Subboek
Als ondernemer werk je vrijwel dagelijks met facturen, betalingen en investeringen, maar je grootboek toont alleen de totalen. Een subboek geeft je het overzicht dat je nodig hebt om die totalen te controleren. In dit artikel lees je wat een subboek is, hoe het verschilt van het grootboek en welke soorten er zijn.
Wat is een subboek?
Een subboek is een gedetailleerd overzicht van alle mutaties die bij één specifieke grootboekrekening horen, zoals debiteuren, crediteuren of vaste activa. Het grootboek laat alleen het totaalbedrag per rekening zien; in het subboek vind je de onderliggende posten terug, dus welke factuur, van welke klant of leverancier en voor welk bedrag.
Verschil tussen subboek en grootboek
Naast het subboek bestaat het grootboek. Het verschil zit vooral in het detailniveau en de functie binnen je administratie:
| Grootboek | Subboek | |
| Wat het toont | Totaalbedrag per rekening | Onderliggende posten per klant, leverancier of bedrijfsmiddel |
| Voorbeeld | Totaal aan openstaande facturen bij klanten | Welke klant welk bedrag nog moet betalen |
| Detailniveau | Samengevat | Gedetailleerd |
Het totaal van een subboek moet altijd aansluiten op het saldo van de bijbehorende grootboekrekening. Klopt dit niet, dan is dat vaak een teken dat er een boeking ontbreekt of dat er iets verkeerd is verwerkt.
Welke soorten subboeken zijn er?
Een onderneming kan meerdere subboeken bijhouden, afhankelijk van welke grootboekrekeningen extra detail nodig hebben. De meest voorkomende zijn:
- Debiteurenboek: een overzicht per klant van openstaande en betaalde facturen.
- Crediteurenboek: een overzicht per leverancier van facturen die je nog moet betalen.
- Kas- en bankboek: de details achter je liquide middelen, zoals losse betalingen en ontvangsten.
- Activaregister (ook wel vaste activa register genoemd): de onderliggende gegevens van je vaste activa, zoals aanschafwaarde en afschrijving per bedrijfsmiddel.
Subboek bijhouden in je boekhouding
Zodra je een factuur verstuurt, een inkoopfactuur ontvangt of een investering doet, verwerk je dit zowel in het subboek als in het grootboek. Een paar aandachtspunten:
- Werk een subboek dagelijks of wekelijks bij, zodat het altijd een actueel beeld geeft.
- Controleer periodiek of het totaal van het subboek aansluit op het grootboeksaldo.
- Bewaar de onderliggende bewijsstukken, zoals facturen en bonnen, samen met de boeking.
Zonder subboek zie je alleen een totaalbedrag, zonder dat je weet waar dit bedrag uit is opgebouwd. Dat maakt controle richting je boekhouder, accountant of de Belastingdienst een stuk lastiger.
Probeer e‑Boekhouden.nl gratis en vrijblijvend uit
Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn, hebben we een proefperiode van 14 dagen. Als je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van jouw onderneming (vanaf het moment van inschrijving bij de Kamer van Koophandel) volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief het gebruik van de mobiele app. Zo houd je ook je debiteuren, crediteuren en bedrijfsmiddelen eenvoudig en overzichtelijk bij.
Veelgestelde vragen over het subboek
Nog hulp nodig?
Stel je vraag aan Thom en zijn collega's. Ze staan je graag te woord.
