Boekhouden voor Vinted Pro verkopers: hoe hou je je administratie op orde?

Vinted wordt steeds populairder in Nederland. Veel mensen gebruiken het platform om hun kledingkast op te ruimen, maar er zijn ook steeds meer mensen die serieus geld verdienen met verkopen via Vinted. Als je regelmatig verkoopt om winst te maken, komen er administratieve en boekhoudkundige verplichtingen bij kijken. In dit artikel lees je hoe je als Vinted Pro- verkoper je administratie op orde houdt.

Inhoudsopgave

• Wat is Vinted en hoe werkt het?
• Hobby of onderneming? De grens tussen particulier en professioneel
• Moet ik me als Vinted verkoper inschrijven bij de KVK?
• De Belastingdienst en Vinted: wanneer moet je belasting betalen?
• Hoe houd je je administratie bij als Vinted-verkoper?
• Praktische tips
• Conclusie: Zorgeloos verkopen met een goede boekhouding

Wat is Vinted en hoe werkt het?

Vinted is een online platform waar je tweedehands kleding, schoenen en accessoires kunt verkopen. Het verkoopproces is simpel: je uploadt een productfoto, voegt een beschrijving toe, stelt de prijs vast en wacht op kopers. Kopers kunnen onderhandelen over de prijs. Als de verkoop rond is, ontvang je van Vinted een verzendlabel en zorg je voor een nette verzending.

Hoewel verkopen via Vinted in principe eenvoudig is, moet je rekening houden met administratieve verplichtingen als jij besluit om commercieel te verkopen op Vinted.

Hobby of onderneming? De grens tussen particulier en professioneel

Het is belangrijk om te weten wanneer verkopen op Vinted als hobby wordt gezien en wanneer de Belastingdienst je als onderneming beschouwt.

Ruim jij de kledingkast op of haal je eindelijk de zolder vol kinderkleding leeg? Dan ben je natuurlijk niet direct ondernemer. Ook niet als je de boekenkast uitdunt of spullen verkoopt die je niet meer gebruikt. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen hobbymatig verkopen en ondernemen met winstoogmerk.

Wanneer ben je géén ondernemer?

• Je verkoopt alleen je eigen kleding en spullen;
• Je hebt geen winstoogmerk (je maakt geen winst met doorverkoop).

In dit geval hoef je géén belasting te betalen.

Wanneer ben je wél ondernemer?

• Je koopt kleding of spullen met het doel om deze door te verkopen;
• Je hebt een duidelijk winstoogmerk (je wilt winst maken).

Als dit het geval is, betaal je omzet- en inkomstenbelasting.

Als je in een jaar dertig verkopen hebt gedaan of voor meer dan € 2.000 hebt verkocht, geeft Vinted dit door aan de Belastingdienst op basis van Europese regelgeving (DAC 7). De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of er sprake is van commerciële verkoop.

De Belastingdienst en Vinted: wanneer moet je belasting betalen?

Als je commercieel verkoopt via Vinted, betaal je omzetbelasting (btw). Vier keer per jaar (elk kwartaal) doe je btw-aangifte. De hoofdregel is dat je 21% btw rekent over je verkopen. Mogelijk kan je gebruik maken van de margeregeling of de kleineondernemersregeling (KOR) om een belastingvoordeel te halen.

• De margeregeling: Als je tweedehands goederen zonder btw inkoopt, is er sprake van een margegoed. Bij de verkoop van margegoederen kan je de margeregeling toepassen. Je betaalt dan niet 21% btw over het gehele verkoopbedrag, maar alleen over het verschil tussen de inkoop- en verkoopprijs.

• De KOR: De KOR is bedoeld voor kleine ondernemers die minder dan € 20.000 omzet per jaar hebben. Met de KOR kun je vrijstelling van btw aanvragen. Dit betekent dat je geen btw hoeft af te dragen, maar ook geen btw mag aftrekken over je zakelijke kosten. Dit kan administratief voordeel opleveren als je weinig verkoopt.

