De gebruikerservaring van Volksuniversiteit Alkmaar

e‑Boekhouden.nl in de praktijk.

In de serie ‘e‑Boekhouden.nl in de praktijk’ maak je kennis met trouwe e‑Boekhouden.nl gebruikers.

Thijs van Empelen en Lydia Haakman zijn vrijwilligers voor de Volksuniversiteit Alkmaar. Ze zetten zich belangeloos in zodat mensen uit Alkmaar en omgeving voor een kleine prijs zich blijven ontwikkelen door het volgen van een cursus, workshop of lezing. Het vrijwilligerswerk is veel diverser dan de meeste mensen denken. Ze leren nog iedere dag bij, zijn actief bezig en komen in contact met veel verschillende mensen uit de regio.

“Het allerhandigst aan e‑Boekhouden.nl vind ik de nieuwsbriefgroepen. Met één druk op de knop breng ik groepen cursisten op de hoogte wanneer er bijvoorbeeld een cursus Spaans niet doorgaat.”

Maak kennis met Volksuniversiteit Alkmaar

De Volksuniversiteit Alkmaar is een stichting zonder winstoogmerk die onderwijs faciliteert. Ze bestaan inmiddels 44 jaar en geven vooral taallessen, in een heleboel verschillende talen en op verschillende niveaus. Voornamelijk volwassenen die graag nog een vreemde taal leren, zich willen bijspijkeren of hun algemene ontwikkeling willen bevorderen schrijven zich in.

Eigenlijk is de Volksuniversiteit gewoon een universiteit voor iedereen. Ongeacht vooropleiding of achtergrond. De Volksuniversiteit in Alkmaar wordt gerund door vier vrijwilligers, 40 docenten en jaarlijks bezocht door 700 cursisten. Die cursisten volgen meestal in de avonduren een cursus bij de school Willem Blaeu of bij een van de zes buurthuizen in de regio.

Bij de Volksuniversiteit raak je nooit uitgeleerd. Dit geldt zowel voor de cursisten als voor de enthousiaste vrijwilligers die deze organisatie draaiende houden. Thijs heeft in het verleden veel vrijwilligerswerk gedaan en werkt sinds 2011 bij de Volksuniversiteit als penningmeester. Hij houdt zich bezig met het financiële gedeelte en heeft e‑Boekhouden.nl zelf geïmplementeerd.

Lydia is vrijwilliger omdat ze graag iets terug doet voor de maatschappij en omdat ze de Volksuniversiteit een hele mooie instelling vindt. Ze neemt daar de telefoon aan, doet de inkomende mail en schrijft cursisten in met e‑Boekhouden.nl. Ook draagt ze zorg voor het huren van de klaslokalen, het werven van nieuwe cursisten en dat alles netjes op tijd betaald wordt.

Ledenadministratie én boekhouding in één

“We gebruiken e‑Boekhouden.nl nu ruim twaalf jaar. Door de jaren heen is onze administratie erg vereenvoudigt en e‑Boekhouden.nl was hierin mijn steunpilaar”, vertelt Thijs.

We zijn zelfs van zeven naar vier vrijwilligers gegaan omdat e‑Boekhouden.nl ons zoveel werk uit handen neemt. Het laat ons een complete boekhouding en ledenadministratie voeren door eenvoudig alle leden te importeren en beheren met de functie ledenadministratie. Onze leden zijn de cursisten. Het lidmaatschap is de cursus die zij volgen. De contributie is het lesgeld of de bijdrage.

Thijs zegt: “We hebben allemaal een eigen inlog voor e‑Boekhouden.nl. Zo doe ik vooral het financiële deel, verstandig om dit bij één persoon te houden. De andere vrijwilligers doen alles omtrent de cursisten. Ideaal om zo samen te werken.”. Samen zetten we zelf eenmalig de nieuwe cursisten in e‑Boekhouden.nl. Het programma regelt de rest. Zoals periodiek contributies innen, rekeningen mailen en incasso-opdrachten aanmaken en klaarzetten. Omdat de betaalrekening van de stichting gekoppeld is, worden alle bij- en afschrijvingen elke dag automatisch ingelezen. Zo hebben we altijd een actueel overzicht van de betalingen van onze leden en zien we in één oogopslag hoe we er financieel voor staan.

