Gratis uitproberenZonder verplichtingen

Home > Boekhoudtermen > Financiële administratie

Financiële administratie bijhouden: dat kunt u zelf!

Als (startende) ondernemer bent u vast al bekend met de financiële administratie. De administratie bijhouden is een klus waar niet iedere ondernemer altijd even blij van wordt. Ook wordt het nog wel eens uitgesteld, of uitbesteed, omdat ondernemers simpelweg liever bezig willen zijn met het uitoefenen van hun vak. Maar is dat eigenlijk wel nodig? In dit artikel leest u precies wat de financiële administratie inhoudt en óók hoe u deze op een efficiënte manier zelf kunt bijhouden.

Wat is een financiële administratie?

Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en het afleggen van verantwoording daarover.

De financiële administratie wordt vaak gezien als het belangrijkste onderdeel binnen de totale administratie van een bedrijf. Binnen de financiële administratie worden alle financiële gegevens vastgelegd die te maken hebben met de financiële positie van uw organisatie. 

Financiële administratie - onderdeel van de totale administratie

Het verschil tussen een boekhouding en een administratie

De termen financiële administratie, boekhouding en administratie worden vaak door elkaar gebruikt. Dat is niet zo gek, want de boekhouding is eigenlijk gewoon een onderdeel van de administratie. In de boekhouding staat alle financiële informatie, zoals de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. De administratie is veel breder. Daarin houdt u bijvoorbeeld ook gegevens bij over uw klanten en leveranciers, alle correspondentie en contracten, maar ook de registratie van gemaakte uren van uzelf en uw personeel. De financiële administratie is dus wel hetzelfde als de boekhouding. 

Het doel van de financiële administratie

De financiële administratie is om meerdere redenen belangrijk. In deze administratie is terug te vinden wanneer welke kosten zijn gemaakt, wat de inkomsten van het bedrijf zijn, hoe groot het eigen vermogen is en of dat eigen vermogen in een bepaalde periode is gegroeid, of er winst of verlies is gemaakt en nog veel meer.

Elke financiële verandering die in het bedrijf optreedt, wordt genoteerd. De financiële administratie geeft u als ondernemer daarom een duidelijk en snel inzicht in de financiële veranderingen die hebben plaatsgevonden. Zo kunt u het functioneren van uw bedrijf aanpassen of verbeteren, mochten daarvoor redenen aanwezig zijn.

Maar niet alleen voor ondernemers zelf, ook anderen hebben belang bij een goed inzicht in de financiën. De Belastingdienst bijvoorbeeld wil kunnen nagaan of uw bedrijf voldoende belasting heeft betaald en of de aftrekposten volgens de bestaande regels zijn gebruikt. De financiële administratie functioneert dan als verantwoording voor de financiële omstandigheden.

Ook bijvoorbeeld de bank waarbij uw onderneming een lening aanvraagt, wil graag een overzicht van de financiële gegevens. Aan de hand van deze gegevens kan de bank dan beslissen of aan uw bedrijf wel of geen lening wordt verschaft. Super belangrijk dus om de financiële administratie op en top in orde te hebben!

Samenvattend kun je zeggen dat de financiële administratie inzicht moet verschaffen in de financiële situatie van een onderneming. Hiermee kunt u de zaken naar uzelf en derden verantwoorden, met het doel de onderneming zo goed mogelijk te laten functioneren.

De onderdelen van een financiële administratie

De financiële administratie bestaat uit bewijsmateriaal van alle uitgaven en ontvangsten van uw bedrijf. Als de financiële gegevens op de juiste boekhoudkundige manier worden verwerkt, dan geeft het zicht op een bepaalde winst of verlies die in een bepaalde periode is ontstaan uit de bedrijfsvoering. Alles wat u koopt en verkoopt voor uw bedrijf, kunt u weer onderverdelen in verschillende categorieën. Zo ziet u precies welk onderdeel veel geld opbrengt, of juist veel kost.

Uw financiële administratie bestaat grofweg uit:

Waaruit bestaat een financiele administratie

Grootboekadministratie icoonGrootboekadministratie: bewijzen van uitgaven en inkomsten

Als u iets koopt of verkoopt voor uw bedrijf, dan heeft u te maken met facturen en bonnetjes. Al deze facturen en bonnen moet u in uw grootboekadministratie bewaren. Deze vormen de basis van uw boekhouding. Alles wat u koopt en verkoopt vormt namelijk uw omzet en uw winst of verlies. Daarom is het handig als u het invoeren van bonnetjes of facturen op een of andere manier kunt automatiseren. Zo zijn er verschillende boekhoudprogramma’s die een app hebben, waarmee u een foto van uw bonnetje maakt en deze direct in uw administratie zet. Handig toch?