Als je niet onder de KOR valt, mag je de btw over bepaalde zakelijke kosten aftrekken van de btw die je moet afdragen. Denk hierbij aan:

• Inkoopkosten: De btw over gekochte producten die je weer doorverkoopt.
• Administratiekosten: De btw over diensten van een boekhouder of administratiekantoor.
• Verpakkingsmateriaal: De btw over dozen, enveloppen en beschermingsmateriaal.

Eén keer per jaar betaal je inkomensbelasting. Inkomstenbelasting betaal je over je netto-winst. Dit betekent dat je alle inkomsten uit je Vinted-verkopen optelt en daar de zakelijke kosten van aftrekt. Denk bij zakelijke kosten aan inkoopkosten van kleding, verpakkingsmaterialen en platformkosten (zoals op Vinted bijvoorbeeld de kosten voor etalage of het boosten van artikelen).

De winst die overblijft, tel je op bij je overige inkomsten (bijvoorbeeld uit loondienst of andere ondernemingen) die je ontvangt. Dit totaalbedrag valt in een van de belastingtarieven. De inkomstenbelasting wordt berekend volgens een progressief tarief: hoe hoger je inkomen, hoe meer belasting je betaalt.

Hoe houd je je administratie bij als Vinted-verkoper?

Een goede administratie is essentieel als je verkoopt via Vinted Pro. Zo houd je overzicht en voorkom je problemen met de Belastingdienst. Een paar dingen die jij kan doen om jouw administratie overzichtelijk te houden:

• Overzicht van inkomsten en uitgaven
  Zorg ervoor dat je jouw inkomsten en uitgaven goed bijhoudt. Noteer elke verkoop inclusief verkoopprijs. Bewaar bonnetjes en facturen van inkoop, verpakkingsmateriaal, verzendkosten en andere zakelijke uitgaven en zet deze kosten in een overzicht.

   

  Tip: Gebruik een spreadsheet (bijvoorbeeld Excel of Google Sheets) om je inkomsten en uitgaven per maand te noteren.

• Facturen en bonnetjes bewaren
  Je kan ervoor kiezen om facturen en bonnetjes digitaal op te slaan. Scan je facturen en bonnetjes in of maak er foto's van om verlies te voorkomen Gebruik een digitale map per maand of kwartaal om het overzichtelijk te houden. Je kunt de facturen en bonnetjes ook fysiek bewaren. Stop ze dan in een ordner en sorteer ze per maand.

• Gebruik een boekhoudsysteem
  Ik gebruik zelf e‑Boekhouden.nl, vooral de app, om mijn administratie bij te werken. Het grote voordeel hiervan is dat je snel facturen en bonnetjes in kunt scannen. Je maakt makkelijk een foto van een bonnetje en slaat deze direct op.

  Als ik printerpapier, wasmiddel en verzendzakken bij de Action koop, maak ik direct een uitgave aan in de app met de verkoopprijs en eventuele btw. Ik scan daarbij de bon direct in. Zo heb ik alles meteen vastgelegd.

  Daarnaast is voor mij de geautomatiseerde btw-aangifte echt een uitkomst. ​Met e‑Boekhouden.nl kun je je btw-aangifte eenvoudig en snel regelen. Het systeem stelt automatisch een vooraf ingevulde aangifte op, gebaseerd op je ingevoerde administratie. Na controle kun je deze met één druk op de knop direct indienen bij de Belastingdienst. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

   

  Tip: Zet een herinnering in je agenda om op tijd aangifte te doen, zodat je geen boete krijgt.

Praktische tips

• Maak onderscheid tussen privé- en zakelijke verkopen: Gebruik aparte Vinted accounts of duidelijke labels in je administratie, zodat je privé- en zakelijke verkopen niet door elkaar haalt. Dit voorkomt verwarring bij je belastingaangifte.

  Gebruik aparte bankaccounts voor je privé- en zakelijke verkopen. Dit maakt het makkelijker om de inkomsten uit commerciële verkoop te onderscheiden van je eigen oude kleding die je verkoopt.

