Spookfactuur

Wat is een spookfactuur?

Een spookfactuur is een factuur voor producten of diensten die je nooit hebt besteld of ontvangen. Meestal is de afzender een oplichter, die erop rekent dat de factuur tussen de drukte van je administratie zonder controle wordt betaald. Vaak gaat het om relatief kleine bedragen, waardoor ze makkelijk over het hoofd worden gezien.

Hoe herken je een spookfactuur?

Spookfacturen lijken steeds vaker op echte facturen, maar er zijn signalen die je kunnen helpen:

• Je hebt niets besteld bij de afzender of herkent het bedrijf niet.
• In de kleine lettertjes staat dat het om een 'aanbieding' of 'offerte' gaat, niet om een factuur.
• De afzender doet zich voor als een bekende instantie, zoals de Kamer van Koophandel (KVK) of de Belastingdienst.
• Er wordt druk uitgeoefend met een korte betaaltermijn of een dreigende toon.
• Het rekeningnummer wijkt af van eerdere facturen van deze afzender.

Twijfel je over een factuur? Vergelijk de gegevens dan altijd met wat je al van deze relatie weet, bijvoorbeeld eerdere facturen of contactgegevens uit je eigen administratie.

Wat doe je als je een spookfactuur ontvangt?

Ontvang je een factuur waar je aan twijfelt, houd dan de volgende stappen aan:

• Betaal de factuur niet en reageer niet op het genoemde telefoonnummer of e-mailadres.
• Vraag bij twijfel telefonisch na bij de vermeende afzender, via een nummer dat je zelf opzoekt.
• Meld de factuur bij de Fraudehelpdesk, zodat andere ondernemers gewaarschuwd kunnen worden.
• Heb je toch al betaald? Neem dan contact op met je bank om te informeren naar de storneringsmogelijkheden.

Deel de factuur ook met collega's die facturen verwerken, zodat zij deze afzender herkennen als deze opnieuw factureert.

Spookfactuur versus acquisitiefraude

Een spookfactuur wordt vaak in één adem genoemd met acquisitiefraude, maar er is een verschil:

• Spookfactuur: je ontvangt alleen een factuur voor iets dat nooit geleverd is.
• Acquisitiefraude: je wordt eerst misleid om een overeenkomst aan te gaan, waarna er alsnog (een waardeloze) levering of dienst volgt.

Bij beide vormen is het uitgangspunt hetzelfde: de afzender probeert je te laten betalen voor iets waar geen (waardevolle) tegenprestatie tegenover staat.

Hoe voorkom je spookfacturen?

Een paar concrete maatregelen helpen om spookfacturen buiten je administratie te houden:

• Laat inkomende facturen altijd door een tweede persoon controleren voor je ze betaalt.
• Controleer een nieuw of gewijzigd rekeningnummer altijd via een bekend telefoonnummer, niet via de gegevens op de factuur zelf.
• Raadpleeg bij twijfel over een bedrijf het KVK-handelsregister.

Naast deze menselijke controle helpt het om boekhoudsoftware te gebruiken die afwijkende rekeningnummers of dubbele facturen automatisch signaleert, zoals e‑Boekhouden.nl.

Probeer e‑Boekhouden.nl gratis en vrijblijvend uit

Voor ondernemingen die al een langere periode zakelijk actief zijn, bieden we een proefperiode van 14 dagen. Wanneer je korter dan 15 maanden geleden met je bedrijf gestart bent, is e‑Boekhouden.nl gedurende de eerste 15 maanden van jouw onderneming (vanaf het moment van inschrijving bij de KVK) volledig gratis en geheel vrijblijvend. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief het gebruik van de mobiele app. Zo hou je overzicht over je inkomende facturen en val je minder snel voor een spookfactuur.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen