Zo regel je de loonadministratie van je eerste werknemer

Loonadministratie is het geheel van taken rond het berekenen, verwerken en uitbetalen van salarissen. Inclusief het inhouden van belastingen en premies en het doen van aangifte bij de Belastingdienst. Neem je voor het eerst personeel aan? Dan helpt dit artikel je op weg.

Inhoudsopgave

• Wat is loonadministratie?
• Stappen bij het aannemen van je eerste werknemer
• Wat is payroll?
• Zelf doen, payroll of uitbesteden: wat past bij jou?
• Veelgestelde vragen over loonadministratie

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, omvat alle administratieve taken rond de betaling van je personeel. Denk aan het bijhouden van gewerkte uren, het berekenen van het brutoloon naar nettoloon, het inhouden van loonbelasting en premies, het opstellen van loonstroken en het indienen van de aangifte loonheffingen bij de Belastingdienst. Als werkgever ben je wettelijk verplicht om deze administratie juist en volledig bij te houden.

Stappen bij het aannemen van je eerste werknemer

Neem je voor het eerst iemand in dienst? Dan komt er in korte tijd veel op je af. Dit zijn de belangrijkste stappen.

1. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Dit doe je met het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever. Doe dit zo vroeg mogelijk: uiterlijk op de eerste werkdag van je werknemer dien je aangemeld te zijn als werkgever.
2. Wacht op je loonheffingennummer. Meestal ontvang je dit binnen een week, samen met een aangiftebrief waarin staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen.
3. Stel een arbeidsovereenkomst op. Hierin leg je onder andere het salaris, de functie, de proeftijd en de opzegtermijn vast. Check ook of er een cao van toepassing is in jouw branche, die geldt vaak automatisch zodra je personeel aanneemt.
4. Geef de wijziging door aan de KVK. Verandert het aantal werkzame personen in je bedrijf, dan geef je dat door via het wijzigingsformulier van de KVK. Een werkzaam persoon telt vanaf 15 uur of meer per week en dat is breder dan alleen je werknemers. Ook inleenkrachten of een meewerkend gezinslid vallen hieronder. Je hoeft dit niet na elke afzonderlijke wijziging door te geven: de KVK kijkt naar de situatie op de eerste werkdag van mei en je geeft een verandering ten opzichte van vorig jaar één keer per jaar door. Wil je je registratie tussendoor actueel houden, bijvoorbeeld voor een vergunningsaanvraag, dan kan dat op elk moment.
5. Stel de identiteit van je werknemer vast. Maak een kopie van de voor- en achterkant van een geldig identiteitsbewijs en bewaar deze in je administratie.
6. Richt je loonadministratie in. Vanaf de eerste werkdag moet je maandelijks of per vier weken aangifte loonheffingen doen.

Wat is payroll?

Bij payroll besteed je niet alleen de loonadministratie uit, maar ook het juridisch werkgeverschap. Je werknemer komt dan in dienst bij het payrollbedrijf in plaats van bij jou. Het payrollbedrijf neemt daarmee de werkgeversrisico's en verplichtingen over, zoals de loondoorbetaling bij ziekte. Jij blijft wel verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het werk. Omdat het payrollbedrijf deze risico's overneemt, betaal je hier meestal een hoger tarief voor dan bij een werknemer die rechtstreeks bij jou in dienst is.

Zelf doen, payroll of uitbesteden: wat past bij jou?

Er zijn drie manieren om met loonadministratie om te gaan, elk met een ander niveau van betrokkenheid.

Beheer jouw loonadministratie eenvoudig met e‑Boekhouden.nl

Zodra je personeel aanneemt, wil je niet met losse spreadsheets werken. Koppel je salarissoftware aan e‑Boekhouden.nl en je loonjournaalposten worden automatisch in je administratie verwerk. Zo blijft je boekhouding kloppend, ook als je loonadministratie bij een andere partij ligt. Wil je personeel iets onbelast vergoeden of verstrekken, zoals een thuiswerkvergoeding? Check dan de regels van de werkkostenregeling.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen