Bewaarplicht administratie

Wat is de bewaarplicht administratie?

Als ondernemer moet je je administratie een aantal jaren bewaren. De Belastingdienst controleert hiermee of je je belasting netjes betaalt. Denk aan facturen, bankafschriften en contracten. Deze gegevens mag je niet zomaar weggooien. Bewaar daarom alles overzichtelijk, bijvoorbeeld in een goed online boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.nl. Op die manier heb je altijd inzicht in je financiële situatie en ben je voorbereid wanneer de Belastingdienst vraagt om een controle.

Documenten onder de bewaarplicht

Alle documenten die belangrijk zijn voor de Belastingdienst, ben je verplicht om te bewaren. Denk hierbij aan facturen, bankafschriften, kas- en loonadministratie, contracten en jaarrekeningen. Ook digitale gegevens zoals e-mails met facturen en boekhoudsoftware vallen hieronder. Bewaar alles gestructureerd zodat je administratie compleet en overzichtelijk blijft. e‑Boekhouden.nl is hiervoor de ideale software. Helemaal gratis voor startende ondernemers (de eerste 15 maanden na inschrijving bij de KVK).

Hoe lang moeten documenten worden bewaard?

De bewaartermijn gaat pas in zodra een gegeven zijn actuele waarde verliest. Loopt bijvoorbeeld een leasecontract nog 4 jaar? Dan begint de bewaartermijn van 7 jaar pas na afloop van die 4 jaar.

Je moet je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt voor:

• Grootboek
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• In- en verkoopadministratie (facturen van klanten en leveranciers)
• Voorraadadministratie
• Loonadministratie
• Bankafschriften
• Kasadministratie
• Contracten en overeenkomsten
• Belastingaangiften en -aanslagen

Sommige gegevens moet je 10 jaar bewaren. Dit geldt voor:

• Administratie met betrekking tot elektronische diensten
• Telecomdiensten en radio-/tv-uitzendingen
• Btw-administratie over grensoverschrijdende digitale diensten binnen de EU
• Onroerend goed

Wat gebeurt er als ik niet aan de bewaarplicht voldoe?

De Belastingdienst kan een boete opleggen of een naheffing berekenen als je administratie onvolledig of niet terug te vinden is. Bovendien kan een onvolledige administratie leiden tot juridische problemen, zoals sancties of zelfs strafrechtelijke vervolging bij ernstige overtredingen. Het niet naleven van de bewaarplicht kan ook je bedrijf schaden, omdat je bij controle geen bewijsstukken kunt overleggen. En dat kan dan weer resulteren in financiële- en reputatieschade.

Hoe moeten documenten worden bewaard?

Je mag je financiële administratie digitaal of op papier bewaren, zolang alles goed leesbaar en compleet blijft. Zorg voor een veilige opslag om verlies, schade of diefstal te voorkomen. Gebruik een boekhoudprogramma, externe harde schijf of cloudopslag voor digitale gegevens. Voor papieren documenten werkt een ordner- of archiefsysteem goed. Met een duidelijk en overzichtelijk archief vind je snel wat je nodig hebt.

Kortere bewaartermijn afspreken

Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. De basisgegevens uit je administratie, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek moet je altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kun je wel een kortere bewaartermijn afspreken. Ook kun je afspraken maken over de vorm waarin je de gegevens bewaart, digitaal of op papier. Daarnaast spreek je af hoe gedetailleerd je dit doet, bijvoorbeeld via dagstaten of telstroken van de kassa. Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.