E-commerceboekhouding: verkopen via platformen en webshops

E-commerceboekhouding is de verzamelnaam voor alles wat je administratief regelt als je online producten verkoopt. Dat kan via een eigen webshop zijn, via marketplaces zoals Bol, Amazon, Etsy, Vinted en Marktplaats of via allebei tegelijk. De fiscale basis is voor elke e-commerce ondernemer hetzelfde: btw afdragen, inkomsten en kosten bijhouden en je administratie op orde houden. Hoe je dat aanpakt? We leggen het uit.

Inhoudsopgave

• Wat valt er onder e-commerce boekhouding?
• Wanneer moet ik mijn verkopen melden bij de Belastingdienst?
• Online verkopen verwerken in je administratie
• Btw-regels voor e-commerce
• Wanneer gaan buitenlandse btw-regels voor mij gelden?
• Documentatie bijhouden voor e-commerceboekhouding
• Boekhouding per platform
• Veelgestelde vragen over e-commerceboekhouding

Wat valt er onder e-commerce boekhouding?

Verkoop je producten via een webshop of marketplace? Dan hebben we het over e-commerce. Alle financiële gegevens die je verzamelt en verwerkt bij die verkopen horen bij e-commerce boekhouding. Denk aan de registratie van verkopen, het beheren van je voorraad, het verwerken van internationale btw-verplichtingen en het afstemmen van uitbetalingen via betaalproviders.

Wanneer moet ik mijn verkopen melden bij de Belastingdienst?

Verkoop je zo nu en dan een broek via Vinted of een zoldervondst via Marktplaats? Dan hoef je dit niet door te geven aan de Belastingdienst. Maar verkoop je structureel producten met winstoogmerk, dan wordt het een ander verhaal.

Het verschil zit hem in de intentie. Verkoop je kleding van jezelf of je gezin, oude boeken of meubels voor je verhuizing? Dan is er niks aan de hand. Koop je wekelijks vintage kleding in bij kringloopwinkels om die met winst door te verkopen of bied je structureel producten aan via een platform? Dan ziet de Belastingdienst dat als een bron van inkomen en betaal je inkomstenbelasting over de winst. Er geldt geen minimumbedrag. Ook over kleine winsten ben je belasting verschuldigd.

Online verkopen verwerken in je administratie

Of je nu verkoopt via een webshop of marketplace, je boekhouding bestaat in grote lijnen uit dezelfde stappen. Alleen de manier waarop je omzet binnenkomt verschilt. En dat verschil bepaalt hoe je het moet boeken.

• Heb je een eigen webshop? Dan ontvang je betalingen via een betaalprovider zoals Mollie of Stripe, stuur je zelf facturen aan je klanten en houd je zelf je administratie bij.
• Verkoop je via een extern platform zoals Bol, Amazon, Etsy of Marktplaats? Dan loopt je omzet via een tussenpersoon. Het platform int het geld van de koper, houdt commissie in en betaalt jou het resterende bedrag uit. Wat je op je bankrekening ziet is dus niet je omzet, maar je omzet minus de platformkosten.

In je boekhouding verwerk je altijd het volledige verkoopbedrag inclusief btw als omzet. De commissie en andere platformkosten boek je apart als zakelijke kosten. Zo klopt je winst- en verliesrekening en trek je de btw op die kosten correct af.

Btw-regels voor e-commerce

Als btw-plichtig ondernemer breng je btw in rekening op je verkopen en draag je die af via de btw-aangifte. Het standaardtarief is 21%. Voor sommige producten zoals bepaalde voedingsmiddelen en boeken geldt 9%.

Er is een uitzondering voor kleine ondernemers, namelijk de Kleineondernemersregeling (KOR). Blijft je totale omzet onder de € 20.000 per jaar? Meld je dan aan voor de KOR. Je rekent dan geen btw en hoeft geen aangifte te doen. Handig voor starters, maar let op: je mag dan ook geen btw terugvragen op je eigen inkopen en platformkosten.

Verkoop je via buitenlandse platforms zoals Amazon of Etsy? Die brengen vaak geen Nederlandse btw in rekening op hun commissie, maar hanteren de btw-verleggingsregeling. Geef die aan in je btw-aangifte als verschuldigde btw en tegelijk als voorbelasting. Per saldo is het effect nul, maar je moet het wel goed verwerken.

Wanneer gaan buitenlandse btw-regels voor mij gelden?

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen? Tot € 10.000 per jaar mag je gewoon het Nederlandse btw-tarief hanteren. Zodra je over die grens gaat, bereken je het btw-tarief van het land van de koper. Je meldt je dan aan voor de OSS-regeling (One Stop Shop) via de Belastingdienst en doet een gecombineerde aangifte voor al je EU-verkopen. Geen aparte registratie per land dus.

Sla je producten op in een buitenlands fulfillmentcentrum, zoals bij Amazon FBA? Dan kunnen er andere regels gelden, ook onder die drempel.

Documentatie bijhouden voor e-commerceboekhouding

De Belastingdienst verplicht je je administratie zeven jaar te bewaren. Als e-commerce ondernemer bewaar je verkoopfacturen of orderoverzichten, inkoopfacturen, bank- en betaaloverzichten, de maandelijkse uitbetalingsoverzichten van platforms en je btw-aangiften.

Boekhouding per platform

Elk platform heeft een eigen commissiestructuur, uitbetalingsritme en rapportages. In onze platformspecifieke artikelen leggen we per platform uit hoe je de boekhouding aanpakt:

Met e‑Boekhouden.nl start je eenvoudig en gratis met je administratie. Wil je ons programma eerst beter leren kennen of twijfel je nog? Probeer het dan altijd gratis en vrijblijvend uit met onze 14 dagen proefperiode. Zo ontdek je zelf de voordelen: een overzichtelijke administratie, waardevolle tijdsbesparing en ondersteuning bij belastingaangiftes. Wist je dat je als startende ondernemer eBoekhouden.nl zelfs 15 maanden gratis gebruikt? Dat wil je niet missen.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen