Hoe maak ik een kwitantie?

Een kwitantie maak je eenvoudig zelf in Word of Google Docs. Zet de verplichte gegevens erin (naam en adres van beide partijen, datum, omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het bedrag, de betaalwijze en een handtekening), sla het document op als pdf en stuur het door. Bewaar altijd een kopie voor je eigen administratie.

Moet ik btw vermelden op een kwitantie?

Nee, als je geen ondernemer bent vermeld je geen btw op een kwitantie. Particulieren hebben geen btw-nummer en mogen geen btw in rekening brengen.

Is een kwitantie rechtsgeldig?

Ja, een correct ingevulde kwitantie is rechtsgeldig als bewijs van betaling. Het is geen vervanging voor een officiële factuur bij zakelijke transacties tussen ondernemers.

Is een bonnetje hetzelfde als een kwitantie?

In de basis wel. Een kassabon is een geautomatiseerde vorm van een kwitantie.

Moet ik een kwitantie geven als ondernemer?

Alleen als de klant erom vraagt. Als ondernemer ben je verplicht een factuur te sturen, geen kwitantie. Een kwitantie kun je als aanvulling afgeven bij een contante betaling.

Kan een ondernemer een kwitantie ontvangen in plaats van een factuur?

Ja, maar let op: een kwitantie is geen btw-factuur. Je kunt de btw dus niet terugvragen. De kosten mag je wel als zakelijke uitgave verwerken in je boekhouding. Ontvang je regelmatig kwitanties van dezelfde persoon? Dan ben je als ondernemer verplicht een IB-47 melding te doen bij de Belastingdienst.

Kan ik een kwitantie digitaal versturen?

Ja, de Belastingdienst accepteert digitale kwitanties, mits alle verplichte gegevens correct en controleerbaar zijn. Je kunt een kwitantie opstellen in Word of Google Docs en versturen als pdf.

Mag ik als vereniging of stichting een kwitantie sturen?

Ja. Verenigingen en stichtingen die geen btw-plichtige ondernemer zijn mogen een kwitantie sturen, bijvoorbeeld voor contributie of donaties.

Alles over kwitanties | e-Boekhouden.nl

Q: Hoe lang moet ik kwitanties bewaren?

Als ondernemer bewaar je kwitanties minimaal 7 jaar. Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht, maar het is verstandig om belangrijke kwitanties te bewaren.

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie, ook wel ontvangstbewijs of reçu genoemd, is een document waarmee je bevestigt dat een betaling is voldaan. Het is vergelijkbaar met een kassabon die je bij een winkel krijgt. Een kwitantie wordt pas opgesteld nadat de betaling heeft plaatsgevonden.

Een kwitantie is geen factuur. Particulieren zonder KVK-inschrijving mogen geen officiële factuur sturen, omdat een factuur wettelijk verplichte gegevens vereist zoals een KVK-nummer en btw-nummer. Een kwitantie is voor particulieren wel een geldig bewijsdocument dat de ontvanger in de administratie kan verwerken.

Wil je een factuur maken? Dat gaat eenvoudig met e‑Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden na je inschrijving bij de KVK maak je gratis gebruik van alle functionaliteiten.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Wanneer gebruik je een kwitantie?

Een kwitantie gebruik je in de volgende situaties:

Als particulier die incidenteel goederen of diensten levert aan een bedrijf of andere particulier. Denk aan de verkoop van een tweedehands fiets, het ontvangen van huur of het uitvoeren van een klus zonder KVK-inschrijving.
Als ondernemer die een betaalbewijs wil afgeven bij een contante betaling, als aanvulling op de factuur.
Als werknemer die kosten wil declareren bij een werkgever.

Wat moet er op een kwitantie staan?

Er zijn geen strikte wettelijke eisen voor een kwitantie, maar er zijn wel gegevens die er standaard op horen om het document rechtsgeldig te maken als bewijs van betaling:

Naam en adres van de afzender (verkoper) en de ontvanger (koper)
Datum van de transactie
Omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief hoeveelheid
Het exacte bedrag
De betaalwijze (contant of overboeking)
Handtekening van de afzender

Btw vermeld je niet op een kwitantie als je geen ondernemer bent. Particulieren hebben geen btw-nummer en mogen geen btw in rekening brengen. Een bankrekeningnummer is niet verplicht, maar handig als de betaling via overboeking plaatsvindt.

Kwitantie maken

Een kwitantie maak je gemakkelijk zelf in Word of Google Docs. Zorg dat alle verplichte gegevens erin staan en sla het bestand op als pdf voordat je het verstuurt of uitprint. Bewaar altijd een kopie voor je eigen administratie.

Voorbeeld kwitantie

Een kwitantie ziet er eenvoudig uit. Hieronder een voorbeeld van hoe een ingevulde kwitantie eruitziet:

Voorbeeld van een ingevulde kwitantie

Je kunt een kwitantie eenvoudig zelf opstellen in Word of Google Docs. Zorg dat alle bovenstaande gegevens erin staan en bewaar altijd een kopie voor je eigen administratie.

Wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur?

Een factuur is een betalingsverzoek dat je verstuurt voordat de betaling plaatsvindt. Een kwitantie is een bewijs van betaling dat je afgeeft nadat er is betaald. Dat is het belangrijkste verschil, maar er zijn er meer:

Onderwerp	Factuur	Kwitantie
Wanneer	Vóór betaling	Na betaling
Wie	Alleen ondernemers	Particulieren en ondernemers
Btw	Verplicht vermelden	Niet van toepassing voor particulieren
KVK-nummer	Verplicht	Niet verplicht
Btw-nummer	Verplicht	Niet verplicht
Btw terugvragen	Mogelijk	Niet mogelijk

Een bedrijf dat een kwitantie ontvangt van een particulier kan de btw niet terugvragen, omdat een kwitantie geen btw-factuur is. De kosten kunnen wel als zakelijke uitgave worden verwerkt in de boekhouding.

Factuur kwitantie

Kwitanties en de Belastingdienst

Een kwitantie lijkt misschien een informeel document, maar ook hier heeft de Belastingdienst regels voor. Of je nu een kwitantie uitschrijft als particulier of ontvangt als ondernemer. In beide gevallen zijn er verplichtingen.

Als je een kwitantie uitschrijft

Ontvang je als particulier inkomsten via kwitanties? Dan moet je die opgeven bij de Belastingdienst als "inkomsten uit overige werkzaamheden" in box 1. Je betaalt hierover inkomstenbelasting. Bepaalde kosten, zoals materiaalkosten of reiskosten, mag je aftrekken. Bewaar de bijbehorende bonnetjes als bewijs.

Als je een kwitantie ontvangt

Ben je ondernemer en huur je iemand in die geen ondernemer is en een kwitantie stuurt? Dan ben je verplicht een opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (IB-47) te doen bij de Belastingdienst. Dit is een melding waarmee je doorgeeft hoeveel je aan deze persoon hebt uitbetaald in een kalenderjaar. De Belastingdienst gebruikt deze informatie om te controleren of de ontvanger de inkomsten correct heeft opgegeven in de aangifte inkomstenbelasting. Je doet de opgaaf via het gegevensportaal voor uitbetaalde bedragen aan derden, vóór 1 februari van het jaar na het jaar van uitbetaling.

Bewaarplicht

Als ondernemer bewaar je kwitanties minimaal 7 jaar als onderdeel van je administratie. Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht, maar het is verstandig om belangrijke kwitanties goed te archiveren.

Verwerk kwitanties eenvoudig in je boekhouding met e‑Boekhouden.nl. De eerste 15 maanden na je KVK-inschrijving gebruik je alle functionaliteiten gratis.