Voorraadbeheer Excel
Als ondernemer kun je te maken hebben met een voorraad, zoals in de horeca of retail. Het is belangrijk om goed zicht te hebben op wat jij ‘in huis’ hebt – of moet halen - om jouw bedrijf goed draaiende te houden. Hoe zorg je ervoor dat er genoeg voorraad aanwezig is om geen ‘nee’ te hoeven verkopen? En wat kun je doen om opslag- en afschrijfkosten laag te houden of verspilling te voorkomen? Door je voorraadbeheer in Excel bij te houden, krijg je de inzichten die je nodig hebt om slim te kunnen inkopen.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer betekent, zoals de naam al zegt, het beheren van de voorraden. Met voorraadbeheer wordt de inkoop en verkoop van producten optimaal op elkaar afgestemd. Zo is het belangrijk om genoeg op voorraad te hebben om een product te kunnen verkopen wanneer hier vraag naar is. Tegelijkertijd is het ook van belang niet te veel op voorraad te hebben, om hoge opslagkosten, verspilling of waardeverlies van producten te voorkomen. Door de voorraad goed te beheren, blijven de kosten laag en wordt de omzet verhoogd - met meer winst als resultaat.
5 aandachtspunten voor voorraadbeheer
1. Zorg voor overzicht en structuur in je voorraad
Je Excel sheets kunnen nog zo strak en overzichtelijk zijn, je hebt er weinig (of minder) aan wanneer er geen structuur in de voorraad en opslag is aangebracht.
2. Kies een voorraadbeheermethode
Er bestaan verschillende methodes binnen voorraadbeheer. De keuze hangt af van het type product, de kosten van de opslag, de productie- of levertijd. Voorbeelden zijn: just in time, FIFO (first in, first out) en LIFO (last in, last out).
3. Kies voor een betrouwbare leverancier
Je kunt jouw voorraadbeheer optimaal hebben ingericht, maar je kunt je voorraad alleen op peil houden als jouw leverancier op tijd levert. Wees dus kritisch bij het vinden van een leverancier.
4. Houd de administratie goed bij
Gebruik Excel - of een boekhoudprogramma - om de administratie nauwkeurig bij te houden. Je kunt dit handmatig doen of deze deels automatiseren, met diverse formules en streepjescodes. Welke manier het meest geschikt is, hangt af van de grootte van je voorraad en het aantal producten dat je verkoopt.
5. Maak met regelmaat de balans op
Check met regelmaat of de voorraad overeenkomt met je administratie. Zo voorkom je dat je misgrijpt of te veel inkoopt. Ook speur je eventuele fouten in je voorraadbeheer sneller op. Daarnaast ben je ook verplicht een goede waardeschatting van je voorraad te maken voor de Belastingdienst.
Hoe werkt voorraadbeheer in Excel?
Het grote voordeel van voorraadbeheer in Excel is dat je deze volledig kunt inrichten zoals jij dat wil. Een groot nadeel is dat je hiervoor wel kennis van Excel nodig hebt. Om de voorraad te beheren in Excel kun je het beste een rekenmodel met verschillende tabbladen gebruiken. Deze tabbladen verbind je vervolgens onderling met elkaar. Je kunt bijvoorbeeld de volgende tabbladen gebruiken:
- een hoofdbestand
- mutaties
- artikelgroepen
- klantenlijst
- leveranciers
- logboek en factuur
De artikelen die je wil beheren, plaats je in het hoofdbestand, waarmee je direct inzicht krijgt in de waarde van de totale voorraad. Bij de mutaties geef je aan welke producten worden bij- en afgeschreven. Door deze te koppelen aan het hoofdbestand, zie je direct welke voorraad van een product slinkt en dus bijbesteld moet worden. Heb je een vast klantenbestand? Dan kun je aan de verschillende klantnummers de adressen koppelen, zodat deze automatisch op de factuur worden gezet.
Voorraadbeheer met e‑Boekhouden.nl
Een alternatief voor Excel is het boekhoudprogramma e‑Boekhouden.nl. Hiermee kun je de eerste 15 maanden gratis je voorraad beheren en je voorraadbeheer personaliseren. Een groot voordeel is dat je met dit boekhoudprogramma ook de rest van je administratie bij kunt houden. De verschillende onderdelen kunnen vervolgens gekoppeld worden. Zo is jouw administratie altijd up-to-date en bespaar je enorm veel tijd door de automatisering.
Ben je op zoek naar een handige en efficiënte manier om voorraad te beheren en je administratie bij te houden? Meld je aan en probeer e‑Boekhouden.nl nu gratis uit!