  Heb je een Vinted Pro-account en een privé account? Gebruik je Pro-account dan alleen voor commerciële verkopen en houd je privéaccount apart. Zo voorkom je dat de Belastingdienst je hobbyverkopen als zakelijk ziet.

• Zorg voor inzicht in je inkomsten en belastingen: Houd goed bij welke inkomsten je hebt ontvangen, welke kosten je hebt gemaakt en welke belasting erbij komt kijken.

• Houd rekening met retouren en annuleringen: Soms stuurt een klant iets terug of annuleert een aankoop. Vergeet niet om deze transacties ook bij te houden.

   

  Extra tip: Maak een aparte categorie aan in je administratie voor retouren en restituties, zodat je duidelijk ziet wat je werkelijk hebt verdiend.

• Werk met een standaard beschrijving en sjabloon: Voor zakelijke verkopen is consistentie belangrijk. Gebruik een standaard beschrijving of sjabloon bij het aanbieden van producten, inclusief informatie over verzenden en jouw retourbeleid. Ik maak een sjabloon voor de advertenties voor kleding waarin ik altijd van dezelfde structuur gebruik: merk, maat, staat, prijs en verzendtijd. Dit bespaart tijd en ziet er professioneel uit.

• Let op de betaalwijze: Vinted betaalt jou vanuit de Vinted portemonnee. Wanneer een klant jouw item(s) ontvangt heeft de klant twee weken de tijd om een probleem te melden. Wanneer er geen probleem wordt gemeld, ontvang jij na twee weken het bedrag van de verkoop in je Vinted portemonnee. Zorg dat je deze periodiek uitbetaalt en verwerk dit in je administratie.

• Gebruik een boekhoudsysteem om alles overzichtelijk te houden: Een digitaal systeem zoals e‑Boekhouden.nl helpt je om je inkomsten, uitgaven en belastingverplichtingen netjes te registreren. De app maakt het makkelijk om onderweg transacties bij te werken.

• Bewaar je administratie minimaal 7 jaar: De Belastingdienst kan tot 7 jaar bewijs van inkomsten en uitgaven opvragen. Bewaar daarom je administratie goed.

Conclusie: Zorgeloos verkopen met een goede boekhouding

Als je regelmatig verkoopt via Vinted en er geld mee verdient, komt er meer bij kijken dan alleen het verkopen zelf. Een goede administratie helpt je om overzicht te houden en problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Door slim gebruik te maken van handige tools zoals e‑Boekhouden.nl en door je inkomsten en uitgaven goed bij te houden, kun je zorgeloos blijven verkopen.

Belangrijkste punten op een rij:

• Hobby of onderneming?: Verkoop je incidenteel je eigen spullen zonder winstdoel, dan is er geen belastingverplichting. Verkoop je structureel met winstdoel, dan ben je ondernemer en moet je belasting betalen.
• KVK-registratie: Voor commercieel verkopen heb je een Vinted Pro-account nodig en moet je ingeschreven staan bij de KVK.
• Omzetbelasting (btw): Bij commercieel verkopen via Vinted moet je meestal 21% btw afdragen. Mogelijk kun je gebruikmaken van de margeregeling of de KOR om belastingvoordeel te behalen.

Administratie op orde houden:

• Maak onderscheid tussen privé- en zakelijke verkopen.
• Noteer inkomsten en uitgaven zorgvuldig.
• Bewaar facturen en bonnetjes minimaal 7 jaar.
• Gebruik een boekhoudsysteem om alles overzichtelijk te houden.

Specifieke tips voor Vinted-verkopers:

• Registreer verzendkosten en retouren apart.
• Gebruik standaard beschrijvingen en sjablonen voor je producten.
• Let op betaalwijze en uitbetalingen via de Vinted portemonnee.

Kortom, zorg voor een heldere administratie. Weet wanneer je btw moet betalen en maak gebruik van regelingen die voor jou voordelig kunnen zijn. Zo kun je je focussen op wat je echt leuk vindt: zorgeloos verkopen via Vinted.