.nl wordt de VIES-check automatisch voor je gedaan zodra je een btw-nummer invoert. Handig!

Is de VIES btw-check verplicht?

Ja, als je goederen of diensten levert aan een bedrijf in een ander EU-land en daarvoor 0% btw (levering van goederen) wilt toepassen of de btw wil verleggen (levering van diensten). Sinds 2020 is een geldig btw-nummer van je klant een verplichte voorwaarde voor dat nultarief of verlegging. Klopt het nummer niet? Dan kan de Belastingdienst de btw alsnog bij jou naheffen. Binnen de EU willen ze namelijk wel zeker weten dat je klant btw-plichtig is in het eigen land en daar dus btw afdraagt.

Deze VIES btw-check heb je ook nodig voor je ICP-opgaaf. De btw-nummers van je buitenlandse klanten moeten kloppen. Factureer je aan particulieren in de EU? Dan hoef je niks te controleren, de VIES btw-check is alleen voor zakelijke transacties. Een VIES btw-check is ook niet van toepassing als je zakendoet met landen buiten de EU, zoals de VS of het Verenigd Koninkrijk.

Hoe controleer ik een buitenlands btw-nummer?

Ga naar de officiële VIES-tool van de Europese Commissie. Kies het land van het bedrijf, vul het btw-nummer in en klik op controleren. Je krijgt meteen een uitslag.

Btw-nummerformaten in populaire EU-landen

Deze formaten zeggen alleen iets over de opbouw van het nummer. Of een nummer ook echt geldig en actief is, check je altijd via de VIES-tool zelf.

Wat als een btw-nummer ongeldig is?

Controleer eerst of je het nummer correct hebt ingevoerd. Juiste landcode, geen tikfout en geen spaties. Klopt de invoer maar is het nummer nog steeds ongeldig? Neem dan contact op met je klant. Het kan zijn dat hun registratie nog niet volledig is verwerkt in de nationale database. In dat geval vraag je hen contact op te nemen met hun eigen belastingdienst.

Zolang het nummer niet geldig is, mag je geen 0% btw toepassen of de btw verleggen. Factureer dan met Nederlandse btw of wacht met factureren tot het nummer in orde is.

Probeer e‑Boekhouden.nl uit! Tot 15 maanden na inschrijving bij de KVK ervaar je alle gemakken van het boekhoudprogramma helemaal gratis.