Docenten regelen alles rondom de lessen met e‑Boekhouden.nl

Het grote voordeel van e‑Boekhouden.nl vindt Lydia dat je de administratie koppelt aan de cursist. Zo maken ze eenvoudig lidmaatschappen aan en innen ze de contributie in een handomdraai.

Alle cursussen, locaties en prijzen van de Volksuniversiteit voeren ze zelf in e‑Boekhouden.nl in. Dan staat dat alvast klaar. Deze gegevens gebruiken ze als ze een nieuwsbrief willen versturen naar alle cursisten of een geselecteerde groep cursisten. Dit kan direct via e‑Boekhouden.nl met de functie nieuwsbrieven. Daarmee maak je een onbeperkt aantal nieuwsbriefgroepen aan. Je voegt vervolgens de cursisten toe en stuurt per groep cursisten gespecificeerde nieuwsbrieven via de ingebouwde editor. Dit vindt Lydia het allerhandigst aan het programma.

Bij iedere cursist vullen ze op de achtergrond van de nieuwsbrief in wie ze zijn, welke cursus ze volgen en op welke dag. Want die invoervelden kun je zelf definiëren. “Mocht het dan zo zijn dat er plots een halve meter sneeuw ligt op de maandag? Dan klikken we de groep ‘maandag’ aan en sturen we een mailtje dat de cursus niet doorgaat vanwege het weer. Met het ingebouwde e-mailsysteem van e‑Boekhouden.nl brengen we in een paar tellen een heleboel mensen op de hoogte.” Aldus Lydia.

Kortom; met de ledenadministratie van e‑Boekhouden.nl wordt haast alles geregeld. Zelfs de presentielijsten voor de docenten draaien ze uit. “Met e‑Boekhouden.nl heb je de complete administratie van je stichting in één systeem. Ideaal.”

Ledenadministratie

Relatiebeheer

Nieuwsbrieven

Bekijk alle functies

Toekomst van Volksuniversiteit Alkmaar

Zonder de inzet van vrijwilligers is het niet mogelijk om de Volksuniversiteit in stand te houden. Laten we dat vooropstellen. Daarom moeten wij het hebben van enthousiaste mensen die graag hun steentje willen bijdragen, zegt Lydia. “We hopen ook dat we genoeg vrijwilligers houden om dit te blijven doen. Dat we met zo weinig mensen zo een leuke organisatie draaien maakt mij écht trots.”

In de toekomst hopen we nog meer mensen te overtuigen van de leuke cursussen hier. Een cursus volgen bij de Volksuniversiteit brengt je veel. De lessen zijn allemaal klassikaal, dat is enerzijds erg gezellig en anderzijds zorgt dit voor sociale controle. Je gaat dan eerder naar de les toe. “Je ziet ook dat mensen dikke vriendjes worden. Logisch, als je drie tot vier jaar met elkaar op les zit dan schept dat echt een band.”

Je kunt natuurlijk thuis achter de computer een cursus volgen maar een klassikale cursus bij de Volksuniversiteit zorgt ervoor dat je je ook sociaal ontwikkelt. Ideaal wanneer je als persoon met een migratieachtergrond de Nederlandse taal wilt leren bijvoorbeeld. Ook voor ouderen is het interessant. Er draait nu een campagne ‘Als je wat ouder wordt blijf vooral je hersens gebruiken’. Ga bijvoorbeeld een leuke creatieve- of taalcursus volgen. Dat houdt je scherp.

Ben jij benieuwd wat e‑Boekhouden.nl voor jouw vereniging of stichting kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Voor verenigingen en stichtingen hebben wij ook een sponsorprogramma. Een uitgelezen mogelijkheid om te besparen.

Probeer nú gratis uit!

Geïnspireerd door het succesverhaal van Volksuniversiteit Alkmaar? Als vereniging of stichting maak je voordelig gebruik van e‑Boekhouden.nl, automatiseer je de administratie en gehele leden- of donateursadministratie. Ben je starter? Dan zijn de eerste 15 maanden helemaal gratis!

Claim nu
15 maanden gratis