Bankafschriften

Alles wat van uw zakelijke rekening gaat, ziet u terug op uw bankafschriften. Zo houdt u precies bij hoeveel geld er uit gaat en er binnenkomt. Deze bankafschriften kunt u heel gemakkelijk in uw financiële administratie bijhouden, als u uw bank koppelt aan uw boekhouding. Dankzij een bankkoppeling worden alle banktransacties automatisch in uw administratie gezet. Zo hoeft u dit niet handmatig te doen en bespaart u dus veel tijd. 

Administratie van uw kas

Heeft u te maken met contant geld in uw bedrijf? Dan houdt u ook een kasboek bij. Ook dit is onderdeel van uw financiële administratie. Vroeger werd dit in een boek bijgehouden, tegenwoordig kan dit gelukkig ook rechtstreeks in uw administratie. Zo kunt u heel gemakkelijk uw kassasysteem koppelen aan uw boekhouding. 

In- en verkoopadministratie icoonIn- en verkoopadministratie: alle facturen overzichtelijk op één plek

Dit hebben we net al even aangegeven. Als u iets verkoopt, of als u werk heeft gedaan voor een klant, wilt u uw geld ontvangen. Hiervoor stuurt u facturen. Deze moet u in de verkoopadministratie bijhouden. Daarom is het heel handig als u direct in uw boekhoudprogramma kunt factureren. Zo stuurt u een factuur naar uw klant én houdt u heel gemakkelijk bij welke klanten nog niet betaald hebben. 

Binnen een inkoopadministratie zijn alle contractuele en administratieve afhandeling van alle inkoopafspraken opgenomen. Hierbij kan gedacht worden aan het vastleggen van contracten en overeenkomsten die zijn aangegaan met leveranciers. Ook handig om te weten welke inkoopfacturen er nog niet betaald zijn en orders er in bestelling zijn. Dit kunt u ook eenvoudig terugvinden in een online boekhoudprogramma.

Debiteuren- en crediteurenadministratie icoonDebiteuren- en crediteurenadministratie: het overzicht van uw klanten

Het is belangrijk om goed bij te houden welke klanten u nog moeten betalen. Dit zijn de debiteuren. De leveranciers waar u nog geld aan moet betalen, zijn de crediteuren. Het is belangrijk dat u zelf uw geld op tijd krijgt. Daarom zult u achter u geld aan moeten, als klanten niet op tijd betalen. Dit houdt u precies bij in een debiteuren- en crediteurenadministratie. Zo ziet u precies wie u nog moet betalen en van wie u nog geld krijgt. Het zou namelijk vervelend zijn als u zelf geen investeringen kunt doen, omdat u nog wacht op geld van uw klanten. 

Voorraadadministratie icoonVoorraadadministratie: inzicht en evenwicht

Verkoopt u met uw bedrijf producten? Dan heeft u meestal ook een voorraad die een bepaalde waarde vertegenwoordigt. De waarde wordt in de voorraadadministratie netjes bijgehouden. Bij zowel inkoop als verkoop verandert de waarde van de voorraad. Erg handig dus om continu in de gaten te blijven houden om direct in te kunnen spelen op de wensen en behoeften in uw organisatie. Een sluitende voorraadadministratie geeft u inzicht in de goederenstromen, zekerheid en zorgt voor een goed evenwicht. 

Belastingaangiften icoonBelastingaangiften

Als ondernemer moet u btw-aangifte en uw jaarlijkse belastingaangifte doen. Bij een eenmanszaak moet u uw winst opgeven bij de inkomstenbelasting. U gebruikt voor uw aangiftes de cijfers vanuit uw administratie. Zorg er dus voor dat uw financiële administratie op orde is, anders kunt u in de problemen komen als u aangifte moet doen.

