Wat is een ledenadministratie?
Geplaatst: 16-05-2025
Laatst geüpdatet: 16-05-2025
Als vereniging of club ontkom je niet aan het bijhouden van een ledenadministratie. Het geeft inzicht in wie er lid is, welke contributie er betaald wordt en wat de ledengegevens zijn die je bijhoudt in je administratie.
In dit artikel lees je meer over wat er komt kijken om een goede en overzichtelijke ledenadministratie te voeren, geven we je tips voor het bijhouden ervan (we vergelijken Excel met online ledenadministratiesoftware) en beantwoorden veelgestelde vragen over dit onderwerp.
Inhoudsopgave
- Wat is ledenadministratie precies?
- Waar moet je bij een ledenadministratie rekening mee houden?
- Hoe kan je makkelijk een ledenadministratie bijhouden?
- Handige tips voor een overzichtelijke administratie
- Kiezen voor online software of gewoon Excel gebruiken?
- Ledenadministratie in e‑Boekhouden.nl
Wat is ledenadministratie precies?
Ledenadministratie is eigenlijk niets anders dan het systematisch bijhouden van alle gegevens van je leden van je vereniging of club. Het gaat dan om gegevens zoals:
- Persoonlijke gegevens (naam, adres, telefoonnummer, etc.);
- Lidmaatschapsgegevens (startdatum, type lid, geboortedatum etc.);
- Contributiegegevens (facturen, hoogte van contributie, betaalstatus);
- Extra gegevens (vrijwilliger in de organisatie, deelname aan activiteiten, etc.)
Waar moet je bij een ledenadministratie rekening mee houden?
Bij een ledenadministratie heb je te maken met persoonlijke informatie van je leden. Daar moet je vertrouwelijk en zorgvuldig mee omgaan. Dat is wettelijk vastgelegd in de Privacywet (ook wel “Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).” genoemd.
In de AVG zijn alle voorwaarden voor privacybescherming wettelijk vastgelegd. Een kleine greep hieruit:
- Noodzakelijke informatie: Zo is het vastgesteld dat je alleen noodzakelijke informatie voor je vereniging of club mag bewaren.
- Beveiliging: Ook moet je ervoor zorgen dat deze gegevens niet voor iedereen toegankelijk zijn. Zorg er dus voor dat je ledenadministratie goed is beveiligd. Dat kan met behulp van sterke wachtwoorden, back-ups of een systeem waarmee je toegangsrechten kunt aanwijzen.
- Grondslagen: je mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Daar heb je een goede reden (grondslagen) voor nodig. In de AVG zijn 6 van deze grondslagen vastgelegd.
- Recht op vergetelheid: heb je geen goede reden (meer) om persoonsgegevens te verwerken, dan heeft een persoon recht om deze te laten verwijderen – ofwel recht op vergetelheid.
Hoe kan je makkelijk een ledenadministratie bijhouden?
Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je vereniging of club kun je een ledenadministratie op verschillende manieren bijhouden. Maar alles valt of staat met duidelijkheid. Zorg ervoor dat het duidelijk is welke processen er gevolgd worden en wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering van taken.
Kiezen voor online software of gewoon Excel gebruiken?
De keuze in welk programma je de administratie van je vereniging of club bijhoudt, heeft te maken met je eigen (voor)kennis, de complexiteit van je vereniging en de hoeveelheid tijd die je eraan wilt en kunt besteden. Er zijn verschillende (online) ledenadministratiesystemen, zoals e‑Boekhouden.nl, waarmee je eenvoudig de administratie van je vereniging bijhoudt. We zetten de voor- en nadelen van Excel en ledenadministratiesoftware voor je op een rij:
Excel:
Voordelen:
- Weinig voorkennis nodig;
- Gratis online-versie;
- Handige formules.
Nadelen:
- Geen gebruikersbeveiliging;
- Foutgevoelig door handmatige verwerking en instellen formules;
- Geen automatiseringsmogelijkheden (koppelingen of herinneringen);
- Onpraktisch bij veel leden.
Ledenadministratiesoftware
Voordelen:
- Minder foutgevoelig;
- Beveiliging op gebruikersniveau;
- Geschikt voor alle verenigingen en clubs;
- Online (cloud) opslag – overal en altijdbeschikbaar;
- Koppeling en automatisering mogelijk;
- Automatisch innen van periodieke contributie.
Nadelen:
- Gebruikskosten per maand;
- Meer kennis vereist.
Online ledenadministratiesoftware biedt meer gemak en mogelijkheden, zoals automatisering en veiligheidsmaatregelen. Vaak worden introductiecursussen aangeboden bij de ledenadministratiesoftware, die je al snel en eenvoudig op weg helpen. Excel daarentegen is toegankelijk en goedkoop maar laat het afweten op het gebied van functionaliteit en betrouwbaarheid.
Ledenadministratie in e‑Boekhouden.nl
Een online ledenadministratie, zoals die van e‑Boekhouden.nl, is ideaal voor verenigingen en clubs. Je beheert moeiteloos alle ledengegevens en koppelt deze direct aan je boekhouding. Dankzij ons sponsorprogramma ontvang je bovendien 15% korting op je abonnement. Probeer e‑Boekhouden.nl nu 1 jaar gratis en vrijblijvend – speciaal voor verenigingen!
Bekijk ons sponsorprogrammaProbeer nu gratis uit!
Voor startende ondernemers is het online boekhoudprogramma e‑Boekhouden.nl de eerste 15 maanden van hun onderneming helemaal gratis. Je kunt dan zonder beperkingen online boekhouden en factureren, inclusief alle geavanceerde functies als bankkoppelingen, scan & herken en gebruik van de mobiele app.
