Hoe maak je de beste offerte?

Welk programma moet je gebruiken voor een offerte?

Bij het opstellen van een offerte kun je kiezen uit verschillende tools. Elk programma heeft zijn eigen voor- en nadelen. Hieronder bespreken we de drie meest gebruikte opties: Word, Excel en online boekhoudprogramma’s.

• Offerte maken in Word: Met Word kun je eenvoudig een tekstueel overzicht maken van de kosten en voorwaarden. Het is gebruiksvriendelijk, maar vereist wat handmatig werk.
• Offerte maken in Excel: Excel biedt meer flexibiliteit voor het maken van tabellen en berekeningen. Vooral als je meerdere producten of diensten aanbiedt, kan dit handig zijn.
• Offerte maken in een online boekhoudprogramma: Online boekhoudprogramma’s, zoals e‑Boekhouden.nl, maken het mogelijk om offertes snel te maken en direct te koppelen aan je administratie. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Hoe maak je een offerte in Word?

Een offerte maken in Word is eenvoudig als je deze stappen volgt:

Stappenplan: Offerte maken in Word

1. Kies een sjabloon: Open Word en selecteer een offerte- of factuursjabloon. Geen sjabloon beschikbaar? Maak er zelf een met duidelijke koppen en een overzichtelijke opmaak.
2. Vul bedrijfsinformatie in: Vermeld je bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Voeg ook het logo toe voor een professionele uitstraling.
3. Klantgegevens toevoegen: Noteer de naam en contactgegevens van de klant.
4. Omschrijving van de diensten/producten: Beschrijf duidelijk welke diensten of producten je aanbiedt, inclusief de kosten en eventuele kortingen.
5. Betaal- en leveringsvoorwaarden: Vermeld de betalingstermijn en leveringsdetails.
6. Controleer en verstuur: Controleer op fouten en verstuur de offerte als PDF om wijzigingen door de klant te voorkomen.

Plus- en minpunten van offertes maken in Word

• Voordelen:

  Offertes maken in Word is vooral geschikt voor ondernemers die eenvoudige, overzichtelijke documenten willen maken zonder ingewikkelde software. Het gebruiksgemak van Word en de beschikbare sjablonen maken het mogelijk om snel aan de slag te gaan. Je kunt bovendien je offerte een persoonlijke en professionele uitstraling geven door een eigen lay-out en logo toe te voegen.

• Nadelen:
  

  Een nadeel is dat je veel handmatig werk moet verrichten. Berekeningen, zoals het optellen van bedragen of het toepassen van kortingen, moet je zelf uitvoeren, wat de kans op fouten vergroot. Ook biedt Word geen mogelijkheid om je offerte automatisch te koppelen aan je administratie, wat extra tijd kost bij het overzetten van gegevens.

Hoe maak je een offerte in Excel?

Met Excel kun je offertes maken die meer flexibiliteit bieden, vooral als je complexe prijsoverzichten hebt.

Stappenplan: Offerte maken in Excel

1. Open Excel en selecteer een sjabloon: Gebruik een bestaande sjabloon of maak er zelf een. Zorg voor een overzichtelijke tabelindeling.
2. Vul bedrijfs- en klantinformatie in: Net zoals in Word voeg je hier je bedrijfsgegevens en de gegevens van de klant toe.
3. Maak een tabel met diensten/producten: Zet de omschrijving van de diensten of producten in de eerste kolom, en voeg kolommen toe voor het aantal, prijs per stuk en totaalprijs.
4. Gebruik formules: Laat Excel automatisch berekenen door formules in te stellen voor bijvoorbeeld subtotale en totale bedragen.
5. Voeg voorwaarden toe: Schrijf onderaan de offerte de betaal- en leveringsvoorwaarden.
6. Sla op als PDF: Verstuur de offerte als PDF om een professionele indruk te maken.

Plus- en minpunten van offertes maken in Excel

• Voordelen:

  Excel is bijzonder handig als je een offerte wilt maken waarin meerdere producten of diensten staan met complexe berekeningen. Door het gebruik van formules kun je subtotale en totale bedragen automatisch laten berekenen, wat tijd bespaart en de kans op fouten minimaliseert. Dit maakt Excel een goede keuze voor ondernemers met een uitgebreide prijslijst.

• Nadelen:
  

  Het werken met Excel vergt wel enige kennis van formules en opmaak. Voor beginners kan het lastig zijn om een professioneel ogende offerte te maken zonder ervaring met het programma. Daarnaast is Excel minder geschikt voor ondernemers die veel waarde hechten aan een strak en gestandaardiseerd ontwerp, omdat het programma hier minder op is gericht.

Hoe maak je een offerte in een online boekhoudprogramma?

Een online boekhoudprogramma biedt een geïntegreerde oplossing om snel en professioneel offertes te maken.

Stappenplan: Offerte maken in een online boekhoudprogramma

1. Log in op je boekhoudprogramma: Gebruik bijvoorbeeld e‑Boekhouden.nl.
2. Kies ‘Offerte toevoegen’: Ga naar het offertegedeelte van het programma.
3. Nieuwe offerte: Vul de verplichte velden (status, in behandeling bij, relatie, excl/incl btw, offertesjabloon, e-mailsjabloon voor factuur en notities) in en ga naar opslaan.
4. Vul diensten/producten in: Kies uit je product- of dienstenlijst en voeg de juiste aantallen en prijzen toe.
5. Controleer de offerte: Bekijk een voorbeeldweergave en pas aan waar nodig.
6. Verstuur direct per e-mail: Stuur de offerte vanuit het programma. Een herinnering is snel gemaakt door de bijbehorende tekst in de mail aan te passen en opnieuw te versturen.

Plus- en minpunten van offertes maken in een online boekhoudprogramma

• Voordelen:

  Een online boekhoudprogramma combineert snelheid, gebruiksgemak en een professionele uitstraling. Je kunt met een paar klikken een offerte maken die direct klaar is om te versturen, zonder dat je veel tijd hoeft te besteden aan de opmaak. Bovendien is er vaak een koppeling met je administratie, waardoor je een offerte eenvoudig kunt omzetten in een factuur. Dit voorkomt dubbele invoer en zorgt voor een efficiëntere workflow.

  
• Nadelen:
  

  Hoewel online boekhoudprogramma’s veel voordelen bieden, zijn er ook enkele nadelen om rekening mee te houden. De meeste programma’s vereisen een abonnement, wat extra kosten met zich meebrengt, vooral voor kleine ondernemers. Daarnaast kan het even duren voordat je vertrouwd raakt met de software, zeker als je nog nooit met een dergelijk systeem hebt gewerkt. Echter, de voordelen van efficiëntie en foutreductie maken dit vaak de moeite waard.

Aan de slag met offertes maken

Wil je tijd besparen en je offertes naar een hoger niveau tillen? Probeer gratis het online boekhoudprogramma van e‑Boekhouden.nl. Hiermee maak je in enkele klikken een professionele offerte, volledig geïntegreerd in je administratie. Start vandaag nog en ontdek het gemak!