Bewaarplicht

Wat is bewaarplicht?

Als ondernemer moet je je administratie een aantal jaren bewaren. De Belastingdienst controleert hiermee of je je belasting netjes betaalt. Denk aan facturen, bankafschriften en contracten. Deze gegevens mag je niet zomaar weggooien. Bewaar daarom alles overzichtelijk, bijvoorbeeld in een goed online boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.nl. Op die manier heb je altijd inzicht in je financiële situatie en ben je voorbereid wanneer de Belastingdienst vraagt om een controle.

Welke documenten vallen onder de bewaarplicht?

Je moet alle documenten bewaren die belangrijk zijn voor je belastingaangifte. Dit zijn onder andere facturen, bankafschriften, kas- en loonadministratie, contracten en jaarrekeningen. Ook digitale gegevens, zoals e-mails met facturen en boekhoudsoftware, vallen hieronder. Bewaar alles gestructureerd, zodat je administratie compleet en overzichtelijk blijft.

Hoe lang moeten documenten worden bewaard?

Je moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt voor:

• Grootboek 
• Debiteuren- en crediteurenadministratie 
• In- en verkoopadministratie (facturen van klanten en leveranciers) 
• Voorraadadministratie 
• Loonadministratie 
• Bankafschriften 
• Kasadministratie 
• Contracten en overeenkomsten 
• Belastingaangiften en –aanslagen 
• Facturen (zowel inkomend als uitgaand) 

Sommige gegevens moet je 10 jaar bewaren. Dit geldt voor:  

• Administratie met betrekking tot elektronische diensten 
• Telecomdiensten en radio-/tv-uitzendingen 
• Btw-administratie over grensoverschrijdende digitale diensten binnen de EU 
• Onroerend goed 

De Belastingdienst kan deze informatie opvragen, dus zorg voor een duidelijk en toegankelijk archief.

Wat gebeurt er als ik niet aan de bewaarplicht voldoe?

De Belastingdienst kan een boete opleggen of een naheffing berekenen als je administratie onvolledig of niet terug te vinden is. Bovendien kan een onvolledige administratie leiden tot juridische problemen, zoals sancties of zelfs strafrechtelijke vervolging bij ernstige overtredingen. Het niet naleven van de bewaarplicht kan ook je bedrijf schaden, omdat je bij controle geen bewijsstukken kunt overleggen, wat kan resulteren in financiële- en reputatieschade.

Hoe moeten documenten worden bewaard?

Je mag je financiële administratie digitaal of op papier bewaren, zolang alles goed leesbaar en compleet blijft. Zorg voor een veilige opslag om verlies, schade of diefstal te voorkomen. Gebruik een boekhoudprogramma, externe harde schijf of cloudopslag voor digitale gegevens. Voor papieren documenten werkt een ordner- of archiefsysteem goed. Met een duidelijk en overzichtelijk archief vind je snel wat je nodig hebt.