Salarisadministratie icoonSalarisadministratie - Loonadministratie

Heeft u een eigen onderneming met personeel? Dat wordt de financiële administratie een stukje complexer dan wanneer u een eenmanszaak runt. Er moeten namelijk maandelijks aan de Belastingdienst loonheffingen worden afgedragen. Voor veel bedrijven zijn de salarissen één van de grootste uitgaven. Het is daarom ook super belangrijk dat de berekening hiervan goed gebeurt. Met het voeren van een salarisadministratie zorgt u er voor dat het proces van betalen van uw werknemers en het inhouden van loonheffingen op een correct manier wordt uitgevoerd. Hier kunt u denken aan het koppelen van uw salarissoftware aan de financiële administratie, zodat uw loonjournaalposten direct in uw boekhouding wordt opgenomen. Dat zorgt er voor dat dit geen handmatig en tijdrovende klus is én het u simpelweg tijd bespaart en fouten voorkomt.

2 redenen waarom het voeren van een financiële administratie belangrijk is

Het voeren van een administratie is om twee redenen heel belangrijk. Allereerst is het voor u als ondernemer en voor uw bedrijf erg belangrijk dat u weet hoe het er financieel voor staat. Op basis daarvan kunt u als ondernemer vaststellen welke (financiële) doelen u wilt bereiken met de onderneming.

Ten tweede is het verplicht vanuit de Belastingdienst. Als de Belastingdienst uw aangiftes gaat controleren, heeft ze van u de cijfers nodig. De cijfers uit uw financiële administratie. Zorg er dus voor dat u een goede administratie bijhoudt. 

1. Inzicht in uw financiële situatie

Een goede boekhouding is dus niet alleen verplicht door de Belastingdienst, maar het is ook belangrijk voor u zelf. Met een goede administratie houdt u precies bij hoe uw bedrijf er voor staat én welke onderdelen van uw bedrijf goed, of juist slecht, functioneren. Zo kunt u met de cijfers uit uw financiële administratie altijd zien waar het wel en niet goed gaat in uw bedrijf, zodat u op tijd kunt bijsturen. 

2. Het is verplicht vanuit de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een lijstje opgesteld, waar uw financiële administratie aan moet voldoen:

  • Kasadministratie en kassabonnen

Als u gebruikmaakt van een kas of een kassa, heeft u te maken met kassabonnen. Deze moet u in uw financiële administratie opnemen. Dit heeft dan officieel de kasadministratie. 

  • Financiële aantekeningen, zoals de in- en verkopen

Alle in- en verkopen moeten opgenomen worden in uw administratie. Hiermee wordt de winst bepaald en dus ook de belasting die u uiteindelijk moet betalen. 

  • Tussentijds gemaakte controleberekeningen

Als u (of bijvoorbeeld uw boekhouder) tussentijd een controleberekening heeft gedaan, dan moet u deze ook in uw boekhouding doen. Zo kan de Belastingdienst beter berekenen of u aan het eind van het jaar alles goed berekend heeft. 

  • Ontvangen en verstuurde facturen

Alle ontvangen en verstuurde facturen moeten in uw administratie worden bewaard, zodat de Belastingdienst kan controleren of uw cijfers kloppen. 

  • Bankafschriften

Als u geen contant geld in uw bedrijf heeft (dus geen kasadministratie) gaan alle betalingen via uw zakelijke rekening(en). Deze kan de Belastingdienst controleren via uw bankafschriften. Daarom moeten deze ook in uw financiële administratie worden opgenomen. U kunt deze heel gemakkelijk direct in uw boekhouding doen, door uw bank te koppelen aan uw boekhouding. Zo hoeft u niet handmatig uw bankafschriften in uw administratie toe te voegen, maar wordt dit automatisch gedaan. 

  • Contracten en overeenkomsten

Alle contracten die u met leveranciers en klanten heeft, moet u in uw administratie opnemen. De contracten dienen namelijk als bewijs dat u uw werk heeft gedaan (of ook echt de spullen heeft verkocht/gekocht die in uw administratie staan). 

  • Bewaarplicht

U hebt als ondernemer een zogenaamde bewaarplicht, van 7 jaar. In theorie kan de Belastingdienst dus de financiële gegevens van uw bedrijf tot 7 jaar terug controleren. U mag overigens zelf weten of u de financiële administratie op papier of online bewaard.

