Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Werkkostenregeling (WKR)

Zelfstandig ondernemer mét personeel? De heeft u vast wel eens van de WKR gehoord. Als werkgever bent u verplicht om gebruik te maken van de werkkostenregeling. In 2021 werd oorspronkelijk het percentage voor de vrije ruimte veranderd naar 1,7%, over de eerste € 400.000 en over het restant van de loonsom naar 1,18%. In het begin van 2021 is het percentage van 1,7% als 'coronacrisis steunpakket' verhoogd naar 3%.

Over de werkkostenregeling:

  • Geïntroduceerd in 2011, verplicht voor werkgevers sinds 2015
  • Een regeling voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel
  • In 2021 bedroeg de vrije ruimte over de eerste € 400.000 1,7% en over het restant van de loonsom 1,18%. Vanwege de coronacrisis is het percentage van 1,7% verhoogd naar 3%.
  • Er zijn diverse vrijstellingen en uitzonderingen

Wat en voor wie is de werkkostenregeling?

De regelgeving rondom vergoedingen en verstrekkingen bestond tot 2011 uit een wirwar aan regels en wetten. Om de regelgeving te versimpelen is de werkkostenregeling (WKR) geïntroduceerd. De WKR is sinds 1 januari 2015 ingevoerd. De WKR geeft werkgevers ‘vrije ruimte’ om een bepaald percentage van de fiscale loonsom te besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Het gaat hier om vergoedingen die niet direct gelinkt zijn aan de werkzaamheden, zoals personeelsfeesten, bedrijfsfitness en kerstpakketten. Eigenlijk is dit dus een vorm van loon in natura.

Overschrijden van vrije ruimte

Het is belangrijk om als werkgever niet meer te besteden dan volgens de vrije ruimte is toegestaan. Besteedt u meer geld aan de vergoedingen en verstrekkingen? Dan betaalt u alsnog loonbelasting over dit bedrag, maar dan in de vorm van een naheffing van 80%. Om deze hoge kosten te voorkomen, is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van wat wel en niet binnen de vrije ruimte valt.

Vergoedingen binnen de vrije ruimte

Binnen de vrije ruimte valt alles wat een werkgever schenkt aan het personeel wat niet direct te maken heeft met zijn of haar werkzaamheden, zoals:

  • Bedrijfsuitjes
  • Personeelsfeesten
  • Fietsenplan
  • Bedrijfsfitness
  • Tablets of telefoons
  • Gereedschap als gift

Vergoedingen buiten de vrije ruimte

Er zijn een aantal vergoedingen die, onder bepaalde voorwaarden, niet ten koste van uw vrije ruimte gaan. Zo zijn er gerichte vrijstellingen, een noodzakelijkheidscriterium en nilhilvoorwaarden.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Er zijn diverse vergoedingen met een gerichte vrijstelling, waardoor deze niet te koste zullen gaan van uw vrije ruimte. Voorbeelden zijn:

  • OV-abonnementen
  • reiskosten tot € 0,19 per kilometer
  • kosten van verhuizing voor werk
  • kosten van maaltijden bij overwerk

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Er kunnen verschillende producten zijn die u aan uw personeel wilt geven, omdat u vindt dat zij deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Ook al gebruiken werknemers deze producten privé, mag u deze in sommige gevallen onbelast schenken. Voorbeelden zijn:

  • smartphones en tablets
  • gereedschap

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Voorzieningen en materialen op of gerelateerd aan de werkplek gaan ook niet ten koste van uw vrije ruimte. Voorbeelden zijn:

  • werkkleding
  • fitnessruimte op werk
  • vaste telefoon of computer

Werkkostenregeling invoering en tijdlijn

Voor 2020 en 2021 is de vrije ruimte extra verhoogd als crisismaatregel tijdens corona. Na de invoer van de WKR in 2011, zijn er door de jaren heen de volgende zaken veranderd.

2011 – De wirwar aan regels en wetten rondom vergoedingen en verstrekkingen aan personeel wordt vervangen door de werkkostenregeling. De vrije ruimte was in 2011 1,4% van alle lonen bij elkaar opgeteld. Werkgevers mochten direct meedoen aan de regeling of ervoor kiezen om volgens de oude voorwaarden de boekhouding te doen.

2013 – De vrije ruimte – ook wel forfaitaire ruimte genoemd– werd verhoogd naar 1,5%. Ook wat het de bedoeling dat de WKR in 2014 voor iedere werkgever verplicht zou zijn, maar dit werd uitgesteld naar 2015.

2014 – Op 4 juli 2014 kwam er meer duidelijkheid over de werkkostenregeling. Het percentage voor de vrije ruimte werd verlaagd naar 1,2%. Tegelijkertijd werden er meer producten vrijgesteld van het KWR-budget. Meer producten mochten onbelast aan werknemers worden gegeven, waardoor de vrije ruimte feitelijk groter werd.

2015 – Op 1 januari 2015 werd de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers en mochten zij niet meer de vrije ruimte benutten onder de oude voorwaarden.

2020 / 2021– Tijdens de coronacrisis is de vrije ruimte extra verhoogd als crisismaatregel. In 2020 werd de regeling aangepast en werd de vrije ruimte over de eerste € 400.000 verhoogd naar 1,7%. Over het restant gold dan nog de 1,2%.

In april 2020 verruimde het kabinet de vrije ruimte, vanwege de coronacrisis, over de eerste € 400.000 naar 3%. De tijdelijke verhoging gold met terugwerkende kracht over heel 2020.

In 2021 is het percentage voor de vrije ruimte veranderd naar 1,7%, over de eerste € 400.000 en over het restant van de loonsom naar 1,18%. Eind januari 2021 werd wederom vanwege de coronacrisis en bijbehorende steunpaketten de 1,7% verhoogd naar 3%.

Andere aftrekposten voor ondernemers

GRATIS voor starters!

Claim nu
15 maanden gratis

Meer informatie

Actie