MENU
Gratis uitproberen
(zonder verplichting)

Voorraadbeheer Excel

Als ondernemer kunt u te maken hebben met een voorraad, zoals in de horeca of retail. Het is belangrijk om goed zicht te hebben op wat u ‘in huis’ heeft – of moet halen - om uw bedrijf goed draaiende te houden. Hoe zorgt u ervoor dat er genoeg voorraad aanwezig is om geen ‘nee’ te hoeven verkopen? En wat kunt u doen om opslag- en afschrijfkosten laag te houden of verspilling te voorkomen? Door uw voorraadbeheer in Excel bij te houden, krijgt u de inzichten die u nodig heeft om slim te kunnen inkopen.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer betekent, zoals de naam al zegt, het beheren van de voorraden. Met voorraadbeheer wordt de inkoop en verkoop van producten optimaal op elkaar afgestemd. Zo is het belangrijk om genoeg op voorraad te hebben om een product te kunnen verkopen wanneer hier vraag naar is. Tegelijkertijd is het ook van belang niet te veel op voorraad te hebben, om hoge opslagkosten, verspilling of waardeverlies van producten te voorkomen. Door de voorraad goed te beheren, blijven de kosten laag en wordt de omzet verhoogd - met meer winst als resultaat.

5 aandachtspunten voor voorraadbeheer

1. Zorg voor overzicht en structuur in uw voorraad

Uw Excel sheets kunnen nog zo strak en overzichtelijk zijn, u hebt er weinig (of minder) aan wanneer er geen structuur in de voorraad en opslag is aangebracht.  

2. Kies een voorraadbeheermethode

Er bestaan verschillende methodes binnen voorraadbeheer. De keuze hangt af van het type product, de kosten van de opslag, de productie- of levertijd. Voorbeelden zijn: just in time, FIFO (first in, first out) en LIFO (last in, last out).

3. Kies voor een betrouwbare leverancier

U kunt uw voorraadbeheer optimaal hebben ingericht, maar u kunt uw voorraad alleen op peil houden als uw leverancier op tijd levert. Wees dus kritisch bij het vinden van een leverancier.

4. Houd de administratie goed bij

Gebruik Excel - of een boekhoudprogramma - om de administratie nauwkeurig bij te houden. U kunt dit handmatig doen of deze deels automatiseren, met diverse formules en streepjescodes. Welke manier het meest geschikt is, hangt af van de grootte van uw voorraad en het aantal producten dat u verkoopt.

5. Maak met regelmaat de balans op

Check met regelmaat of de voorraad overeenkomt met uw administratie. Zo voorkomt u dat u misgrijpt of te veel inkoopt. Ook speurt u eventuele fouten in uw voorraadbeheer sneller op. Daarnaast bent u ook verplicht een goede waardeschatting van uw voorraad te maken voor de Belastingdienst.

Hoe werkt voorraadbeheer in Excel?

Het grote voordeel van voorraadbeheer in Excel is dat u deze volledig kunt inrichten zoals u dat wilt. Een groot nadeel is dat u hiervoor wel kennis van Excel nodig heeft. Om de voorraad te beheren in Excel kunt het beste een rekenmodel met verschillende tabbladen gebruiken. Deze tabbladen verbindt u vervolgens onderling met elkaar. U kunt bijvoorbeeld de volgende tabbladen gebruiken:

  • een hoofdbestand
  • mutaties
  • artikelgroepen
  • klantenlijst
  • leveranciers
  • logboek en factuur

De artikelen die u wilt beheren, plaatst u in het hoofdbestand, waarmee u direct inzicht krijgt in de waarde van de totale voorraad. Bij de mutaties geeft u aan welke producten worden bij- en afgeschreven. Door deze te koppelen aan het hoofdbestand, ziet u direct welke voorraad van een product slinkt en dus bijbesteld moet worden. Heeft u een vast klantenbestand? Dan kunt u aan de verschillende klantnummers de adressen koppelen, zodat deze automatisch op de factuur worden gezet.

Voorraadbeheer met e-Boekhouden.nl

Een alternatief voor Excel is het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl. Hiermee kunt u de eerste 15 maanden gratis uw voorraad beheren en uw voorraadbeheer personaliseren. Een groot voordeel is dat u met dit boekhoudprogramma ook de rest van uw administratie bij kunt houden. De verschillende onderdelen kunnen vervolgens gekoppeld worden. Zo is uw administratie altijd up-to-date is en bespaart u enorm veel tijd door de automatisering.

Bent u op zoek naar een handige en efficiënte manier om voorraad te beheren en uw administratie bij te houden? Meld u aan en probeer e-Boekhouden.nl nu gratis uit!

 

Gratis uitproberen
(zonder verplichting)

Bent u tevreden met de informatie op deze pagina?
Bedankt voor uw feedback