Vrachtbrief

Wat is een vrachtbrief?

Een vrachtbrief is een officieel transportdocument dat de afspraken tussen de afzender en de vervoerder vastlegt voor het vervoer van goederen. De vrachtbrief heeft meerdere functies:

• Juridisch bewijsstuk: De vrachtbrief bevestigt dat er een vervoersovereenkomst is gesloten en legt de verantwoordelijkheden van beide partijen op papier vast.
• Transportdocument: Het document reist mee met de goederen tijdens het transport en bevat essentiële gegevens zoals:
  • Omschrijving van de goederen;
  • Aantal colli (eenheden) en/of gewicht;
  • Afzender en geadresseerde;
  • Plaats van lading en lossing.
• Bewijs van aflevering: Bij aflevering dient de vrachtbrief als ontvangstbewijs dat de goederen in goede orde zijn geleverd door de vervoerder.

Waarom is een vrachtbrief belangrijk?

• Ondernemers: Voor ondernemers is dit het bewijs dat goederen zijn verzonden of ontvangen. Dit is belangrijk voor klantafspraken en voorraadbeheer.
• Vervoerders: Voor vervoerders is de vrachtbrief een operationeel document dat onderweg duidelijkheid geeft over wat er vervoerd wordt en naar welke bestemming.
• Boekhouders: Voor boekhouders geldt de vrachtbrief als onderbouwing van transportkosten, controle van facturen en juiste btw-verwerking in de administratie.

Waarom is een vrachtbrief verplicht?

De vrachtbrief is in veel gevallen wettelijk verplicht, zowel binnen Nederland als bij internationaal transport. Deze verplichting is vastgelegd in nationale wetgeving zoals het Burgerlijk Wetboek en in internationale verdragen zoals het CMR-verdrag (Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route) voor internationaal wegtransport.

Een vrachtbrief is verplicht wanneer er sprake is van het professioneel vervoer van goederen, of dit nu door een externe vervoerder gebeurt of met je eigen bedrijfswagen. Ook bij korte ritten binnen de regio geldt de verplichting als het om zakelijke goederen gaat. In sommige gevallen is een vrachtbrief niet nodig, zoals bij goederenvervoer met een laadvermogen van minder dan 500 kilogram.

• Bij professioneel goederenvervoer, nationaal en internationaal;
• Bij eigen vervoer van goederen, bijvoorbeeld van magazijn naar winkel;
• Bij leveringen aan klanten, ook als het om kleine zendingen gaat.

• Boetes bij controle door inspectie, zoals de ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport) of douane;
• Discussies over aansprakelijkheid bij schade of verlies van goederen;
• Problemen bij belastingcontrole, omdat je geen sluitend bewijs kunt tonen voor het vervoeren van de goederen.

Verschillende soorten vrachtbrieven

Het soort vrachtbrief hangt af van het type vervoer en de bestemming van de goederen. Voor een correcte administratie is het belangrijk het juiste type vrachtbrief te kiezen, omdat dit gevolgen heeft voor je verantwoordelijkheden en de manier waarop je die vastlegt in je administratie.

• CMR-vrachtbrief;
• AVC-vrachtbrief;
• Digitale vrachtbrieven.

Hieronder leggen we per type uit wat de kenmerken zijn en wat dit betekent voor je administratie.

CMR-vrachtbrief

Een CMR-vrachtbrief gebruik je bij internationaal wegvervoer tussen landen die zijn aangesloten bij het CMR-verdrag. Dit verdrag regelt de rechten en plichten van vervoerder en afzender bij internationaal transport binnen Europa en daarbuiten. De CMR-vrachtbrief is verplicht zodra je goederen vervoert tussen twee landen, zolang ten minste één van de twee landen het verdrag heeft ondertekend.

• Gegevens van de afzender, vervoerder en geadresseerde;
• Omschrijving van de goederen;
• Gewicht en aantal colli (eenheden);
• Plaats van vertrek en bestemming;
• Bijzonderheden over de levering en eventuele instructies.

• Transportkosten te koppelen aan een inkoop- of verkoopfactuur;
• De btw-verwerking correct toe te passen bij intracommunautaire leveringen;
• De verzenddatum en leveringsverantwoordelijkheid vast te leggen.

AVC-vrachtbrief

De AVC-vrachtbrief wordt gebruikt bij binnenlands wegvervoer. AVC staat voor Algemene Vervoerscondities, standaardvoorwaarden voor het vervoer van goederen over de weg. Deze vrachtbrief is niet verplicht bij elke zending, maar wordt wel sterk aanbevolen. Vooral als je met externe vervoerders werkt of waardevolle goederen verstuurt.

• AVC-vrachtbrief: Voor binnenlands transport, onder Nederlands recht;
• CMR-vrachtbrief: Voor internationaal transport, onder internationaal verdrag.

• Afzender, vervoerder en ontvanger;
• Omschrijving en hoeveelheid van de goederen;
• Transportinstructies en bijzonderheden;
• Datum en plaats van verzending.

• Transportkosten die je inboekt als zakelijke uitgaven;
• De controle van facturen van transporteurs;
• Leveringsbewijzen richting klanten of leveranciers.

Digitale vrachtbrieven

Een digitale vrachtbrief, ook wel eCMR genoemd, is de elektronische variant van de traditionele papieren vrachtbrief. Steeds meer bedrijven stappen over op digitale vrachtbrieven vanwege de voordelen op het gebied van efficiëntie, duurzaamheid en administratieve verwerking. Zowel voor binnenlands als internationaal vervoer kan een digitale vrachtbrief worden gebruikt, als alle betrokken partijen ermee instemmen en de systemen dit ondersteunen.

• Snellere verwerking: Minder papierwerk, direct digitaal beschikbaar;
• Minder fouten: Automatische gegevensovername uit je boekhoud- of ERP-systeem (Enterprise Resource Planningsysteem);
• Beter inzicht en traceerbaarheid: Real-time tracking en digitaal ondertekenen;
• Duurzamer: Geen papier nodig, minder kans op verlies of beschadiging.

• Technische afstemming vereist tussen afzender, vervoerder en ontvanger;
• Niet overal geaccepteerd, sommige landen of partijen eisen nog een papieren versie;
• Beveiliging en authenticiteit moeten gewaarborgd blijven.

Voor je boekhouding heeft de digitale vrachtbrief duidelijke voordelen. Je koppelt de digitale vrachtbrief eenvoudig aan facturen en kostenposten. Werk je met e‑Boekhouden.nl of een vergelijkbaar systeem? Dan kun je de digitale vrachtbrief direct als PDF opslaan en toevoegen aan je boeking. Zo houd je je administratie compleet en overzichtelijk.

Wat staat er op een vrachtbrief?

Een vrachtbrief bevat een aantal vaste gegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte en rechtsgeldige afhandeling van het vervoer. Deze informatie zorgt ervoor dat alle betrokken partijen (afzender, vervoerder en ontvanger) weten wat er precies wordt vervoerd, onder welke voorwaarden en waar de verantwoordelijkheid ligt.

• Gegevens van de afzender (naam, adres, contactgegevens);
• Gegevens van de vervoerder;
• Gegevens van de ontvanger (geadresseerde);
• Gegevens van de ontvanger (geadresseerde);
• Datum en plaats van afhaling en levering;
• Instructies voor de aflevering (bijvoorbeeld openingstijden of contactpersoon);
• Handtekeningen van afzender en vervoerder (en soms van de ontvanger).

Afhankelijk van het type vrachtbrief (AVC, CMR of digitaal) kunnen aanvullende gegevens vereist zijn, zoals douane-informatie of referentienummers (bijvoorbeeld ordernummers of klantreferenties).

De afzender vult de vrachtbrief in. De vervoerder controleert deze en voegt eigen gegevens toe, zoals kenteken of transportnummer. Bij digitale vrachtbrieven gebeurt dit vaak geautomatiseerd via een boekhoud- of transportmanagementsysteem (TMS).

Voorbeelden van vrachtbrieven

Om een beter beeld te krijgen van hoe een vrachtbrief is opgebouwd en welke informatie aanwezig is, laten we voorbeelden zien van de meest gebruikte soorten vrachtbrieven. Dit helpt je de gegevens te herkennen en correct toe te passen in je administratie.

• Een CMR-vrachtbrief voor internationaal vervoer;
• Een AVC-vrachtbrief voor binnenlands vervoer;

Voorbeeld CMR-vrachtbrief

Een CMR-vrachtbrief heeft een gestandaardiseerde opmaak die in vrijwel alle Europese landen en daarbuiten wordt herkend. Het document bestaat doorgaans uit meerdere exemplaren en bevat velden voor onder andere de afzender, vervoerder, geadresseerde, omschrijving van de goederen en bijzondere instructies.

Hieronder zie je een voorbeeld van een ingevulde CMR-vrachtbrief. Dit geeft je een duidelijk beeld van hoe het formulier is opgebouwd en welke informatie verplicht is bij internationaal goederenvervoer.

Bekijk en download hier een voorbeeld van een CMR-vrachtbrief.

Voorbeeld AVC-vrachtbrief

Een AVC-vrachtbrief wordt gebruikt voor binnenlands wegvervoer en is gebaseerd op de Algemene Vervoercondities. De opmaak lijkt sterk op die van een CMR-vrachtbrief, maar de juridische voorwaarden zijn aangepast aan het Nederlands recht. Ook deze vrachtbrief bestaat meestal uit meerdere exemplaren voor de betrokken partijen.

In de onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van een ingevulde AVC-vrachtbrief. Hierin herken je velden voor de gegevens van de afzender, vervoerder en ontvanger, evenals informatie over de goederen, laad- en loslocaties en opmerkingen of instructies.

Bekijk en download hier een voorbeeld van een AVC-vrachtbrief.

Verplichtingen binnenland & internationaal

Bij het vervoeren van goederen over de weg gelden verschillende verplichtingen, afhankelijk van of je binnen Nederland vervoert of internationaal werkt. Het is belangrijk om deze regels te kennen, zodat je aan de wettelijke eisen voldoet en problemen tijdens transport of bij controle voorkomt.

• Voor binnenlands wegvervoer zijn de Algemene Vervoerscondities (AVC) van toepassing.
• Een vrachtbrief is niet altijd wettelijk verplicht, maar wordt sterk aanbevolen, zeker bij zakelijke zendingen of zendingen van grote waarde.
• De vrachtbrief is het bewijs dat je iets hebt afgeleverd en geldt als onderbouwing voor je boekhouding.
• Zorg voor een complete administratie: vrachtbrief, factuur en afleverbewijs moeten met elkaar overeenkomen.

• Internationaal wegvervoer valt onder het CMR-verdrag. Een CMR-vrachtbrief is hierbij verplicht.
• Deze vrachtbrief is juridisch bindend en regelt onder meer de aansprakelijkheid bij verlies of schade.
• Douaneformaliteiten kunnen aanvullende documenten vereisen, afhankelijk van de landen van verzending en ontvangst, zoals een uitvoeraangifte of EUR.1-certificaat.
• Je bent verplicht om de vrachtbrief (fysiek of digitaal) bij het transport te hebben en op verzoek te tonen aan de autoriteiten.

Zorg er in beide gevallen voor dat je vrachtbrieven goed bewaart en koppelt aan de bijbehorende boekingen in je administratie. Zo voorkom je fiscale of juridische vergissingen en kun je altijd aantonen wat er is vervoerd en door wie en wanneer.

Vrachtbrief en boekhoudsoftware

Werk je met digitale vrachtbrieven of scan je papieren exemplaren in? Dan kun je deze eenvoudig koppelen aan je administratie in een online boekhoudprogramma zoals e‑Boekhouden.nl, waarin je vrachtbrieven eenvoudig koppelt aan boekingen.

• Direct koppelen aan facturen of transportkosten;
• Altijd overzichtelijk bij elkaar;
• Snel terug te vinden bij controles of klantvragen;
• Veilige opslag en automatische back-up in de cloud;
• Minder kans op fouten en ontbrekende documenten.

Gratis uitproberenZonder verplichtingen