Financiële administratie voor de btw-aangifte

De meeste ondernemers zijn verplicht om btw-aangifte te doen. Meestal doet u ieder kwartaal aangifte. Ook voor de btw-aangifte moet uw financiële administratie in orde zijn. Alles wat u in die btw-periode hebt gekocht en verkocht, moet u meenemen in uw aangifte. Dan is het wel zo handig als uw btw-aangifte automatisch voor u in orde wordt gemaakt, zoals bij e-Boekhouden.nl.

Financiële administratie uitbesteden of zelf doen met een boekhoudprogramma? 

Er zijn verschillende manieren om uw administratie te organiseren. Zo kunt u een boekhouding in Excel bijhouden. Maar als u uw boekhouding echt goed wilt inrichten, gaat u online boekhouden. Dit kan heel eenvoudig met een administratie- of boekhoudprogramma. Zo’n online boekhoudprogramma bespaart u veel tijd én geeft u een goed beeld over waar u met uw organisatie staat. U automatiseert uw boekhouding, zodat u zelf bijna niks meer zelf hoeft in te voeren. Daarnaast is het voeren van een online administratie een stuk veiliger, omdat al uw gegevens in de cloud worden opgeslagen. Bij een brand, of computercrash, bent u dan niet heel uw financiële administratie kwijt.

Administratiesoftware vergelijken

Bij het aanschaffen van een goed administratieprogramma, is het heel begrijpelijk dat u een aantal programma’s vergelijkt. Let hierbij goed op wat u zelf wilt en zoekt in een administratiepakket. Heeft u een kleine of grote administratie? Zijn er bepaalde functies die u per se wilt gebruiken? En wat wilt u maximaal uitgeven? 

Wilt u meer informatie over het vergelijken, lees dan dit artikel over het vergelijken van een administratie- of boekhoudprogramma.

Administratie uitbesteden

Veel zzp’ers besteden hun financiële administratie uit. Zij focussen zich liever op waar ze goed in zijn. Een prima keuze als het doen van de boekhouding u alleen maar stress oplevert. Houd er wel rekening mee dat het uitbesteden ook enorme kosten met zich meebrengt. Een gemiddelde boekhouder vraagt vaak al een paar tientjes per uur waardoor u op jaarbasis flink wat geld kwijt bent. En dat terwijl u als zzp’er vaak helemaal niet zo’n hele spannende administratie heeft.

Factureren

Factureren is ook een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Als u als ondernemer uw geld wilt van uw klanten, zult u namelijk facturen moeten maken en versturen. En dan is het wel zo handig als dit zo snel en makkelijk mogelijk kan. Zoek daarom een boekhoudoplossing waarmee u ook kunt factureren. 


Veelgestelde vragen  
 

Wat doet de financiële administratie (voor uw organisatie)

     
De financiële administratie geeft u dié benodigde inzichten in uw organisatie om bedrijfsbeslissingen te nemen die gebaseerd zijn op data en resultaten uit het verleden. Op basis hiervan kunt u dan ook gerichter prognoses maken voor de toekomst. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht om een boekhouding bij te houden. Een goed georganiseerde boekhouding is dus erg belangrijk voor uzelf en andere belanghebbenden, zoals de Belastingdienst en investeerders.

Hoe lang moet een financiële administratie worden bewaard?

     
7 jaar. Iedere ondernemer heeft een fiscale bewaarplicht en de Belastingdienst kan financiële gegevens van uw bedrijf tot 7 jaar terug controleren.

Hoe organiseert u uw financiële administratie?

     
Afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie, zijn er verschillende manieren om uw administratie te organiseren. In samenwerking met een boekhouder, u kunt een boekhouding in Excel bijhouden of als u het echt goed wilt inrichten, gaat u online boekhouden. Met een administratie- of boekhoudprogramma kunt u dit eenvoudig zelf en bespaart u veel tijd. Het belangrijkste is dat u altijd een goed beeld heeft over de financiële situatie van uw organisatie. Ook is een online administratie een stuk veiliger, omdat al uw gegevens in de cloud worden opgeslagen.
 

Factureren een belangrijk onderdeel van de financiele administratie

Wilt u ook heel handig en veilig uw bedrijfsadministratie bijhouden? Probeer e-Boekhouden.nl dan gratis én vrijblijvend uit en ervaar al het gemak van online boekhouden.


Gratis uitproberenZonder verplichtingen

GRATIS voor starters!

Claim nu
15 maanden gratis

Meer informatie

Actie