Hoe werkt urenregistratie voor zzp’ers?

Wat is een urenregistratie en waarom is het zo belangrijk voor een zzp’er om dit nauwkeurig bij te houden? In dit artikel leggen we je uit wat een urenregistratie is, waarom je het moet bijhouden en hoe je dat het beste kunt doen. Ook geven we handige tips voor het bijhouden van je uren. Ontdek tenslotte hoe e‑Boekhouden.nl je kan helpen om je urenadministratie bij te houden in boekhoudsoftware en wat daarvan de voordelen zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is urenregistratie?
• Waarom is urenregistratie belangrijk voor zzp’ers?
• Wanneer is urenregistratie nodig?
• Wat moet er in een urenregistratie staan?
• Voorbeelden
• Handige tips voor je urenregistratie
• Veelgestelde vragen

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie is het bijhouden van de uren die je dagelijks maakt als zzp’er voor je onderneming. Je kunt dat op verschillende manieren bijhouden (Excel, agenda, online software) zolang het maar overzichtelijk is en je het makkelijk kunt delen met bijvoorbeeld de Belastingdienst.

Waarom is urenregistratie belangrijk voor zzp’ers?

• Urencriterium: om in aanmerking te komen voor bepaalde soorten ondernemersaftrek, moet je aan het urencriterium van de Belastingdienst voldoen.
• Declarabele klanturen: houd uren die je aan klanten besteedt bij zodat je precies weet wat je op de factuur in rekening kunt brengen.
• Inzicht in de financiële situatie: door je uren goed bij te houden, kun je bepaalde tendensen (seizoendrukte in de horeca bijvoorbeeld) zien aankomen en ervoor plannen door bijvoorbeeld een financiële buffer in te bouwen.
• Opschalen: door een goed inzicht in uren die je maakt, kun je een weloverwogen beslissing nemen of je je onderneming moet opschalen om aan de vraag voor werk te kunnen voldoen.

Wanneer is urenregistratie nodig?

• Om aan te tonen dat je aan het urencriterium van de Belastingdienst voldoet.
• Om in aanmerking te komen voor belastingvoordeel zoals de ondernemersaftrek (verzamelnaam voor onder andere zelfstandigenaftrek, startersaftrek, en meewerkaftrek). Let op: de Belastingdienst kent nog meer vormen van ondernemersaftrek (zoals de stakingsaftrek of WBSO), maar voor de drie hierboven genoemde posten is je urenregistratie essentieel om belastingvoordeel te behalen.
• Als een klant een transparante, gespecificeerde factuur wil ontvangen met de gemaakte uren, bijvoorbeeld als je werkt op basis van ‘uurtje-factuurtje’.
• Om te voldoen aan de Arbeidstijdenwet. Als je personeel in dienst hebt, ben je verplicht om een registratie van werk- en rusttijden bij te houden.
• Om inzicht te krijgen in de winstgevendheid van je projecten. Je ziet meteen of projecten wel opleveren wat je vooraf in je offerte had begroot of dat je veel onbetaalde uren laat liggen.

Wat moet er in een urenregistratie staan?

Het is belangrijk dat de volgende elementen onderdeel van je urenadministratie uitmaken:

• De datum: de exacte dag waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd.
• De tijdsduur: het aantal uren en minuten dat je ermee bezig bent geweest (bijvoorbeeld van 09:00 tot 12:30 uur, of simpelweg 3,5 uur).
• De klant of het project: voor wie of welk project de activiteit was bedoeld. Als het om interne/indirecte uren gaat (zoals administratie), noteer je 'Interne organisatie' of 'Algemeen'.
• De omschrijving van de activiteit: een concrete beschrijving van wat je hebt gedaan. Vage termen zoals ‘gewerkt" of ‘reistijd’ worden snel afgekeurd. Kies voor duidelijke omschrijvingen zoals ‘Website updaten’, ‘Voorbereiden offerte voor klant X’, of ‘Reistijd naar leverancier Y voor inkoop materialen’.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Een dag uit de week van een freelance tekstschrijver

Dit voorbeeld laat zien hoe je een werkdag opsplitst in verschillende soorten werkzaamheden voor meerdere opdrachtgevers en interne taken.

Voorbeeld 2: Een projectmatige boeking van een interim IT-consultant

Als je langere tijd voor één opdrachtgever werkt, is het nog steeds belangrijk om te specificeren wat je hebt gedaan, in plaats van alleen ‘8 uur gewerkt’ te noteren.

Voorbeeld 3: Een dag met focus op bedrijfsontwikkeling (bijvoorbeeld van een timmerman)

Soms maak je uren die niet declarabel zijn naar klanten, maar die wel volledig meetellen voor je urencriterium.

Handige tips voor je urenregistratie

• Houd het dagelijks bij
  Maak het makkelijk voor jezelf en houd je uren dagelijks bij. Vaak weet je de volgende dag al niet meer wat je precies hebt gedaan de dag ervoor. Door het meteen te registreren, bespaar je jezelf een hoop zoek- en denkwerk.
• Gebruik een app
  Zorg ervoor dat je uren ook bijhoudt als je niet op kantoor zit, maar onderweg bent. Dat kan vaak met een gratis mobiele app zoals die van e‑Boekhouden.nl. Daarmee registreer je altijd en overal je gemaakte uren met de timer.
• Gebruik software
  Gebruik boekhoudsoftware zoals e‑Boekhouden.nl om je urenregistratie eenvoudig bij te houden. Je houdt ze per dag bij en boekt het vervolgens op een project of activiteit dat gekoppeld is aan een relatie. Je zet het vervolgens met één klik om in een factuur. Alles wat je invoert, wordt automatisch opgeslagen in je administratie.
• Houd het onderbouwd en concreet bij:
  Zorg ervoor dat je precies noteert hoeveel uur je hebt gewerkt en waaraan je die tijd hebt besteed. Het is ook belangrijk dat je uren matchen met afspraken in je agenda, verzonden e-mails en inkoop- en verkoopfacturen. De Belastingdienst controleert dit namelijk.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen