Hoe kun je het beste je administratie bijhouden?

Je bent net gestart met je eigen onderneming en nu moet je ook je boekhouding bij gaan houden. Een overzichtelijke en consistente administratie vormen de basis voor iedere onderneming. Maar hoe kun je dat nou het beste aanpakken?

In dit artikel vertellen we je stap-voor-stap hoe je administratie bijhoudt, welke tools je gebruikt om het jezelf makkelijker te maken en geven we praktische tips voor een overzichtelijke administratie

Inhoudsopgave

• Wat heb je nodig om je administratie bij te houden?
• Administratie stap-voor-stap bijhouden
• Welke type administratie moet je bijhouden?
• Handige tips voor een goede en overzichtelijke administratie

Wat heb je nodig om je administratie bij te houden?

1. Overzichtelijke plek

Voor de Belastingdienst is het noodzakelijk om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Doe dit door bij voorkeur door een vaste, overzichtelijke plek in te richten voor het bewaren van je administratie. Dit kan zowel fysiek (bijvoorbeeld een vaste lade voor al je bonnetjes, een folder of een opbergdoos op je bureau), als online via boekhoudsoftware. In het laatste geval scan je de documenten in en berg je ze op in een digitaal archief.

2. Excel of boekhoudsoftware

Er zijn verschillende manieren, afhankelijk van de complexiteit van je onderneming en je situatie, om je administratie bij te houden. Het bijhouden in Excel is een eenvoudige en kosten efficiënte manier. Het gebruik van boekhoudsoftware biedt meer gemak, automatiseringsmogelijkheden en voorkomt fouten.

3. Zakelijke rekening

Het is raadzaam om een zakelijke bankrekening te openen en daarmee zakelijke en privé-uitgaven apart te houden. Daarmee houd je je administratie overzichtelijk.

4. Boek tijd in

Voor een overzichtelijke en up-to-date boekhouding moet je jezelf ook even de tijd gunnen. Plan een vast tijdstip per dag, week, maand en jaar waarin je echt alleen even hiervoor gaat zitten. Last minute werk levert alleen maar onnodige druk en fouten op. Als je het regelmatig bijhoudt en overzicht houdt, zul je zien dat het een stuk makkelijker te overzien is.

Administratie stap-voor-stap bijhouden

Zoals we net al aangaven, is het essentieel om je administratie goed te plannen. Een goede voorbereiding is ook hier het halve werk. We nemen je stapsgewijs mee door onze aanpak:

Dagelijks

• Bonnetjes digitaal opslaan of direct verwerken
  

  Maak er een gewoonte van om verkregen bonnetjes of facturen meteen op de daarvoor bestemde plek op te bergen. Dat kan zijn in een schoenendoos, een map of inscannen in je digitale archief als je boekhoudsoftware gebruikt. Zorg er in het laatste geval ook meteen voor dat je ze onder een herkenbare bestandsnaam opslaat.

• Banktransacties controleren
  

  Houd dagelijks in de gaten wat er in- en uitgaat op je bankrekening. Check voor dubbele afschrijvingen, juiste bedragen (automatisch incasso’s), fraude en fouten.

Wekelijks

• Overzicht van inkomsten en uitgaven bijwerken
  

  Iedere week kijk je wat er aan kosten is uitgegaan en aan inkomsten is binnengekomen. Je werkt dus je financiële overzicht in Excel of je boekhoudsoftware bij.

• Openstaande facturen of rekeningen controleren
  

  Je checkt wekelijks of er nog rekeningen openstaan die je nog moet betalen. Zo voorkom je te laat betalen en/of boetes.

Maandelijks

• Budget evalueren en waar nodig aanpassen
  

  Dit is een terugblik op de afgelopen maand. Is alles verlopen zoals je had verwacht? Heb je meer of minder geld uitgegeven? Wat betekent dit voor de volgende maand?

• Spaar- en investeringsdoelen checken en bijstellen
  

  Je checkt of je nog op de juiste koers vaart en of je moet bijsturen.

Jaarlijks

• Voorbereiden op de belastingaangifte
  

  Aan het begin van het jaar bereid je je voor op het einde van het vorige fiscale jaar om zo opgeruimd en overzichtelijk aan je nieuwe boekjaar te kunnen beginnen. Je verzamelt alle benodigde informatie om je belastingaangifte zelf of door je accountant in orde te (laten) maken.

• Jaaroverzicht maken van je financiën
  

  Dit is een handig overzicht waarin je in één oogopslag ziet hoe je het financieel hebt gedaan in het afgelopen jaar. Je neemt dit ook mee in de planning voor het nieuwe jaar.

Welke type administratie moet je bijhouden?

Het is belangrijk om een goede basis te leggen met je administratie. Daarvoor heb je minimaal de volgende elementen op orde:

1. Btw-administratie

• Je kunt btw-aangifte per maand, per kwartaal of per jaar doen. Het merendeel van ondernemers kiest voor aangifte per kwartaal.
• Bewaar alle facturen met btw, zowel inkomend als uitgaand.
• Doe altijd op tijd aangifte – ook als je geen omzet hebt gemaakt.

2. Administratie voor zaken doen in het buitenland

• Zorg dat je op de hoogte bent van de wisselkoers van vreemde valuta en houd hiermee rekening in je budget.
• Btw-regels in het buitenland wijken af van die in Nederland. Lees je in de regels in.
• Zorg voor correcte facturatie.

3. Overige belangrijke administraties

• Inkoop- en verkoopadministratie: houdt een overzicht bij van alle inkomende en uitgaande facturen;
• Bank- en kasadministratie: registratie van alle uitgaven en inkomsten in contant geld en via de bankrekening;
• Contracten en overeenkomsten: leg een duidelijk archief aan voor het beheer van belangrijke afspraken en documenten;
• Personeelsadministratie (indien van toepassing): zet alle werknemersgegevens op 1 centrale plaats;